Tietoja PDF-asiakirjojen indeksoinnista

Indeksiin tallennetaan useiden PDF-tiedostojen sisältö tiiviissä muodossa, mikä helpottaa haku- ja noutotoimintoja.

Uuden indeksin voi luoda tai olemassa olevaa indeksiä voi päivittää siirtymällä kohtaan Laajennettu käsittely > Prosessi > Indeksi ja valitsemalla avattavasta luettelosta Luo täystekstihakemistoja.

Indeksiin voi lisätä PDF-asiakirjoja, joissa käytetään latinalaisia tai aasialaisia merkkejä (kiina, japani ja korea). Indeksiin voi lisätä asiakirjan tekstin lisäksi myös kirjanmerkkejä, kommentteja, liitteitä, digitaalisia allekirjoituksia, lomakekenttiä, metatietoja ja muita asiakirjan mukautettuja ominaisuuksia.

Indeksitiedoston voi muodostaa kaikista PDF-tiedostoista, jotka sijaitsevat määritetyissä kansioissa. Ennen indeksoinnin aloitusta valitaan kansio, johon indeksitiedosto tallennetaan. Indeksointi suoritetaan taustalla. Samalla toiminto luo pienen indeksin määritystiedoston, jonka tunniste on .zpi. Tämä tiedosto viittaa indeksitiedostoihin, jotka on tallennettu automaattisesti luotuun alikansioon, jolla on sama nimi kuin ZPI-tiedostolla ja jälkiliite _index.

Näitä hakuindeksejä ei upoteta PDF-tiedostoihin. Jos ne halutaan muillekin käyttäjille avoimiksi, ne on tallennettava jaettuun sijaintiin. Yksittäiselle asiakirjalle voi luoda upotetun indeksin saman avattavan luettelon toisella komennolla, jolloin asiakirja on kaikin puolin siirrettävissä.
 

Tiedostojen valmistelu indeksointia varten

Kerää kaikki indeksoitavat PDF-asiakirjat yhteen tai useaan kansioon. Jos käytät jo olemassa olevia kansioita, varmista, että ne sisältävät vain sellaisia PDF-tiedostoja, jotka haluat indeksoida.

Jos aiot siirtää PDF-tiedostot indekseineen, tiedostot kannattaa tallentaa yhteen kansioon.

Lisää asiakirjan ominaisuudet PDF-asiakirjoihin, jotta voit käyttää ominaisuuksia hakuehtoina.

• Siirry kohtaan Tiedosto > Tiedot ja napsauta otsikkoa Ominaisuudet. Kuvaus-paneelilla voi lisätä otsikon, aiheen, tekijän, perus-URL-osoitteen ja avainsanoja, jotka kuvaavat asiakirjan sisältöä. Mukautettu-paneelilla voi lisätä mukautettuja määritettyjä kenttiä.

Huomautuksia

Huomaa, että jos luot täystekstihakemiston ennen asiakirjan luottamuksellisten tietojen hävittämistä, näitä tietoja EI poisteta indeksistä, jolloin ne ovat helposti löydettävissä. Kun hävitystoiminto on suoritettu loppuun, sinua pyydetään poistamaan asiakirjaelementit. Hyväksy pyyntö ja poista indeksi. Suosittelemme tekemään hävityksen ja tarkastuksen asiakirjan kopiossa. Näin voit säilyttää indeksin alkuperäisessä asiakirjassa.

Satojen suurikokoisten PDF-tiedostojen indeksointi voi kestää kauan ja käyttää paljon tietokoneen resursseja. Toiminto on paras suorittaa lounastauon aikana.