Kansioiden arkistointi

Microsoft Outlook -ohjelmissa voi arkistoida kokonaisia kansioita, joiden alikansiot voi sisällyttää arkistointiin tai jättää pois.

Kansiot voivat olla tavallisia (Saapuneet, Lähetetyt, Suuret sähköpostiviestit, Seuranta), mukautettuja tai arkistokansioita. Myös kalenterin, tehtävät tai yhteystiedot voi arkistoida.

Outlook-sovelluksessa arkistointiin käytetään valintanauhoja. Valitse arkistoitava sähköpostiviestikansio ja avaa Kofax PDF -valintanauha.  

Sähköpostiviestikansion arkistoinnin valmistelu

Asetukset kuvake

  1. Napsauttamalla Asetukset-työkalua näyttöön ilmestyy Asetukset-valintaikkuna, jossa Sähköpostin arkistointiasetukset -paneeli on avattuna.

  2. Valitse Arkistomuoto ja Arkistointimenetelmä.

  3. Arkistoi myös alikansiot valitsemalla Arkistoi alikansiot.

  4. Sulje valintaikkuna napsauttamalla OK.

Arkistoi kansio kuvake

Napsauta Arkistoi kansio -työkalua. Siirry kansioon -valintaikkuna tulee näkyviin. Outlookissa ohjelma ehdottaa kohdekansiota: Tiedostot > PDF-suosikit > Outlook-arkisto. Hyväksy se tai valitse eri arkistoinnin kohdekansio ja napsauta sitten OK. Arkistointitoiminto käynnistyy. Toiminto sisältää tilanneilmaisimen ja antaa varoitusviestejä (tarvittaessa).

Valitun sähköpostiviestikansion sisältö tallennetaan kohdekansioon. Tiedostojärjestelmässä luotu kansiorakenne noudattaa sähköpostiohjelman kansiorakennetta.

Vihje:

Kun kokonaisia kansioita arkistoidaan ja jokaisesta kohteesta luodaan erillinen PDF, luotujen tiedostojen määrä on todennäköisesti suuri. Jokainen kalenterin tapaaminen, tehtävä ja yhteystieto on erillinen kohde. Arkistointi yhdeksi PDF-tiedostoksi tai paketiksi voi olla suositeltavampaa. Vältä tarpeettomien tiedostojen arkistointi luomalla arkistointia varten väliaikainen kansio, joka sisältää vain tarvittavat tiedostot.