PDF létrehozása dokumentumkezelő rendszerből

Ha a Power PDF Advanced programmal telepítették, akkor a Create Assistant képes fájlokat importálni a dokumentumkezelő rendszerből (DMS).

  • A Create Assistant rendszerben kattintson a Hozzáadás gombra, majd válassza ki a Megnyitás dokumentumkezelő rendszerből lehetőséget a legördülő listából. Megnyílik a DMS Selection párbeszédpanel, amely felhőalapú tárhelyeket (például Evernote) és minden támogatott és telepített rendszert kínál a kliens komponenssel a számítógépén.
  • Válassza ki a preferált DM rendszert. A Create Assistant megjegyzi a kiválasztást, és nem kínálja fel többé a DMS Selection párbeszédpanelt mindaddig, amíg újra nem indítja az alkalmazást.

A dokumentumkezelő rendszerből importált fájlok írásvédett másolatok, az eredeti fájlok érintetlenek maradnak.

 

Microsoft SharePoint

A Power PDF (a PDF Create alkalmazással együtt) támogatja ezt a dokumentumkezelő rendszert, és biztosítja a szükséges felületet, amely három párbeszédpanelből áll.

Megnyitás a SharePoint alkalmazásból

Egy meghatározott SharePoint-helyet nyit meg, lehetővé téve egy fájl kiválasztását. A Helyek gombbal megnyitható a SharePoint-helyek párbeszédpanel, amelyen másik helyre válthat.

SharePoint helyek

A különböző SharePoint-helyek listájának kezelését biztosítja. Kattintson a Hozzáadás gombra a Csatlakozási beállítások párbeszédpanel megjelenítéséhez.

Csatlakozási beállítások

Itt adhatja meg a kiszolgáló és a hely nevét, vagy a SharePoint-hely pontos URL-címét. Ezen kívül beállíthat egy alapértelmezett helyet, ahova a Megnyitás dokumentumkezelő rendszerből elemre kattintva léphet.

 

Más dokumentumkezelő rendszerek támogatása

A támogatott rendszereket a rendszerkövetelmények részletezik.

Az eDOCS , az iManage és az iManage WorkSite közvetlenül a saját felületén keresztül érhető el. A fájlok elérését ezen felület teszi lehetővé.

A létrehozott PDF-fájlokat egyesével is mentheti dokumentumkezelő rendszerekbe. Lásd: Mentés dokumentumkezelő rendszerekbe.

 

Helyi munkafolyamat

Amikor a SharePoint, az eDOCS vagy az iManage WorkSite rendszerben dolgozik, akkor a Kofax PDF vezérlők két szolgáltatást nyújtanak:

  • Nem PDF-fájl kiválasztása a dokumentumkezelő rendszer felületén, és konvertálása helyi PDF-fájllá. A forrásfájlra a művelet nincs hatással. A PDF ugyanarra a helyre kerül, és ugyanazt a nevet viseli, mint a forrás.

  • Nem PDF-fájl kiválasztása a helyi számítógépről, majd PDF-fájllá konvertálása, végül importálása a dokumentumkezelő rendszerbe az aktuális vagy a megadott helyre.

Mindkét esetben háttérben zajló közvetlen konvertálás megy végbe. A képfájlok (BMP, JPG, PNG, TIFF) és a dokumentumfájlok (XPS, PS és EPS) megfelelő alapértelmezett beállításokkal kerülnek közvetlenül feldolgozásra. A többi dokumentumot (például Word-fájlokat) a PDF Create alkalmazásba nyomtatja. Ezért a fájltípushoz társított natív alkalmazásnak jelen kell lennie a rendszeren. Ezekben az esetekben a konvertálás a Power PDF nyomtató-illesztőprogram aktuális beállításaival történik.

 

PDF-fájlok létrehozása a SharePoint rendszerből

Ahhoz, hogy ez a funkció elérhető legyen a SharePoint rendszerben egy rendszergazdának kell konfigurálnia azt.

Ha PDF-fájlt kíván létrehozni egy támogatott, nem PDF-fájlból a SharePoint rendszerben, akkor jelölje ki a fájlt, majd válassza a PDF létrehozása lehetőséget a helyi menüben. Válassza a PDF elküldése lehetőséget a PDF új e-mail üzenethez csatolására az alapértelmezett levelezési alkalmazásában anélkül, hogy helyi másolatot helyezne el a SharePoint rendszerben.

Ha külső fájlból szeretne PDF-fájlt létrehozni, akkor lépjen a kívánt SharePoint-mappába, és nyissa meg az Új menüt. Válassza ki az Új Kofax PDF elemet (amelyhez lehet, hogy a rendszergazda más nevet rendelt hozzá), majd keresse meg a fájlt.

