Программа позволяет создавать PDF-файлы из почтовых вложений в Microsoft Outlook.
Создание файла запускается инструментом Создать PDF-файл из вложений, который находится на ленте Kofax в главном окне и в окне открытого сообщения. Команда становится активной только тогда, когда в выбранном сообщении есть вложение.
Эта команда работает с вложениями в сообщение, открытое в текущий момент. Для каждого вложения создается один PDF-файл с таким же именем, как у файла вложения. Для созданных PDF-файлов можно указать одно конечное расположение. Если вложением является PDF-файл, он просто сохраняется в указанном месте без обработки. Если вложения имеют различные типы файлов, PDF-файлы сохраняются непосредственно, а другие файлы преобразуются в формат PDF.
Если преобразование невозможно, будет выведено предупреждение. Файлы изображений (BMP, JPG, PNG, TIF и др.), XPS-, PS- и EPS-файлы обрабатываются непосредственно. Другие документы (например, файлы Word) выводятся на принтер PDF Create. При этом в системе должно быть установлено приложение, связанное с этим типом файла.
При первом применении этой функции файлы по умолчанию сохраняются в папке [Мои документы]\Избранные PDF\Архив Outlook. Ее можно изменить, нажав кнопку «Обзор» в диалоговом окне «Список вложенных файлов», как описано ниже.
Приведенное ниже описание составлено для Microsoft Outlook.
Настройка параметров
Нажмите кнопку Параметры на ленте Kofax PDF для Outlook.
На вкладке «Создание PDF» диалогового окна Параметры укажите способ обработки сообщений с несколькими вложениями.
Если выбрать вариант Запрашивать выбор, будет выводиться список вложений. Это позволяет выбрать файлы для преобразования и указать папку для их сохранения.
Создание PDF-файлов из вложений
Выберите сообщение с одним или несколькими вложениями поддерживаемых форматов.
Выберите показанный выше инструмент Создать PDF-файл из вложений на ленте Kofax PDF для Outlook.
Если выл выбран параметр Преобразовывать все вложения, PDF-файлы будут сохранены в последней использованной для сохранения папке.
Если был настроен вывод запроса, в диалоговом окне Список вложенных файлов можно будет выбрать вложения, которые нужно преобразовать.
Будет предложена папка для сохранения файлов. Чтобы изменить ее, нажмите кнопку «Обзор». Чтобы запустить создание файлов, нажмите кнопку «ОК».
В любом случае будет показано окно Результаты с отчетом о преобразовании. C его помощью можно открыть папку с итоговыми файлами или просмотреть полученный PDF-файл, дважды щелкнув его имя.
Совет
Если нужно изменить папку для автоматизированного сохранения, включите вывод запроса в разделе «Параметры». Это позволит изменить папку назначения. Затем восстановите автоматическое преобразование в разделе параметров.
Создание и импорт PDF-файлов
При подготовке исходящей почты можно выбрать на локальном компьютере файлы формата, отличного от PDF, чтобы преобразовать их в формат PDF и вложить в сообщение. См. следующий раздел: Создание PDF-файлов для отправки в виде вложений.
Примечания
Если в папке для сохранения уже есть PDF-файл с именем как у создаваемого файла, новый файл получит имя с числовым суффиксом, обеспечивающим его уникальность.
Если лента Kofax не отображается, см. раздел Поиск и устранение неполадок в PDF Create.
Если установлена программа Kofax PDF Convert, на ленте Kofax будет доступна дополнительная кнопка для разблокирования вложенных PDF-файлов. В программе Kofax Power PDF есть еще две кнопки, с помощью которых можно архивировать сообщения или почтовые папки в PDF-файлы и настроить дополнительные параметры.