PDF-fájlokká konvertálhatja és/vagy PDF-fájlokba archiválhatja az e-mail üzeneteket. Az archiválás a Power PDF-ben történik, a PDF Create összetevőn keresztül.
Üzenetfájlok archiválása vagy konvertálása
Az MSG és EML kiterjesztésű üzeneteket PDF-fé konvertálhatja archiválási vagy más célokból. Ezt akkor is elvégezheti, ha a számítógépen nincs telepítve levelezési ügyfélprogram. A Power PDF-be importálhat egy vagy több üzenetfájlt. Az MSG-, EML- és más támogatott fájlok vegyesen szerepelhetnek a többszörös kijelölésekben. Minden egyes így létrehozott PDF-et a program a Power PDF egy külön példányába helyez. A Power PDF-be háromféleképpen importálhat:
Az asztalról egy vagy több fájlt a Power PDF üres ablakába húzhat.
Válassza a Fájl > Megnyitás, majd a fájltípusok csoportjában a Minden fájl lehetőséget. A fájlokat a helyi fájlrendszerből vagy egy telepített dokumentumkezelő rendszerből (DMS) érheti el.
Válassza a Fájl > Új > Fájlokból > Közvetlen létrehozás lehetőséget, és folytassa a fent leírt módon.
Az üzenetfájlok PDF-fé alakításának második módja a Create Assistant használata. A fájllistára MSG- és EML-fájlokat, valamint más támogatott típusú fájlokat is felvehet. Ezt követően különböző mentési lehetőségek közül választhat, például az összes létrehozott fájlt egyetlen PDF-be egyesítheti, és használhatja a profilokat, valamint a hozzájuk kapcsolódó beállításokat.
Megjegyzések
A Create Assistant használatakor olyan profilt kell használnia, amely ugyanazt a PDF-verziót állítja be, mint amelyik a Fájl > Opciók > Új dokumentum > E-mail konvertálás csoportban lévő beállításban szerepel.
Ha az üzenetformátum a HTML kódolást használja, ki kell kapcsolnia az Internet Explorer védett módját. Az egyszerű szöveges vagy RTF formátumban mentett üzenetek esetében nincs szükség Internet Explorerre.
Archiválás egy levelezőrendszerrel való integrációval
Ez az archiválási funkció csak akkor érhető el, ha a program integrálva van a Microsoft Outlook alkalmazással. Szokásos telepítés esetén a levelezési archiválási funkció alapértelmezetten elérhető.
Megjegyzés
A telepítő Egyéni telepítés paneljének használatával bármikor engedélyezheti vagy letilthatja az integrálást.
Levelezési elemek archiválása
A Microsoft Outlook alkalmazásból PDF-fájlként archiválhat:
egy vagy több kijelölt elemet, illetve
teljes levelezési mappákat almappákkal együtt vagy azok nélkül.
A mappák lehetnek a szokásos mappák, (Beérkezett üzenetek, Elküldött levelek, Nagyméretű levelek, Nyomon követendő), illetve egyéni vagy archív mappák, valamint a Naptár, a Feladatok és a Névjegyek.
Az alábbi archiválási módszerek érhetők el:
Minden egyes naptári találkozó, feladat és névjegy külön elem.
Tipp
Időt takaríthat meg, ha a kívánt üzeneteket az erre a célra létrehozott felhasználói mappába helyezi át.
Levélmellékletek archiválása
A levélmellékletek archiválása mindig az eredeti formátumukban történik egy hivatkozásban közölt külön fájlba, illetve a levélből létrehozott PDF-fájlhoz társított mellékletként. További információ: Levélmellékletek archiválása.
Archiválási beállítások meghatározása
Az archiválási beállításokat a Beállítások párbeszédpanelen adhatja meg.