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Crear y editar una Plantilla rápida como un documento de Microsoft Word

Para crear y editar una Plantilla rápida en Microsoft Word, lleve a cabo los pasos siguientes. Mientras edita el contenido, tenga en cuenta que no se admiten las características introducidas después de Microsoft Office 2007 Open XML para objetos gráficos y cuadros de texto. Las funciones no admitidas se degradan al conjunto de funciones disponible en Microsoft Office 2007 Open XML.

  1. Acceda a Contenido > Plantillas rápidas.
  2. Haga clic en Plantillas rápidas y luego en Nueva plantilla rápida en el panel Nuevo de la derecha.

    Aparece la ventana Nueva plantilla rápida.

  3. Especifique un nombre para la Plantilla rápida que está creando. En la lista desplegable, seleccione Documento de Microsoft Word y luego clic en Aceptar.
    La Plantilla rápida aparece en Plantillas rápidas.

  4. El nombre de la Plantilla rápida no puede contener ninguno de los caracteres siguientes:

    : ? / < > * " | \ ( ) .

    Seleccione la Plantilla rápida que necesite y luego haga clic en Ver o Editar en el panel Ver y editar de la derecha.
    1. Para ver el contenido, haga clic en Ver.
      La Plantilla rápida se abre como un documento de solo lectura en Microsoft Word.

      Si edita el archivo en esta forma, solo se puede guardar en un almacenamiento local.

    2. Para editar el contenido, haga clic en Editar.
      La Plantilla rápida pasará a estar disponible para su edición en Microsoft Word. Si no tenía una revisión «En desarrollo», se crea. Al guardar, se actualizará la revisión «En desarrollo».
  5. Haga los cambios necesarios.
    Mientras edita un documento, este deja de estar disponible para operaciones de desbloqueo, carga o edición. Sin embargo, puede ver o descargar el documento.
  6. Cierre Microsoft Word y guarde los cambios cuando se le solicite.
    Si se detectan errores, KCM Designer muestra el estado de error de un documento guardado, posiblemente después de un pequeño retraso. Realice las correcciones necesarias y guarde los cambios.
  7. Haga clic en la Plantilla rápida y luego en Crear plantilla del documento en el panel Otras acciones de la derecha.
  8. Para ver la Plantilla rápida actualizada, acceda a Comunicaciones > Plantillas de documentos. Haga clic en la Plantilla de documento y luego en Probar en el panel Otras acciones de la derecha.

    Puede ver o guardar el resultado.

O bien, puede descargar la Plantilla rápida en su equipo para editarla en el editor que prefiera, y luego volver a subirla a KCM Designer. Para ello, haga clic en el objeto y luego en Descargar para editar en local en el panel Ver y editar de la derecha. Haga clic en Solo descargar o haga clic en Bloquear y descargar para bloquear el objeto para otros usuarios. Cuando termine de editar el objeto en su editor, guárdelo y haga clic en Subir archivo editado en local en KCM Designer para subir el archivo desde su equipo.

El tamaño máximo admitido del archivo que se sube es de 40 MB.

De ser necesario, puede insertar Campos escribiéndolos mientras edita.

Asegúrese de que el Campo que quiere utilizar no existe en el Data Backbone. Tenga en cuenta también que solo puede agregar Campos que se encuentren bajo una estructura no repetitiva en el Data Backbone.

Por ejemplo, para añadir un Campo que contenga el apellido del cliente, escriba «[Customer.LastName]».

También puede aplicar alguna de las opciones de formato a los Campos en su Plantilla rápida. Para ello, añada dos puntos (:) tras el nombre del Campo y escriba la opción de formato. Por ejemplo, «[Customer.LastName:capital]» utiliza mayúsculas para el primer carácter del apellido (LastName) del cliente. Para ver la descripción de las opciones de formato disponibles, consulte Dar formato a un Campo.

Para facilitar el proceso de inserción de Campos, puede usar KCM Toolbox for Word (para ver las instrucciones de instalación y configuración, consulte Kofax Communications Manager Installation Guide [Guía de instalación de Kofax Communications Manager]). Cuando está configurado, para agregar un Campo al documento, coloque el cursor donde quiera, y haga clic en el Campo necesario en Toolbox para insertarlo. Aquí puede utilizar una función de búsqueda.

Para aplicar formato, seleccione el Campo en el documento, seleccione una opción de formato en la lista desplegable y haga clic en Agregar.