PDF:n luonti sähköpostiviestien liitteistä

Ohjelmalla voi luoda PDF-tiedostoja Microsoft Outlook -sähköpostiviestien liitteistä.

Luonti käynnistetään Luo PDF liitteistä -työkalulla, joka sijaitsee sekä pääikkunan että avoimen sähköpostiviesti-ikkunan Kofax-valintanauhassa. Työkalu aktivoituu vain silloin, kun valitussa viestissä on liite.

Komento toimii aktiivisen viestin liitteissä. Jokaisesta liitteestä luodaan yksi PDF-tiedosto, joka nimetään liitetiedoston mukaan. Luoduille PDF-tiedostoille voi määrittää yhden kohdesijainnin. Jos liite on PDF-tiedosto, se tallennetaan kohdesijaintiin ilman käsittelyä. Jos liitteet ovat eri tiedostotyyppiä, PDF-tiedostot tallennetaan suoraan ja muut muunnetaan PDF-muotoon.

Ohjelma ilmoittaa varoituksella, jos muunto ei ole mahdollista. Kuvatiedostot (bmp, jpg, png, tif jne.) sekä xps-, ps- ja eps-tiedostot käsitellään suoraan. Muut asiakirjat, kuten Word-tiedostot, tulostetaan PDF Create -ohjelmaan. Tämä edellyttää, että kyseiseen tiedostotyyppiin yhdistetty lähdesovellus on asennettu järjestelmään.

Ensimmäisellä käyttökerralla tiedostot tallennetaan oletussijaintiin, joka on My Documents (Omat tiedostot)\PDF Favorites (PDF-suosikit)\Outlook Archive (Outlook-arkisto). Sijainnin voi muuttaa Liitetiedostojen luettelo -valintaikkunassa olevalla Selaa-painikkeella alla kuvatulla tavalla.

Seuraavassa kuvauksessa käytetään Microsoft Outlookia.
 

Oletusasetusten määritys

1. Valitse Asetukset-työkalu Kofax PDF for Outlook-ohjelmalle -valintanauhasta.

2. Määritä useita liitteitä sisältävien viestien käsittely Asetukset-valintaikkunan PDF:n luonti -välilehdellä:

1. • Jos haluat, että kaikki liitteet muunnetaan joka kerralla, ilman käyttäjän toimia ja tallennetaan viimeksi käytettyyn paikkaan, valitse Muunna kaikki liitteet.

   • Valitse Pyydä tekemään valinta saadaksesi luettelon liitteistä. Näin voit valita, mitkä muunnetaan ja valita tallennussijainnin.

PDF:n luonti liitteistä

1. Valitse viesti, jossa on yksi tai useampi liite, joiden tiedostotyyppiä tuetaan.

2. Valitse Luo PDF liitteistä -työkalu (näytetään yllä) Kofax PDF for Outlook-ohjelmalle -valintanauhasta.

3. Jos oletusasetukseksi on määritetty Muunna kaikki liitteet, PDF-tiedostot tallennetaan viimeksi käytettyyn kansioon.

4. Jos olet pyytänyt vahvistusta, voit valita muunnettavat liitteet Liitetiedostojen luettelo -valintaikkunasta.

5. Ohjelma ehdottaa kohdekansiota, jonka voi muuttaa napsauttamalla Selaa. Aloita luonti napsauttamalla OK.

6. Kaikissa vaihtoehdoissa näyttöön tulee Tulokset-tietoruutu, jossa ilmoitetaan muunnon onnistumisesta. Sen avulla voi avata kohdekansion tai tarkastella luotua PDF-tiedostoa kaksoisnapsauttamalla sen nimeä.

Vihje

Automaattisen tallennuksen kohdekansiota voi muuttaa Asetuksista määrittämällä pyynnön. Automaattisen muunnon voi tarvittaessa palauttaa Asetuksista.

PDF-tiedostojen luonti ja tuonti

Lähtevää sähköpostiviestiä valmistellessa paikalliselta tietokoneelta voi valita muita kuin PDF-muotoisia tiedostoja, muuntaa ne PDF-muotoon ja liittää viestiin. Lisätietoja: PDF-tiedostojen luonti sähköpostiviestien liitteiksi.

Huomautuksia

Jos luotu PDF-tiedosto tallennetaan paikkaan, jossa on jo samanniminen PDF-tiedosto, uuden tiedoston nimeen lisätään numeropääte erottamaan tiedostonimiä.

Jos et näe Kofax-valintanauhaa, katso lisätietoja kohdasta PDF Create -ohjelman vianmääritys.

Jos tietokoneeseen on asennettu PDF Convert, Kofax-valintanauhassa on ylimääräinen painike PDF-tiedostoliitteiden lukituksen poistoa varten. Power PDF tarjoaa kaksi ylimääräistä painiketta, joilla voi arkistoida sähköpostiviestejä tai sähköpostikansioita PDF-tiedostoon sekä käyttää laajempaa asetusvalikoimaa.