Als het met Power PDF Advanced wordt geïnstalleerd, kunt u met de Create Assistent bestanden uit een DMS (documentmanagementsysteem) importeren. Ga als volgt te werk om een bestand vanuit een DMS te openen:
Bestanden die vanuit een DMS worden geïmporteerd, zijn alleen-lezen kopieën. De oorspronkelijke bestanden zijn niet beschikbaar.
Microsoft SharePoint
Power PDF ondersteunt (samen met PDF Create) dit DMS en biedt hiervoor de vereiste interface die uit drie dialoogvensters bestaat:
Hiermee opent u een vooraf gedefinieerde SharePoint-locatie, waarin u één bestand kunt selecteren. Met de knop Sites opent u het dialoogvenster SharePoint-sites, zodat u naar een andere site kunt gaan.
Hiermee kunt u een lijst van verschillende SharePoint-sites beheren. Klik op Toevoegen om het dialoogvenster Verbindingsinstellingen te openen.
Hierin kunt u een server en site of een exacte URL voor een SharePoint-site opgeven. U kunt hier ook één site instellen als standaardsite, zodat u direct naar deze site gaat als u op Openen vanuit DMS klikt.
Overige DMS-ondersteuning
Bij Systeemvereisten vindt u een overzicht van ondersteunde systemen.
Via de eigen interface van eDOCS, iManage en iManage WorkSite heeft u direct toegang tot de bestanden in het DMS.
U kunt PDF-bestanden die u maakt, één voor één opslaan in het DMS. Zie Opslaan in een DMS.
Werken vanuit een ander programma
Als u in SharePoint, eDOCS Enterprise of iManage Worksite werkt, beschikt u over twee Kofax PDF-functies:
U kunt één niet-PDF op de DMS-interface selecteren en deze ter plekke converteren naar PDF. Het bronbestand blijft intact. De pdf wordt op dezelfde locatie als de bron geplaatst en krijgt dezelfde naam.
In beide gevallen gaat het om directe conversies die op de achtergrond worden uitgevoerd. Afbeeldingsbestanden zoals BMP, JPG, PNG, TIFF en documentbestanden zoals XPS, PS en EPS worden direct verwerkt met geschikte standaardinstellingen. Overige documenten (zoals Word-bestanden) worden afgedrukt naar PDF Create. Dit houdt in dat het programma dat is gekoppeld aan het bestandstype op uw systeem aanwezig moet zijn. In dergelijke gevallen wordt de conversie uitgevoerd op basis van de huidige instellingen van het Power PDF-printerstuurprogramma.
PDF-bestanden maken vanuit SharePoint
Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in SharePoint als deze is geconfigureerd door een beheerder.
Als u een PDF wilt maken van een ondersteund bestandstype (niet-PDF) in SharePoint, selecteert u het bestand en kiest u in het snelmenu PDF maken. Selecteer PDF verzenden als u de PDF als bijlage wilt bijvoegen aan een nieuw e-mailbericht in uw standaard e-mailprogramma zonder dat er een lokale kopie in SharePoint wordt geplaatst.
Als u een PDF wilt maken van een extern bestand, gaat u naar de gewenste SharePoint-map en opent u het menu Nieuw. Selecteer de optie Nieuwe Kofax PDF (of de naam die de beheerder voor deze optie heeft ingesteld) en blader vervolgens naar het bestand.
PDF-bestanden maken in eDOCS
Als u een PDF wilt maken van bestanden in eDOCS, gebruikt u de optie PDF maken in het snelmenu vanuit het clientprogramma DM Extension voor Windows Verkenner. Zie het onderwerp PDF Create assistent voor een overzicht van ondersteunde bestandstypen. De optie PDF verzenden is ook beschikbaar.
Als u een PDF-bestand wilt maken van een extern bestand, kiest u in het menu Document de optie Nieuwe PDF maken. Tijdens het opzetten van het documentprofiel definieert u het brondocument en de doellocatie in eDOCS.
PDF-bestanden maken in iManage WorkSite
Gebruik de Kofax PDF-werkbalk vanuit de Kofax PDF-invoegtoepassing in het iManage-clientprogramma. Raadpleeg De werkbalk van iManage-invoegtoepassing voor meer informatie.
Opmerking
In Worldox, Documentum en DocuShare kunt u bronbestanden niet rechtstreeks vanuit het DMS openen. Gebruik in de Create-assistent de optie Toevoegen / Openen vanuit DMS om een bestand te openen en Opslaan naar DMS om het PDF-doelbestand weer op te slaan in het DMS. Zie Opslaan in een DMS voor meer informatie.