È possibile convertire e/o archiviare messaggi di posta elettronica in file PDF. L’archiviazione viene effettuata in Power PDF tramitePDF Create.
Archiviazione o conversione di file di messaggi di posta elettronica
È possibile convertire i messaggi di posta elettronica con le estensioni MSG ed EML in PDF per l’archiviazione o altri scopi. L’operazione può essere eseguita anche in assenza di client di posta sul computer. È possibile importare uno o più file di messaggi in Power PDF. È possibile combinare in una selezione multipla MSG e EML e altri file supportati. Ogni PDF generato verrà aperto in un’istanza distinta di Power PDF. È possibile importare in Power PDF in tre modalità:
Trascinamento di uno o più file dal desktop a una finestra vuota di Power PDF.
Selezione di File > Apri, Tutti i file sotto il tipo di file. I file sono accessibili dal file system locale o da un sistema di gestione dei documenti (DMS) installato.
Scegliere File > Nuovo > Da file > Creazione diretta e procedere come sopra.
Una seconda modalità di conversione dei file di messaggi in PDF prevede l’uso dell’Assistente di Create. È possibile aggiungere i formati MSG e EML all’elenco di file con tutti gli altri tipi di documenti supportati. Sono disponibili opzioni di salvataggio, ad esempio per combinare tutti i file generati in un PDF, con il ricorso a profili, e tutte le relative impostazioni.
Note
Quando si usa l’Assistente di Create, occorre scegliere un profilo in cui sia impostata la stessa versione PDF di Power PDF in File > Opzioni > Nuovo documento > Conversione e-mail.
In Internet Explorer occorre disattivare la “Modalità protetta” quando nel formato del messaggio viene usata la codifica HTML. Internet Explorer non è necessario per i messaggi salvati come testo semplice o RTF.
Archiviazione mediante integrazione con un sistema di posta elettronica
Questa funzione di archiviazione è disponibile solo se il programma è integrato in Microsoft Outlook. Con l’Installazione tipica la funzione di archiviazione della posta è disponibile per impostazione predefinita.
Nota
È possibile disattivare o attivare un’integrazione in qualsiasi momento mediante il pannello Installazione personalizzata del programma d’installazione.
Archiviazione degli elementi di posta
Da Microsoft Outlook è possibile archiviare in formato PDF:
uno o più elementi selezionati
un’intera cartella di posta con o senza le relative sottocartelle.
Le cartelle possono essere cartelle standard (Posta in arrivo, Posta inviata, Messaggi grandi, Follow Up ecc.), cartelle personalizzate o di archivio, calendari, attività o contatti.
Sono disponibili i seguenti metodi di archiviazione
Ogni appuntamento del calendario, ogni attività e ogni contatto sono considerati elementi distinti.
Suggerimento
È possibile risparmiare tempo spostando tutti i messaggi desiderati in una cartella utente appositamente creata.
Archiviazione di allegati di posta elettronica
Gli allegati vengono sempre archiviati nel loro formato originale in file distinti a cui viene fatto riferimento mediante un collegamento ipertestuale o allegati al file PDF associato generato dal messaggio. Per ulteriori informazioni, vedere Archiviazione degli allegati della posta.
Definizione delle impostazioni di archiviazione
È possibile definire le impostazioni di archiviazione nella finestra di dialogo Impostazioni.