Du kan konvertere og/eller arkivere mail til PDF-filer. Arkivering foretages i Power PDF ved hjælp af PDF Create.
Arkivering eller konvertering af mailfiler
Mail med filtypenavn MSG og EML kan konverteres til PDF til arkivering eller andre formål. Dette kan foretages, selv når der ikke findes en mailklient på computeren. En eller flere meddelelsesfiler kan importeres til Power PDF. MSG og EML samt andre understøttede filer kan blandes inden for et sammensat område. Hver genereret PDF vil blive placeret i en separat forekomst af Power PDF. Import til Power PDF kan ske på tre måder:
Træk og slip en eller flere filer fra skrivebordet til et tomt vindue i Power PDF.
Anvend Fil > Åbn og vælg Alle filer under filtype. Du kan få adgang til filerne fra det lokale filsystem eller et installeret Dokumentstyringssystem (DMS).
Brug Fil > Ny > Fra Filer > Direkte oprettelse og fortsæt som beskrevet ovenfor.
En anden måde at konvertere meddelelsesfiler til PDF på er at anvende Create Assistent. MSG- og EML-filer kan tilføjes til fillisten sammen med enhver anden understøttet filtype. Der findes forskellige måder at gemme filerne på, f.eks. ved at kombinere alle de genererede filer i en PDF sammen med brug af profiler og alle deres tilknyttede indstillinger.
Bemærk
Når du anvender Create Assistent, skal du bruge en profil, der indstiller samme PDF-version som indstillingen i Power PDF under Fil > Indstillinger > Nyt dokument > Email-konvertering.
I Internet Explorer skal “Beskyttet tilstand” være slået fra, når meddelelsesformatet anvender HTML. Internet Explorer skal ikke benyttes til meddelelser, der gemmes som Almindelig tekst eller RTF.
Arkivering ved integration med et mailsystem
Denne arkiveringsfunktion er kun tilgængelig, hvis programmet er integreret i Microsoft Outlook. Med en typisk installation er funktionen til arkivering af mails tilgængelig som standard.
Bemærk
Du kan til enhver tid deaktivere eller aktivere en integration i ruden Brugerdefineret installation i installationsprogrammet.
Arkivering af mail-elementer
Fra Microsoft Outlook kan du arkivere følgende til en PDF-fil:
et eller flere valgte elementer, eller
en hel mail-mappe med eller uden undermapper.
Mapperne kan være standardmapper (Indbakke, Sendt post, Stor e-mail, Til opfølgning), brugerdefinerede eller arkiveringsmapper, Kalender, Opgaver eller Kontaktpersoner.
Følgende arkiveringsmetoder er tilgængelige:
Hver aftale i din kalender, hver opgave eller hver kontaktperson betragtes som et separat element.
Tip
Du kan spare tid ved at flytte alle ønskede meddelelser til en specifikt oprettet brugermappe.
Arkivering af vedhæftede filer i mails
De vedhæftede filer i mails arkiveres altid i deres originale format enten i separate filer med et tilknyttet hyperlink eller som vedhæftede filer til den tilknyttede PDF-fil, der genereres fra mailen. Yderligere oplysninger findes under Arkivering af vedhæftede filer i mails.
Angivelse af arkiveringsindstillinger
Arkiveringsindstillingerne kan angives dialogboksen Indstillinger.