Wiadomości pocztowe można konwertować na pliki PDF i/lub archiwizować w formacie PDF. Archiwizowanie w programie Power PDF odbywa się za pośrednictwem programu PDF Create.
Archiwizowanie lub konwertowanie plików wiadomości pocztowych
Wiadomości pocztowe o rozszerzeniu MSG i EML można przekonwertować na format PDF na potrzeby archiwizacji lub do innych celów. Można to zrobić nawet wtedy, gdy na komputerze nie jest zainstalowany żaden klient poczty e-mail. Plik(i) wiadomości można zaimportować do programu Power PDF. Jeden import może obejmować pliki o różnych rozszerzeniach: MSG, EML, jak i inne obsługiwane formaty. Każdy z wygenerowanych plików PDF zostanie umieszczony w osobnym wystąpieniu programu Power PDF. Import do programu Power PDF można przeprowadzić na trzy sposoby:
Przeciągnąć plik(i) z pulpitu do pustego okna programu Power PDF.
Wybrać kolejno pozycje Plik > Otwórz, a następnie w sekcji typu plików kliknąć opcję Wszystkie pliki. Można wskazać pliki znajdujące się w lokalnym systemie plików lub w zainstalowanym systemie zarządzania dokumentami (DMS).
Wybrać kolejno pozycje Plik > Nowy > Z plików > Bezpośrednie tworzenie i kontynuować tak samo jak wyżej.
Drugą możliwością jest przeprowadzenie konwersji plików wiadomości na format PDF z wykorzystaniem Asystenta tworzenia. Do listy plików można dodać zarówno pliki MSG i EML, jak i dowolne inne obsługiwane pliki. Dostępne są wtedy różne opcje zapisywania, na przykład opcja połączenia wszystkich wygenerowanych plików w jeden dokument PDF, a także opcja skorzystania z profilów i wszystkich związanych z nimi ustawień.
Uwagi
W przypadku korzystania z Asystenta tworzenia należy użyć profilu z taką samą wersją PDF co ta ustawiona w programie Power PDF w oknie Plik > Opcje > Nowy dokument > Konwersja poczty e-mail.
Jeśli wiadomość zawiera kodowanie HTML, w przeglądarce Internet Explorer musi być wyłączony Tryb chroniony. W przypadku wiadomości zapisanych w formacie zwykłego tekstu lub w formacie RTF, przeglądarka Internet Explorer nie jest potrzebna.
Archiwizowanie przez integrację z systemem pocztowym
Ta funkcja archiwizowania jest dostępna tylko wtedy, gdy program jest zintegrowany z programem Microsoft Outlook. W przypadku Instalacji typowej funkcja archiwizowania poczty jest dostępna domyślnie.
Uwaga
Integrację można wyłączyć lub włączyć w dowolnym momencie za pomocą panelu instalatora Instalacja niestandardowa.
Archiwizowanie elementów poczty
W pliku PDF można zarchiwizować następujące elementy programu Microsoft Outlook:
jeden lub więcej zaznaczonych elementów lub
cały folder poczty z podfolderami lub bez nich.
Folderami mogą być foldery standardowe (Skrzynka odbiorcza, Poczta wysłana, Duża poczta, Z flagą monitującą itp.), niestandardowe lub foldery archiwów, Kalendarz, Zadania i Kontakty.
Dostępne są następujące metody archiwizowania:
Każdy termin kalendarza, zadanie czy kontakt jest uważany za osobny element.
Porada
Przenosząc wszystkie wymagane wiadomości do specjalnie utworzonego folderu użytkownika, można zaoszczędzić czas.
Archiwizowanie załączników do wiadomości
Załączniki do wiadomości są zawsze archiwizowane w ich oryginalnym formacie w osobnym pliku, do którego odwołuje się hiperłącze, lub dołączone do powiązanego pliku PDF utworzonego na podstawie wiadomości. Aby uzyskać szczegółowe informacje, zobacz Archiwizowanie załączników do wiadomości.
Definiowanie ustawień archiwizowania
Ustawienia archiwizowania można zdefiniować w oknie dialogowym Ustawienia.