In Power PDF Advanced, l’Assistente di Create è in grado di importare da un sistema di gestione dei documenti (DMS). Per farlo, aprire l’Assistente e fare clic su Aggiungi. Selezionare Aggiungi da DMSnell'elenco a discesa. Apre una finestra di dialogo che elenca i siti di archiviazione nel cloud (come Evernote) e SharePoint. Vengono proposti tutti gli altri DMS supportati con un componente client sul computer in uso, purché siano stati attivati durante un’installazione personalizzata, oppure in seguito, mediante l’opzione Cambia.
Nota
Dropbox non è più supportato direttamente in Power PDF. Per ulteriori informazioni si rimanda a Informazioni sui connettori cloud.
La finestra di dialogo si apre sull’ultimo DMS utilizzato, ma consente di selezionarne un altro.
I file importati dal DMS sono copie in sola lettura; i file originali non vengono modificati.
Microsoft SharePoint
Power PDF (insieme a PDF Create) supporta questo sistema DMS e fornisce l’interfaccia necessaria, che si compone di tre finestre di dialogo.
Questa apre un percorso SharePoint definito e consente di selezionare un singolo file. Il pulsante Siti consente di aprire la finestra di dialogo Siti SharePoint che consente di passare a un diverso sito.
Questa finestre consente di gestire un elenco di diversi siti SharePoint. Fare clic su Aggiungi per aprire la finestra di dialogo Impostazioni di connessione.
Questa finestra consente di inserire il nome di un server e di un sito oppure l’URL specifico di un sito SharePoint. Consente, inoltre, di impostare un sito come predefinito in modo che l’opzione Aggiungi da DMS si riferisca direttamente a questo sito.
Supporto di altri DMS
I sistemi supportati sono elencati in dettaglio nella sezione Requisiti di sistema.
È possibile accedere a eDOCS, e iManage WorkSite direttamente tramite la loro interfaccia e da questa accedere ai file.
I file PDF creati possono essere salvati sui sistemi DMS uno alla volta. Vedere Salvataggio sul sistema di gestione dei documenti.
Lavoro in loco
Quando si lavora in SharePoint, eDOCS o iManage Worksite, i controlli di Kofax PDF forniscono due servizi:
Selezione di un singolo file non in formato PDF e sua conversione in formato PDF nello stesso luogo. Il file di origine rimane inalterato. Il file PDF ha lo stesso nome del file originale e viene salvato per impostazione predefinita nella stessa cartella.
In entrambi i casi le conversioni sono dirette e avvengono in background. I file di immagine (bmp, jpg, png, tif ecc.) e i file xps, ps e eps vengono elaborati direttamente con le impostazioni predefinite disponibili. Gli altri documenti (come i file Word), vengono stampati con PDF Create. Questo significa che sul sistema devono essere installate le applicazioni native associate ai tipi di file. In questi casi la conversione avviene utilizzando le impostazioni correnti del driver della stampante di Kofax PDF.
Creazione di file PDF da SharePoint
Perché questa funzionalità sia disponibile in SharePoint, è necessario che venga configurata da un amministratore. La documentazione Kit di personalizzazione avanzata contiene le indicazioni sul modo in cui eseguire questa operazione.
Per creare un file PDF a partire da un file non PDF supportato presente in SharePoint, selezionare il file e selezionare l’opzione Crea PDF dal menu contestuale. Selezionando Invia PDF il file PDF viene allegato a un nuovo messaggio di posta all’interno della propria applicazione di posta predefinita e non viene salvata alcuna copia locale in SharePoint.
Per creare un file PDF da un file esterno, accedere alla cartella SharePoint desiderata e aprire il menu Nuovo. Scegliere l’elemento Nuovo Kofax PDF (questa opzione potrebbe avere un nome diverso, a scelta dell’amministratore) e quindi ricercare il file desiderato.
Creazione di file PDF all’interno di eDOCS
Per creare un file PDF da un file in eDOCS, utilizzare il menu contestuale Crea PDF dell’applicazione client Estensione DM di Esplora risorse di Windows. Il menu contestuale viene visualizzato facendo clic su un file diverso da un PDF e che sia supportato da PDF Create. L’elenco dei tipi di file supportati è disponibile nell’argomento Assistente di Kofax PDF Create. È presente anche la voce Invia PDF.
Per creare un file PDF da un file esterno, selezionare Crea nuovo PDFdal menu Documento. Durante la creazione del profilo del documento, definire il documento di origine e il percorso di destinazione all’interno di eDOCS.
Creazione di file PDF all’interno di iManage WorkSite
Usare il menu Kofax PDF del componente aggiuntivo Kofax PDF nell’applicazione client DeskSite. Questo consente di accedere a entrambe le funzionalità.
Nota
In Worldox, Documentum e DocuShare non è possibile aprire i file di origine direttamente dal sistema di gestione dei documenti. Per accedere a un file utilizzare l’opzione Aggiungi / Apri da DMS dell’Assistente di Create e successivamente Salva in DMS per salvare il file PDF risultante nel proprio sistema DMS. Per dettagli vedere Salvataggio sul sistema di gestione dei documenti.
Un’ulteriore guida sull’uso del DMS è disponibile nella Guida all’installazione in rete di Power PDF Advanced.