Sie können PDF-Dateien aus E-Mail-Anhängen in Microsoft Outlook erstellen.
Klicken Sie dazu im Hauptfenster oder einem Nachrichtenfenster in der Kofax-Funktionsleiste auf das Tool PDF aus Anhängen erstellen. Das Tool ist nur aktiv, wenn an die ausgewählte E-Mail eine Datei angehängt ist.
Der Befehl bezieht sich immer auf die Anhänge in der aktuell aktiven E-Mail. Für jeden Dateianhang wird eine separate PDF-Datei erstellt. Der Dateiname der Quelldatei wird für die PDF-Datei übernommen. Sie können einen gemeinsamen Speicherpfad für die erstellten PDF-Dateien angeben. Ist an die E-Mail eine PDF-Datei angehängt, wird diese ohne weitere Verarbeitung im Zielpfad gespeichert. Sind Dateien unterschiedlicher Typen angehängt, werden die PDF-Dateien direkt gespeichert und die anderen Dateien in PDF konvertiert.
Wenn die Konvertierung nicht möglich ist, wird eine Warnung eingeblendet. Bilddateien (.bmp, .jpg, .png, .tif usw.), .xps-, .ps- und .eps-Dateien werden direkt verarbeitet. Andere Dokumente (z. B. Word-Dateien) werden mit dem PDF Create-Druckertreiber in eine PDF-Datei gedruckt. Die mit dem jeweiligen Dateitypen verknüpfte Anwendung muss daher auf Ihrem System installiert sein.
Bei der ersten Verwendung der Anwendung ist der Speicherpfad auf „[Eigene Dateien]\PDF-Favoriten\Outlook Archiv“ voreingestellt. Mit der Schaltfläche Durchsuchen im Dialogfeld Liste der Dateianhänge können Sie einen anderen Pfad auswählen, wie im Folgenden beschrieben.
Die folgende Anleitung bezieht sich auf Microsoft Outlook.
Einstellungen wählen
Klicken Sie in der Funktionsleiste Kofax PDF für Outlook auf die Schaltfläche Einstellungen.
Geben Sie im Dialogfeld Einstellungen auf der Registerkarte mit den PDF-Erstellungsoptionen an, wie Sie bei E-Mails mit mehreren Anhängen vorgehen möchten:
Mit Zur Auswahl eines Anhangs auffordern wird eine Liste der angehängten Dateien angezeigt. Sie können die zu konvertierenden Dateien und einen Speicherpfad auswählen.
PDFs aus Anhängen erstellen
Wählen Sie eine E-Mail aus, die eine oder mehrere Dateianhänge mit einem unterstützten Dateityp enthält.
Klicken Sie in der Kofax PDF-Funktionsleiste in Outlook auf das Werkzeug PDF aus Anhängen erstellen (siehe oben).
Wenn Sie in den Einstellungen Alle Anhänge konvertieren ausgewählt haben, werden die PDF-Dateien im zuletzt verwendeten Ordner gespeichert.
Wenn Sie in den Einstellungen Zur Auswahl eines Anhangs auffordern gewählt haben, wird das Dialogfeld Liste der Dateianhänge angezeigt, in dem Sie die zu konvertierenden Dateien auswählen können.
Es wird ein Speicherordner vorgeschlagen. Klicken Sie auf Durchsuchen, wenn Sie einen anderen Ordner auswählen möchten. Klicken Sie auf OK, um die PDF-Erstellung zu starten.
In allen Fällen wird das Informationsfenster Ergebnisse mit Angaben zur Konvertierung geöffnet. Dort können Sie den Zielordner öffnen oder eine erzeugte PDF-Datei durch Doppelklicken auf ihren Dateinamen öffnen.
Tipp
Wenn Sie den Zielordner für die automatische Speicherung ändern möchten, öffnen Sie das Dialogfeld Einstellungen und wählen Sie die Option Zur Auswahl eines Anhangs auffordern. Dann können Sie einen anderen Zielordner auswählen. Anschließend wählen Sie im Dialogfeld Einstellungen wieder die Option Alle Anhänge konvertieren.
PDF-Dateien erstellen und importieren
Wenn Sie eine E-Mail schreiben, können Sie Nicht-PDF-Dateien von Ihrer Festplatte in einem Arbeitsschritt in PDF konvertieren und an die E-Mail anhängen. Siehe Hilfethemen: PDF-Dateien erstellen und an E-Mails anhängen.
Hinweise
Enthält der Ordner der Quelldatei bereits eine PDF-Datei mit demselben Dateinamen, wird an den Dateinamen der erstellten PDF-Datei zur Unterscheidung eine Nummer angehängt.
Wenn die Kofax-Funktionsleiste nicht angezeigt wird, sehen Sie unter Fehlerbehebung für PDF Create nach.
Ist auf Ihrem System PDF Convert installiert, enthält die Kofax-Funktionsleiste eine zusätzliche Schaltfläche zur Konvertierung von PDF-Dateianhängen in andere Dateitypen. Kofax Power PDF bietet zwei weitere Schaltflächen, mit denen Sie E-Mail-Ordner oder E-Mails im Format PDF archivieren bzw. auf zusätzliche Einstellungen zugreifen können.