Mentre si lavora con Microsoft Outlook, è possibile creare dei file PDF. I file PDF possono essere creati:
A partire da allegati di altri formati ai messaggi e-mail da salvare sul computer locale.
A partire da file di altri formati sul computer locale da allegare al messaggio di posta corrente.
A partire da uno o più elementi di posta da salvare come archivio sul computer locale.
La parte restante di questo argomento si focalizza in modo particolare sull’archiviazione delle e-mail e contiene dei collegamenti ad altri argomenti sull’archiviazione.
Il programma contiene un componente aggiuntivo per MS Outlook che consente di creare file PDF da alcuni messaggi di posta o da cartelle intere. È possibile accedere a queste funzioni dalla barra multifunzione Kofax PDF della finestra principale di Outlook o da una finestra di messaggio aperto.
Barra multifunzione Kofax PDF della finestra principale di Outlook:
Strumento e gruppo PDF Convert (visibile solo se questo componente è stato installato e la sua integrazione è attiva in File > Opzioni).
Archivia cartella: Archivia tutti gli elementi della cartella selezionata (con o senza le relative sottocartelle). Questo strumento è disponibile solo nella barra degli strumenti della finestra principale di Outlook.
Archivia posta: Crea un archivio da uno o più file PDF dei messaggi selezionati nella finestra principale di Outlook.
Crea PDF da allegati: Si applica a tutti gli allegati al messaggio attualmente selezionato, ma si può richiedere la conferma di una selezione. Questa opzione viene attivata solo se il messaggio corrente contiene almeno un allegato di un tipo di file adatto alla conversione in PDF. Vedere Creazione di file PDF da allegati e-mail.
Allega file a e-mail come PDF: Scegliere uno o più file da allegare al documento corrente. I file PDF vengono allegati direttamente, altri vengono dapprima convertiti in PDF.
Impostazioni: Comprende una finestra di dialogo con tre schede che includono le impostazioni di creazione, conversione e archiviazione dei PDF.
Barra multifunzione di Kofax PDF in una finestra di messaggio di Outlook
Comprende gli stessi strumenti mostrati sopra, tranne Archivia cartella, che non è disponibile.
Per ulteriori informazioni sull’archiviazione, vedere
Archiviazione di elementi di Outlook in file distinti
Unione di elementi di Outlook in un PDF
Creazione di un pacchetto PDF da elementi di Outlook
Per archiviare i testi da un messaggio di Outlook
Fare clic sullo strumento Impostazioni.
Nella finestra di dialogo Impostazioni scegliere una versione di PDF e decidere come gestire gli eventuali allegati di posta elettronica. Chiudere la finestra di dialogo.
Fare clic sul pulsante Archivia posta.
Nella finestra di dialogo Salva con nome, accettare o modificare la cartella di destinazione predefinita per l’archiviazione, quindi fare clic su OK. Il nome del file PDF creato viene generato in base all’oggetto del messaggio e-mail. La cartella di destinazione predefinita è Documenti > Preferiti PDF > Archivio Outlook.
Fare clic su Salva.
Viene avviata la procedura di archiviazione e, al termine, il file di output PDF (con eventuali allegati) viene salvato nella cartella di destinazione.
Note
Se la barra multifunzione Kofax PDF non vengono visualizzate, consultare la sezione Risoluzione dei problemi.