Das Werkzeug Geschützter Versand bietet ein Dialogfeld mit vier Arbeitsschritten, mit denen Sie Ihre Dateien für den Versand schützen können. Die Schritte sind in logischer Reihenfolge angeordnet. Sie können sie einzeln oder kombiniert und in beliebiger Reihenfolge anwenden. Als ersten Schritt sollten Sie jedoch immer einen Umschlag auswählen und als letzten das Dokument signieren, da die Signatur bei nachträglichen Änderungen ihre Gültigkeit verliert. Wenn Sie einen Umschlag auswählen, werden die Arbeitsschritte nicht auf geöffnete Dateien angewandt, sondern nur auf Dateien, die Sie als Anhang auswählen.
So senden Sie PDF-Dokumente mit geschütztem Versand:
Klicken Sie in der Funktionsleiste Sicherheit in der Gruppe Sicherheit auf das Werkzeug Geschützter Versand.
Im Dialogfeld Geschützter Versand werden Sie durch vier Arbeitsschritte geführt:
Umschlag auswählen
Klicken Sie hierauf, um das Fenster Sicherheitsumschlag zu öffnen. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Umschlag oder klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im Kontextmenü die Option Anwenden. Ein Umschlag kann interaktive Formularfelder enthalten, die vom Benutzer ausgefüllt werden können (als Alternative bietet sich das Werkzeug Schreibmaschine an, um Text hinzuzufügen). Damit können Sie die Dateien zusammenfassen, die versendet werden, bzw. erklären, was mit ihnen geschehen soll. Im Fenster Sicherheitsumschlag können Sie überdies vorhandene Umschläge ändern oder aus einer einzelnen PDF-Seite oder einer Bilddatei einen neuen Umschlag erstellen und diesem eine Sicherheitsstufe zuweisen. Wenn Sie keinen Sicherheitsumschlag auswählen, werden alle Arbeitsschritte auf das aktuelle Dokument angewandt und nicht auf den Umschlag und seine Anhänge.
Anhänge hinzufügen
Klicken Sie hierauf, um der Datei Anhänge über das Standarddialogfeld Öffnen hinzuzufügen. Die ausgewählten Dateien werden im Fenster Anhänge angezeigt (sowohl PDF als auch andere Formate sind zulässig). Wählen Sie mehrere Dateien aus demselben Ordner aus, oder verwenden Sie die Option Anhänge hinzufügen mehrmals, um Dateien aus unterschiedlichen Ordnern anzuhängen. Sie können auch eine Paket-PDF hinzufügen, in der mehrere PDF-Dateien zusammengefasst sind. Im Gegensatz zu PDF-Dateien haben Text- oder Bilddateien in der Regel keine eigenen Sicherheitseinstellungen. Diese Dateien können Sie schützen, indem Sie den Umschlag mit einem Passwortschutz versehen.
Dateien verschlüsseln
Klicken Sie hierauf, um das Sicherheitsfenster zu öffnen. Ziehen Sie ein Sicherheitsschema auf den Umschlag, um die Anhänge oder die Umschlagdatei zu verschlüsseln. Sie können die Sicherheitseinstellungen noch ändern, bis Sie das Dateipaket speichern und schließen. Sie können auch Vertraulich wählen, um ein Passwort zum Öffnen anzuwenden oder Keine Änderung, um ein Berechtigungspasswort und zulässige bzw. nicht zulässige Aktionen festzulegen. Weitere Einzelheiten finden Sie unter Sicherheitseigenschaften. Wählen Sie unter Zertifikatsicherheit die Option Interaktiv, um den Assistenten für Zertifikatsicherheit zu starten und eine digitale ID anzuwenden. Sowohl Passwörter als auch Zertifikate wenden Verschlüsselung an. Im Sicherheitsfenster können Sie auch neue Sicherheitsschemas erstellen.
Dokument signieren
Klicken Sie hierauf, um das Fenster Signieren/Zertifizieren zu öffnen. Ziehen Sie ein geeignetes Signaturschema auf den Umschlag, um die Umschlagdatei zu unterzeichnen. Eine Umschlagvorlagendatei hat in der Regel ein digitales Signaturfeld. Anderenfalls können Sie den Umschlag auch interaktiv über die Funktionsleiste Sicherheit unterzeichnen. Wählen Sie Signieren oder Zertifizieren, um Ihre Standardsignatur einzufügen. Bei Auswahl des Werkzeugs Zertifizieren können Sie überdies zulässige Aktionen im Dokument einschränken. Siehe Hilfethema Dokumente signieren und zertifizieren.
Hinweis
Da spätere Änderungen eine Signatur ungültig machen können, unterzeichnen Sie die Datei bitte erst, wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben.
Klicken Sie auf Senden, wenn Sie alle Dokumente zusammengestellt haben. Ihre E-Mail-Anwendung wird mit einer neuen Nachricht geöffnet. Sie enthält die Dateisammlung mit dem Sicherheitsumschlag. Das Feld mit dem Nachrichtentext enthält eine Anleitung für den Empfänger zum Öffnen der gesicherten Anhänge. Geben Sie die erforderlichen Daten ein (Empfänger, Betreff, Nachrichtentext usw.) und versenden Sie die E-Mail.
Bevor Sie Dokumente versenden, können Sie noch weitere Aktionen ausführen: Dokumentelemente entfernen, das Dokument unter einem anderen Namen speichern, um vorausgehende Revisionen zu entfernen und (nur in Power PDF Advanced) Inhalte schwärzen.Sie sollten diese Schritte vor einem geschützten Versand ausführen.