Suojattu toimitus näyttää valintaikkunan, jossa on neljä vaihtoehtoa jaettavien tiedostojen suojaamista varten. Ne on lueteltu loogisessa järjestyksessä, mutta niistä voi valita minkä tahansa tai kaikki ja missä tahansa järjestyksessä. On kuitenkin muistettava valita ensin kirjekuori ja allekirjoitettava asiakirja vasta viimeisessä vaiheessa, koska myöhemmät muutokset ”rikkovat” allekirjoituksen. Mikäli kirjekuori on valittu, valinnat eivät vaikuta avoinna oleviin asiakirjoihin, mutta niitä käytetään liitteeksi valittuihin tiedostoihin.
PDF-asiakirjan lähettäminen suojattua toimitusta käyttämällä
Napsauta Suojaus-valintanauhan Suojaus-ryhmässä olevaa Suojattu toimitus -työkalua.
Suojatun toimituksen valintaikkunassa on nelivaiheiset ohjeet:
Valitse kirjekuori
Avaa Kirjekuori-paneeli napsauttamalla tätä vaihtoehtoa. Näytä haluamasi kirjekuori asiakirjaruudussa kaksoisnapsauttamalla sitä tai napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Käytä. Kirjekuori voi sisältää täytettäviä vuorovaikutteisia lomakekenttiä (vaihtoehtoisesti tekstiä voi lisätä Kirjoituskone-työkalulla). Näissä voidaan esimerkiksi kuvata lähetettävät tiedostot tai kertoa, mikä niiden tarkoitus on. Paneelissa voi myös muuttaa nykyisiä kirjekuoria tai luoda uuden kirjekuoren PDF-tiedoston yhdestä sivusta tai kuvatiedostosta ja määrittää siihen yhdistetyn suojaustason. Jos kirjekuorta ei valita, kaikki seuraavat vaiheet liittyvät nykyiseen asiakirjaan kirjekuoren ja sen liitteiden sijaan.
Lisää liite
Lisää liitteitä tavallisen Avaa-valintaikkunan kautta napsauttamalla tätä vaihtoehtoa. Valitut tiedostot näytetään Liitteet-paneelissa (sallittuja ovat sekä PDF-muotoiset että muut tiedostot). Valitse useita tiedostoja yhdestä sijainnista tai lisää useita tiedostoja eri sijainneista toistamalla samat toimet. Voit lisätä myös paketti-PDF:n, joka koostuu useista eri PDF-tiedostoista. PDF-tiedostoissa voi olla oma suojaus toisin kuin muun tyyppisissä tiedostoissa, kuten teksti- ja kuvatiedostoissa. Ne voidaan suojata lisäämällä salasanasuojaus kirjekuoreen.
Salaa tiedostot
Avaa Suojaus-paneeli napsauttamalla tätä vaihtoehtoa. Salaa liitteet tai kirjekuoritiedosto vetämällä suojauksen mallia. Suojausasetuksia voi muuttaa milloin vain ennen tiedostopaketin tallentamista ja sulkemista. Voit myös ottaa käyttöön avaussalasanan valitsemalla Tietosuoja tai asettaa käyttöoikeuksien salasanan valitsemalla Ei muokkausta ja määrittämällä, mitkä toiminnot ovat sallittuja tai kiellettyjä. Lisätietoja on kohdassa Suojausominaisuudet. Varmennesuojaus-kohdassa voidaan valita Vuorovaikutteinen ja asettaa digitaalisen tunnuksen suojaus ohjattujen varmennesuojausasetusten kautta. Sekä salasanat että varmenteet käyttävät salausta. Suojaus-paneelissa voi myös luoda uuden suojauksen mallin.
Allekirjoita asiakirja
Avaa Allekirjoita ja varmenna -paneeli napsauttamalla tätä vaihtoehtoa. Valitse sopiva allekirjoituksen malli kirjekuoritiedoston allekirjoitusta varten. Kirjekuorimallitiedostoihin sisällytetään yleensä digitaalinen allekirjoituskenttä allekirjoittamista varten. Muutoin kirjekuoren voi allekirjoittaa vuorovaikutteisesti Suojaus-valintanauhasta. Aseta oletusallekirjoitus valitsemalla Allekirjoita tai Varmenna. Varmenna antaa myös mahdollisuuden rajoittaa asiakirjassa sallittuja toimintoja. Lisätietoja on kohdassa Asiakirjojen allekirjoitus ja varmennus.
Huomautus
Koska muutokset voivat vaikuttaa allekirjoituksen kelpoisuuteen, lisää allekirjoitus vasta muutosten tekemisen jälkeen.
Kun asiakirjat on koottu, napsauta Lähetä. Oletussähköpostiohjelma avaa uuden viestin, joka sisältää joukon tiedostoja suojatun kirjekuoren turvaamana. Viestikentässä on vastaanottajalle ohjeet suojattujen liitteiden käyttöön. Täytä viesti-ikkunaan tarvittavat tiedot (esimerkiksi vastaanottajat, aihe ja teksti) ja lähetä viesti.
Ennen asiakirjojen lähetystä voi myöspoistaa asiakirjaelementtejä, tallentaa asiakirjan uudella nimellä aikaisempien versioiden poistamista varten sekä (vain Power PDF Advanced) käyttää hävityksiä. Nämä vaiheet on suoritettava ennen suojatun toimituksen käyttöä.