Você pode arquivar pastas completas com ou sem suas subpastas no Microsoft Outlook.
As pastas podem ser padrão (Caixa de entrada, Itens enviados, Correspondência volumosa, Para acompanhamento...), padronizadas ou de arquivamento, Calendário, Tarefas ou Contatos.
O arquivamento no Outlook pode ser feito através de faixas de opções. Selecione a pasta de mensagens a ser arquivada e abra a faixa de opções do Kofax PDF.
Para preparar o arquivamento de uma pasta de mensagens
Clique na ferramenta Configurações para exibir a caixa de diálogo Configurações com o painel Configurações de arquivamento de mensagens aberto.
Selecione Formato de arquivamento e 'Método de arquivamento'.
Para arquivar também subpastas, selecione Arquivar subpastas.
Clique em OK para fechar a caixa de diálogo.
Clique na ferramenta Arquivar pasta. A caixa de diálogo 'Procurar pasta' é exibida. Para o Outlook, o programa oferece a pasta de saída: Documentos > Favoritos PDF > Arquivamento do Outlook. Aceite essa ou selecione uma pasta de destino diferente para arquivamento e clique em OK. O processo de arquivamento tem início com a indicação de andamento e (se necessário) mensagens de alerta.
O conteúdo da pasta de mensagens selecionada será salvo na pasta de destino. A estrutura de pastas criada no sistema de arquivos segue a estrutura de pastas do sistema de mensagens.
Dica:
Ao arquivar pastas completas com um PDF separado gerado para cada item, o número de arquivos gerados será grande. Todos os compromissos, tarefas ou contatos no seu calendário são considerados um item separado. É preferível fazer o arquivamento em um único PDF ou pacote. Para evitar o arquivamento de arquivos desnecessários, crie uma pasta temporária somente para os arquivos necessários e arquive-a.