A Microsoft Outlook alkalmazásokban teljes mappákat archiválhat az almappáikkal együtt vagy azok nélkül.
A mappák lehetnek a szokásos mappák, (Beérkezett üzenetek, Elküldött elemek, Nagyméretű levelek, Nyomon követendő), illetve egyéni vagy archív mappák, valamint a Naptár, a Feladatok és a Névjegyek.
Az archiválás az Outlookban menüszalagok segítségével. Jelölje ki az archiválni kívánt levelezési mappát, és nyissa meg a Kofax PDF menüszalagot.
Felkészülés egy levelezési mappa archiválására
A Beállítások eszközre kattintva megjelenik a Beállítások párbeszédpanel a Levelek archiválási beállításai lappal.
Válasszon archiválási formátumot és archiválási módszert.
Az almappákat az Almappák archiválása lehetőség választásával archiválhatja.
A párbeszédpanel bezárásához kattintson az OK gombra.
Kattintson a Mappa archiválása eszközre. Megjelenik a Tallózás a mappák között párbeszédpanel. Outlook esetén a program a következő kimeneti mappát ajánlja fel: Dokumentumok > PDF-kedvencek > Outlook-archívum Fogadja el ezt vagy válasszon egy másik célmappát az archiváláshoz, és kattintson az OK gombra. Elindul az archiválási folyamat, folyamatjelzőt és (ha szükséges) figyelmeztető üzeneteket megjelenítve.
A rendszer a célmappába menti a kiválasztott levelezési mappa tartalmát. A fájlrendszerben létrehozott mappastruktúra a levelezési rendszer mappastruktúráját követi.
Tipp:
Ha úgy archivál teljes mappákat, hogy külön PDF-fájlt hoz létre az egyes elemek számára, a létrejövő fájlok száma valószínűleg igen nagy lesz. Minden egyes naptári találkozó, feladat és névjegy külön elemnek számít. Az elemek egyetlen PDF-dokumentumba vagy -csomagba való archiválása célszerűbb lehet. A nem szükséges fájlok archiválásának elkerülése érdekében hozzon létre egy ideiglenes mappát, amely csak a szükséges fájlokat tartalmazza, és ezt a mappát archiválja.