 

PDF-fájlok létrehozása a eDOCS rendszerből

Ha az eDOCS rendszerben szeretne PDF-fájlt létrehozni, akkor használja a PDF létrehozása helyimenü-elemet a Windows Explorer Dokumentumkezelő bővítmény ügyfélalkalmazásából. A támogatott fájltípusok listáját a PDF Create Assistant című témakörben tekintheti meg. A PDF elküldése e-mailben elem szintén rendelkezésre áll.

Ha külső fájlból szeretne PDF-fájlt létrehozni, akkor jelölje ki a Dokumentum menü Új PDF létrehozása elemét. A dokumentumprofil létrehozása közben határozhatja meg a forrásdokumentumot és a célhelyet az eDOCS rendszerben.

 

PDF-fájlok létrehozása az iManage WorkSite rendszerből

Használja a iManage konnektor ügyfélalkalmazásban található Kofax PDF beépülő modul Kofax PDF menüjét. Részletes információkért lásd a Az iManage beépülő modul eszköztár részt.

 

PDF létrehozása fájlból az iManage webes felületéről

Ehhez a feladathoz a következőkre van szüksége:

  • A Power PDF kiegészítő az iManage 10 konnektorhoz telepítve van az iManage kiszolgálóra.
  • Működő iManage fiók.
  1. Az internetböngésző segítségével jelentkezzen be az iManage rendszerbe.
  2. Válassza ki a konvertálandó fájlokat. Kiválaszthat XPS, Office és képfájlokat.
  3. Futtassa a PDF létrehozása parancsot a következők bármelyikének folytatásával:
    • Kattintson a ... ikonra a dokumentum mellett a jobb oldalon, majd válassza a PDF létrehozása ikont (PDF létrehozása ikon).
    • Kattintson a PDF létrehozása (PDF létrehozása ikon) ikonra a dokumentumlista címsorában.
    • Nyissa meg a dokumentum előnézetét, majd kattintson a PDF létrehozása (PDF létrehozása ikon) ikonra a fejlécen.
  4. Ha több fájlt választott ki, megjelenik az Elemek egyesítése egy PDF fájlban párbeszédpanel.

    1. Döntse el, hogyan használja a kiválasztott fájlokat:

      • PDF létrehozása az összes beolvasott dokumentumból: PDF-fájlt hoz létre minden egyes forrásdokumentumból az eredeti fájlnevek felhasználásával.

      • Fájlok egyesítése egy PDF-dokumentumba: Összevonja az összes forrásfájlt egyetlen PDF kimeneti fájlba. Az alábbi listában válasszon ki egy fájlt, majd állítsa be a sorrendet a Fel és Le gombokkal.

    2. Válassza ki, hogyan töltse fel az eredményként kapott fájlt vagy fájlokat az iManage kiszolgálóra:
      • Új dokumentum mentése: Feltölti a kimeneti fájlt vagy fájlokat új iManage dokumentumként. Az új dokumentumoknak ugyanaz a neve, de egyedi dokumentumszámuk van. Opcionálisan válassza a PDF eredetihez kapcsolása lehetőséget az eredeti fájl társításához a fájl tulajdonságaiban.
      • Új verzió mentése: Feltölti a kimeneti fájlt vagy fájlokat az iManage dokumentum vagy dokumentumok verziójaként.
        Megjegyzés: Az egyes dokumentumváltozatok eltérő fájlformátummal rendelkezhetnek.
  5. Ha egyetlen fájlt választott ki, megjelenik a Mentés másként párbeszédpanel. Válassza ki, hogyan töltse fel az eredményül kapott fájlt az iManage szerverre a fent leírtak szerint.

A feltöltés befejeztével a kimeneti fájl vagy fájlok megjelennek az iManage dokumentumlistájában. A lista frissítése szükség szerint. További tudnivalókért lásd az Integráció a dokumentumkezelő rendszerekkel lehetőséget.

 

Megjegyzés

A Worldox, Documentum és a DocuShare rendszerben a forrásfájlok nem nyithatók meg közvetlenül a dokumentumkezelő rendszerből. Használja a Create Assistant Hozzáadás/Megnyitás dokumentumkezelő rendszerből elemét a fájl eléréséhez, majd a Mentés dokumentumkezelő rendszerbe lehetőséggel mentse el az eredményül kapott PDF-fájlt a dokumentumkezelő rendszerbe. Részletekért lásd: Mentés dokumentumkezelő rendszerekbe.