Tworzenie plików PDF w systemie zarządzania dokumentami (DMS)

Asystent programu Create dostępny wtedy, gdy jest zainstalowany wraz z programem Power PDF, umożliwia importowanie plików z systemu zarządzania dokumentami (DMS).

Pliki zaimportowane z systemu DMS to kopie tylko do odczytu — oryginalne pliki pozostają nienaruszone.

 

Microsoft SharePoint

Program Power PDF (wraz z programem PDF Create) obsługuje ten system DMS, udostępniając niezbędny interfejs składający się z trzech okien dialogowych.

Otwórz z programu SharePoint

W tym oknie jest otwierana zdefiniowana lokalizacja programu SharePoint umożliwiająca wybranie jednego pliku. Przycisk Witryny służy do otwierania okna dialogowego Witryny programu SharePoint, które pozwala przejść do innej witryny.

Witryny programu SharePoint

To okno dialogowe umożliwia obsługę listy różnych witryn programu SharePoint. Kliknięcie przycisku Dodaj pozwala wyświetlić okno dialogowe Ustawienia połączenia.

Ustawienia połączenia

To okno dialogowe umożliwia podanie nazwy serwera i nazwy witryny lub dokładnego adresu URL witryny programu SharePoint. Pozwala ono także ustawić jedną witrynę jako domyślną, tak aby kliknięcie polecenia Otwórz z systemu DMS prowadziło do tej witryny.

 

Obsługa innych systemów DMS

Obsługiwane systemy są szczegółowo opisane w wymaganiach systemowych.

Dostęp do systemów eDOCS, iManage i iManage WorkSite w celu korzystania z plików jest uzyskiwany bezpośrednio z poziomu interfejsów tych systemów.

Utworzone pliki PDF można pojedynczo zapisywać w systemie DMS. Zobacz Zapisywanie w systemach zarządzania dokumentami (DMS).

 

Praca na miejscu

Podczas pracy w programach SharePoint, eDOCS lub iManage Worksite formanty programu Kofax PDF udostępniają dwie usługi:

W obu przypadkach konwersja bezpośrednia odbywa się w tle. Pliki graficzne takie jak BMP, JPG, PNG, TIFF oraz pliki dokumentów takie jak XPS, PS i EPS są przetwarzane bezpośrednio z odpowiednimi ustawieniami domyślnymi. Inne dokumenty (takie jak pliki programu Word) są drukowane do programu PDF Create. W związku z tym macierzysta aplikacja skojarzona z danym typem pliku musi być obecna w systemie. W takich przypadkach konwersja jest przeprowadzana przy użyciu bieżących ustawień sterownika drukarki Power PDF.

 

Tworzenie plików PDF z poziomu SharePoint

Aby można było korzystać z tej funkcji w programie SharePoint, musi ją skonfigurować administrator.

Aby w programie SharePoint utworzyć plik PDF z obsługiwanego pliku innego niż PDF, należy zaznaczyć ten plik i z menu kontekstowego wybrać pozycję Utwórz PDF. Wybierz Wyślij PDF, aby plik PDF został dołączony do nowej wiadomości z domyślnej aplikacji pocztowej, bez umieszczania lokalnej kopii w programie SharePoint.

Aby utworzyć plik PDF z pliku zewnętrznego, należy przejść do odpowiedniego folderu programu SharePoint i otworzyć menu Nowy. Wybierz pozycję Nowy Kofax PDF (która może mieć inną nazwę nadaną przez administratora), a następnie wyszukaj plik.

 

Tworzenie plików PDF z poziomu eDOCS

Aby utworzyć plik PDF z plików znajdujących się w programie eDOCS, należy użyć menu kontekstowego Utwórz PDF w aplikacji klienckiej rozszerzenia DM Eksploratora Windows. Lista obsługiwanych typów plików znajduje się w temacie PDF Create Assistant. Ponadto w wiadomości e-mail jest dostępne polecenie Wyślij plik PDF w wiadomości e-mail.

Aby utworzyć plik PDF z pliku zewnętrznego, należy z menu Dokument Wybierz opcję Utwórz nowy plik PDF. Tworząc profil dokumentu, definiuje się dokument źródłowy i lokalizację docelową w pliku eDOCS.

 

Tworzenie plików PDF z poziomu programu iManage WorkSite

Użyj paska narzędzi Kofax PDF dostępnego w dodatku Kofax PDF w aplikacji klienckiej iManage. Więcej szczegółów można znaleźć w temacie Informacje o pasku narzędzi z dodatku iManage.

 

Aby utworzyć pliki PDF z poziomu interfejsu internetowego iManage

Do wykonania tego zadania są potrzebne następujące elementy:

  1. Zaloguj się do iManage za pomocą przeglądarki internetowej.
  2. Wybierz pliki do przekonwertowania. Można wybrać pliki XPS, pliki pakietu Office i pliki obrazów.
  3. Uruchom polecenie Utwórz PDF, wykonując dowolną z następujących czynności:
  4. W przypadku wybrania wielu plików zostanie wyświetlone okno dialogowe Scal elementy w jeden plik PDF.

    1. Określ, jak mają zostać wykorzystane wybrane pliki:

      • Utwórz dokument PDF dla każdego pliku wejściowego. Umożliwia utworzenie pliku PDF z każdego dokumentu źródłowego z użyciem oryginalnych nazw plików.

      • Połącz pliki w jeden dokument PDF. Powoduje scalenie wszystkich plików źródłowych w jeden wyjściowy plik PDF. Z listy poniżej wybierz plik, a następnie ustaw kolejność za pomocą przycisków W górę i W dół.

    2. Wybierz sposób przesłania plików wynikowych na serwer iManage:
      • Zapisz nowy dokument. Umożliwia przesyłanie plików wyjściowych jako nowych dokumentów iManage. Nowe dokumenty mają te same nazwy, ale unikatowy numer dokumentu. Opcjonalnie zaznacz Powiąż plik PDF z oryginałem, aby dodać skojarzenie z oryginalnym plikiem we właściwościach pliku.
      • Zapisz nową wersję. Umożliwia przesyłanie plików wyjściowych jako wersje dokumentów iManage.
        Uwaga: każda wersja dokumentu może mieć inny format pliku.
  5. W przypadku wybrania jednego pliku zostanie wyświetlone okno dialogowe Zapisz jako. Wybierz, jak plik wynikowy ma zostać przesłany na serwer iManage, zgodnie z opisem podanym wyżej.

Gdy przesyłanie dobiegnie końca, pliki wyjściowe pojawią się na liście dokumentów w iManage. W razie potrzeby odśwież listę. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Integracja z systemem zarządzania dokumentami (DMS).

 

Uwaga

W programach Worldox, Documentum i DocuShare nie można otwierać plików źródłowych bezpośrednio z poziomu systemu zarządzania dokumentami. Aby otworzyć plik, należy użyć pozycji Dodaj/Otwórz z systemu DMS w asystencie programu Create, a następnie za pomocą polecenia Zapisz w systemie DMS należy zapisać wynikowy plik PDF z powrotem w systemie DMS. Więcej szczegółów można znaleźć w temacie Zapisywanie w systemach zarządzania dokumentami (DMS).