A program segítségével PDF-fájlokat hozhat létre e-mail mellékletekből a Microsoft Outlook alkalmazásban.
A létrehozás a főablakban és a megnyitott levelezési ablakban a Kofax menüszalagján látható PDF létrehozása mellékletekből eszközzel indítható el. Az eszköz csak akkor aktív, ha az éppen kijelölt üzenet rendelkezik melléklettel.
A parancs az éppen aktív üzeneten belüli mellékleteken hajt végre műveletet. Mellékletenként egy PDF-fájl jön létre, az egyes PDF-ek neve a melléklet fájlneve lesz. A létrehozott PDF-fájloknak megadhat egyetlen célhelyet. Ha a melléklet PDF-fájl, a program egyszerűen, feldolgozás nélkül menti azt a célhelyre. Ha a mellékletben több fájltípus található, a PDF-fájlokat a program közvetlenül menti, a többi fájlt pedig PDF-fájllá konvertálja.
Ha a konvertálás nem lehetséges, figyelmeztetés jelenik meg. A képfájlokat (BMP, JPG, PNG, TIF stb.), valamint az XPS-, PS- és EPS-fájlokat közvetlenül dolgozza fel a rendszer. A többi dokumentumot (például Word-fájlokat) a PDF Create alkalmazásba nyomtatja. Emiatt a fájltípushoz társított natív alkalmazásnak jelen kell lennie a rendszeren.
Első használatkor az alapértelmezett mentési hely a [Dokumentumok]\PDF-kedvencek\Outlook Archive. Ezt a Csatolt fájlok listája párbeszédpanelen található Tallózás gomb segítségével módosíthatja az alább leírt módon.
Az alábbi leírás a Microsoft Outlook alkalmazásra vonatkozik.
Beállítások megadása
Válassza a Beállítások eszközt a Kofax PDF Outlook alkalmazáshoz menüszalagon.
A Beállítások párbeszédpanel PDF-létrehozás lapján adja meg a több melléklettel rendelkező üzenetek kezelési módját:
Válassza a Kijelölés kérése lehetőséget, ha meg kívánja tekinteni a mellékletek listáját. Így kiválaszthatja, hogy melyiket szeretné konvertálni, és megadhatja a mentési helyet.
PDF-létrehozás mellékletekből
Jelöljön ki egy olyan üzenetet, amelyhez egy vagy több, támogatott fájltípusú melléklet tartozik.
Kattintson a (fent látható) PDF létrehozása mellékletekből eszközre a Kofax PDF Outlook alkalmazáshoz menüszalagon.
Ha Az összes melléklet konvertálása lehetőséget választja, a PDF-fájlokat az utoljára használt mappába menti a program.
Ha rákérdezést kért, a Csatolt fájlok listája párbeszédpanelen kiválaszthatja a konvertálni kívánt mellékleteket.
A program felajánl egy célmappát. A módosításához kattintson a Tallózás gombra. A létrehozás elindításához kattintson az OK gombra.
Az Eredmények információs panel minden esetben megjelenik, és jelenti a konvertálás sikerességét. Lehetővé teszi a kimeneti mappa megnyitását vagy az eredményül kapott PDF-fájl megtekintését, ha duplán a nevére kattint.
Tipp
Ha módosítania kell az automatikus mentéshez használt célmappát, a Beállítások párbeszédpanelen válassza a rákérdezést, így módosíthatja a célmappát, majd a Beállítások párbeszédpanelen visszaállíthatja az automatikus konvertálást.
PDF-fájlok létrehozása és importálása
Amikor egy kimenő e-mailt hoz létre, kijelölhet olyan nem PDF-fájlokat a számítógépen, amelyeket PDF-fájllá szeretne konvertálni és az üzenethez kíván csatolni. Lásd: PDF-fájlok létrehozása levélmellékletek céljára.
Megjegyzések
Ha már létezik egy PDF-fájl a mentési helyen ugyanolyan néven, mint a létrehozni kívánt PDF, az új fájl egy numerikus utótagot kap, így megmaradnak az egyedi fájlnevek.
Ha nem látja a Kofax menüszalagját, tanulmányozza a PDF Create – Hibaelhárítás című témakört.
Ha már telepítve van a Kofax PDF Convert, a Kofax menüszalagján egy további gomb fog megjelenni, amellyel feloldható a PDF-fájlmellékletek zárolása. A Kofax Power PDF két további gombot ad hozzá. Az egyik lehetővé teszi a levelezési mappák vagy az e-mailek archiválását egy PDF-fájlba, a Beállítások gomb pedig beállítások szélesebb kínálatát biztosítja.