O programa permite criar arquivos PDF a partir de anexos de email no Microsoft Outlook.
A criação é iniciada com a ferramenta Criar PDF a partir de anexos que aparece em uma faixa de opções da Kofax localizada na janela principal e na janela de abrir emails. A ferramenta só se torna ativa quando a mensagem selecionada no momento tem um anexo.
Esse comando opera nos anexos dentro da mensagem ativa no momento. Um arquivo PDF é criado para cada anexo; cada PDF é nomeado conforme o nome do arquivo anexado. Você pode especificar um local de destino único para os arquivos PDF gerados. Se o anexo for um arquivo PDF, ele será apenas salvo no local de destino, sem processamento. Se os anexos forem de tipos de arquivo diferentes, os arquivos PDF serão salvos diretamente e os outros arquivos serão convertidos em PDF.
Você será alertado caso a conversão não seja possível. Arquivos de imagem (bmp, jpg, png, tif etc.), xps, ps e eps são processados diretamente. Outros documentos (como arquivos do Word) são impressos no PDF Create. Isso implica que o aplicativo nativo associado ao tipo de arquivo deve estar presente no seu sistema.
Na primeira utilização, o local de salvamento padrão é [Meus Documentos]\Favoritos PDF\Arquivamento do Outlook. Você pode alterar isso através do botão Procurar da caixa de diálogo com a lista de arquivos anexados, conforme descrição abaixo.
A descrição a seguir é apresentada para o Microsoft Outlook.
Preferências de configuração
Escolha a ferramenta Configurações na faixa de opções Kofax PDF para Outlook.
Na guia Criação de PDF da caixa de diálogo Configurações, especifique como processar mensagens com vários anexos:
escolha Selecionar arquivos para conversão para receber uma lista de anexos. Isso permite escolher quais arquivos converter e também um local de salvamento.
Criação de PDF a partir de anexos
Selecione uma mensagem com um ou mais anexos de tipos de arquivo compatíveis.
Escolha a ferramenta Criar PDF a partir de anexos (mostrada acima) no Kofax PDF para a faixa de opções do Outlook.
Se você definir a preferência Converter todos os anexos, os arquivos PDF serão salvos na última pasta utilizada.
Se você solicitar um aviso, a caixa de diálogo Lista de arquivos anexados permitira escolher quais anexos devem ser convertidos.
Uma pasta de destino é proposta. Clique em Procurar para alterá-la. Clique em OK para iniciar a criação.
Em todos os casos, a caixa de informações Resultados aparece informando sobre o sucesso da conversão. Ela permite abrir a pasta de saída ou visualizar um arquivo PDF resultante clicando duas vezes em seu nome.
Dica
Se você precisar alterar a pasta de destino para salvamento automático, vá para as Configurações e especifique que deseja uma confirmação. Isso permitirá alterar o destino. Depois use Configurações para restaurar a conversão automática.
Criação e importação de arquivos PDF
Ao preparar um email, você pode selecionar arquivos não-PDF no seu computador local para convertê-los em PDF e anexá-los à mensagem. Consulte: Criação de arquivos PDF para se tornarem anexos de email.
Observações
Se já existir um arquivo PDF no local de salvamento com o mesmo nome do PDF que será criado, o novo arquivo receberá um sufixo numérico para ter um nome exclusivo.
Se você não vir a faixa de opções da Kofax, consulte Solução de problemas do PDF Create.
Se o Kofax PDF Convert estiver instalado, a faixa de opções Kofax conterá um botão adicional para desbloquear anexos em PDF. O Kofax Power PDF adiciona dois outros botões, permitindo que você arquive emails ou pastas de emails em PDF; o botão de configurações acessa uma maior variedade de opções.