Im Verify-Modul ähneln XML-Rechnungen herkömmlichen gedruckten Rechnungen. Auch das Verifizieren verläuft im Grunde wie üblich, es gibt jedoch einige wichtige Unterschiede:
Das Rechnungsbild wird nur angezeigt.
Auf dem Bild werden keine Feldrahmen gezeichnet und Sie selbst können auch keine Feldrahmen zeichnen. Die Feldinformationen sind deaktiviert.
Es ist nicht möglich Lieferanten/Käufer von XML-Rechnungen in Verify umzuleiten, abzulehnen oder manuell zu ändern. Sie müssen im Menü Rechnung Speichern in Optimize verwenden, damit Sie diese im Optimize-Modul tun können.
Die folgenden Verify-Optionen/-Aktionen gelten für XML-Rechnungen nicht und stehen daher nicht zur Verfügung:
(Die Abbildung eines Flussdiagramms sehen Sie in einem separaten Fenster.)
Wenn ein XML-Rechnungen enthaltender Job gestartet wird, wird das Bild, das für die erste Rechnung (mithilfe der PDF, die bei der Identifizierung erstellt wurde) auf die gleiche Weise angezeigt wie jede andere Rechnung. Wenn ähnliche Rechnungen früher für diesen Lieferanten im System verarbeitet wurden, können Sie diese wie jede andere Rechnung akzeptieren, wenn sie OK sind. Wenn der Lieferant oder der Käufer jedoch berichtigt werden muss oder wenn die Feldwerte neu zu anderen XML-Elementen zugeordnet werden müssen, muss die Rechnung zu Optimize gesendet werden. Wählen Sie Rechnung > In Optimize speichern.
Wenn Sie eine Rechnung in Optimize speichern, werden Sie gefragt, ob Sie die Rechnung neu verarbeiten möchten (siehe 1 in der Abbildung des Flussdiagramms). Ihre Wahl hängt davon ab, ob Sie meinen, dass Sie die Rechnung akzeptieren können oder nicht und ob mehrere Rechnungen in Verify zu der gleichen XML-Rechnungsdefinition oder dem gleichen XML-Rechnungsprofil gehören. Normalerweise sollten Sie Ja wählen, sodass alle folgenden Rechnungen, die zu dieser Rechnungsdefinition gehören automatisch den Status Gescannt erhalten und auf die Optimierung der Rechnungsdefinition warten. Siehe unten "Rechnung kann akzeptiert werden" für verschiedene Szenarien, wenn Sie Nein wählen möchten.
Das erste Szenario wird normalerweise verwendet, wenn Sie nur eine oder sehr wenige Rechnungen in Verify haben, die zur gleichen XML-Rechnungsdefinition oder dem gleichen XML-Rechnungsprofil gehören, welche Sie optimieren möchten. Die Fehler sind so, dass die Rechnung akzeptiert werden kann, aber Sie möchten dennoch die Definition optimieren. In anderen Worten Sie meinen, dass die Rechnung in ihrem jetzigen Zustand OK ist oder Sie möchten mit dem Lieferanten prüfen, obwohl Sie meinen, dass diese akzeptiert werden kann. Zum Beispiel:
Wählen Sie Nein, wenn Sie zur neuen Verarbeitung befragt werden. Die Rechnung wird nach der Optimierung der Rechnungsdefinition nicht erneut interpretiert.
Felder vervollständigen.
Die Rechnung akzeptieren
Die Rechnung wird zu Transfer gesendet und die Rechnungsdefinition wird mit dem Status 99 zu Optimize gesendet.
Wenn jedoch mehrere Rechnungen in Verify zu der gleichen XML-Rechnungsdefinition oder dem gleichen XML-Rechnungsprofil gehören und diese müssen optimiert werden, dann sollten Sie vielleicht Nein wählen. (Weitere Informationen.)
Wenn Sie meinen, dass die Rechnung nicht akzeptiert werden kann:
Die Rechnung erhält den Status Gescannt und wird nach der Optimierung der XML-Rechnungsdefinition oder des XML-Rechnungsprofils erneut interpretiert. Die XML-Rechnungsdefinition wird mit dem Status 99 zu Optimize gesendet. Alle folgenden Rechnungen, die zu der XML-Rechnungsdefinition/dem XML-Rechnungsprofil gehören, erhalten ebenfalls automatisch den Status Gescannt und werden aus Verify entfernt bis die Rechnungsdefinition/das Rechnungsprofil optimiert und die Rechnungen neu interpretiert wurden.
Verify überspringt zur nächsten Rechnung.
Verarbeiten von XML-Rechnungen mit COLLECTOR: Übersicht
Hinzufügen von zusätzlichen wichtigen Informationen ins PDF-Bild für eine XML-Rechnung