Opmerkingen kunnen bestaan uit notities, tekstvakken, toelichtingen, bijlagen, tekenobjecten, stempels en documentmarkeringen. U beheert opmerkingen via het venster Opmerkingen. Klik op de bijbehorende knop op de vensterbalk om dit venster te openen.
Klik hierop om het venster Opmerkingen te openen of sluiten. Als u de knop niet ziet, klikt u met de rechtermuisknop in een lege ruimte op de vensterbalk en selecteert u de gewenste functie.
Functies voor opmerkingen
De werkbalk boven in het venster Opmerkingen bevat de volgende knoppen.
Alle opmerkingen in de lijst samenvouwen of uitvouwen. Opmerkingen worden per pagina weergegeven. Als u de opmerkingen samenvouwt, ziet u alleen de paginanummers. Als u ze uitvouwt, worden alle opmerkingen in het document weer weergegeven. Elke paginakop heeft een eigen pictogram voor het samenvouwen en uitvouwen van de opmerkingen op die specifieke pagina. Elke opmerking in de lijst heeft ook een dergelijk pictogram, plus een selectievakje (handig bij het filteren) en een pictogram waarmee het type opmerking wordt aangegeven (tekst, stempel, tekenobject, markeerstift, enzovoort plus de kleurcode voor iedere persoon die reageert). Daaronder ziet u de datum en tijd van de opmerking plus eventuele tekst in de opmerking. Als u het item samenvouwt, blijven slechts de drie items in de kop zichtbaar. De datum, tijd en tekst verdwijnen.
Opmerkingen filteren
Als u hierop klikt, verschijnt een vervolgkeuzelijst. Met de opties hierin kunt u alle opmerkingen zowel in de lijst als in het document verbergen of weergeven en ze filteren op type, revisor, status of vinkjes. Zie Opmerkingen filteren en sorteren.
Opmerkingen sorteren
Als u hierop klikt, kunt u opmerkingen sorteren op type, pagina, auteur, datum, kleur of selectiestatus. Zie Opmerkingen filteren en sorteren.
Opmerkingen zoeken
Hiermee opent u het dialoogvenster Zoeken. Voer een of meer woorden in die u wilt zoeken in alle opmerkingen van het document die tekst bevatten. Kies overige zoekcriteria en klik op Opmerkingen zoeken. Er verschijnt een lijst met alle zoekresultaten. Klik op een zoekresultaat om naar de betreffende opmerking te gaan.
Opties
Als u hierop klikt, verschijnt een vervolgkeuzelijst met de volgende opties:
Opmerkingen migreren: Hiermee kopieert u opmerkingen vanuit een eerdere versie van het document naar de nieuwste of meest recente versie. Zie Opmerkingen migreren.
Opmerkingen samenvatten: Hiermee maakt u een samenvatting van de opmerkingen en kiest u de gewenste indeling hiervoor. Zie Afdrukken met opmerkingen.
Opmerkingen importeren of exporteren: Hiermee slaat u de opmerkingen op als .xfdf-bestand op de door u opgegeven locatie.
Snelmenu voor opmerkingen
Klik met de rechtermuisknop op een opmerking in de lijst om het volgende snelmenu weer te geven:
Antwoorden: U kunt reageren op notities en tekenobjecten. Bij tekstvakken en toelichtingen is dit niet mogelijk. Voer een antwoord op de huidige opmerking in. Als de opmerking tekst bevat, wordt een nieuwe notitie geopend waarin u uw antwoord kunt typen. Als de opmerking geen tekst bevat, wordt het notitievenster geopend en kunt u daarin uw antwoord of opmerking invoeren. De kleur van het notitievensterkader verschilt per persoon.
Annotatie verwijderen: Hiermee verwijdert u een opmerking. U moet elke opmerking afzonderlijk verwijderen. Deze handeling kan niet ongedaan worden gemaakt.
Status instellen: Elke opmerking heeft een revisiestatus en een migratiestatus. Als u een opmerking heeft bekeken, kiest u Status instellen om de revisiestatus te wijzigen van Geen in Geaccepteerd, Afgewezen, Geannuleerd of Voltooid. Zie Opmerkingen migreren voor de statusopties van gemigreerde opmerkingen.
Eigenschappen: Hiermee opent u het dialoogvenster Eigenschappen met drie tabbladen: Weergave, Auteur en onderwerp en Geschiedenis. De inhoud van het eerste tabblad is afhankelijk van het type opmerking. Op het tabblad Geschiedenis ziet u de datums en wijzigingen in de revisie- en migratiestatus. Zie Eigenschappen voor annotatie- en markeerobjecten voor meer informatie.
Druk het document met opmerkingen af via de optie Opmerkingen samenvatten op het lint Opmerking. Kies in het dialoogvenster Afdrukken bij Inhoud afdrukken de optie Afdrukken met opmerkingen. Kies in het dialoogvenster Opmerkingen samenvatten de gewenste afdrukopties.