U kunt met het programma PDF-bestanden maken van e-mailbijlagen in Microsoft Outlook.
U maakt de bestanden via de knop PDF maken van bijlagen. Deze knop staat op het Kofax-lint dat u zowel in het hoofdvenster als in de berichtvensters ziet. De functie is alleen beschikbaar als het geselecteerde bericht een bijlage bevat.
Deze opdracht is van toepassing op de bijlagen in het actieve bericht. Er wordt voor elke bijlage één PDF-bestand gemaakt. Elke PDF krijgt de naam van het bijlagebestand. U kunt één doellocatie opgeven voor de gegenereerde PDF-bestanden. Als de bijlage een PDF-bestand is, wordt deze zonder verdere verwerking in de doellocatie opgeslagen. Als de bijlagen van verschillende bestandstypen zijn, worden de PDF-bestanden direct opgeslagen en de overige bestanden geconverteerd naar PDF.
Er verschijnt een waarschuwing als conversie niet mogelijk is. Afbeeldingsbestanden (BMP, JPG, PNG, TIF, enzovoort) en XPS-, PS- en EPS-bestanden worden direct verwerkt. Overige documenten (zoals Word-bestanden) worden afgedrukt naar PDF Create. Dit houdt in dat het programma dat is gekoppeld aan het bestandstype op uw systeem aanwezig moet zijn.
Bij eerste gebruik is de standaard doellocatie [Mijn documenten]\PDF-favorieten\Outlook-archief. U kunt een andere doellocatie opgeven via de knop Bladeren in het dialoogvenster Lijst met bijlagebestanden. Zie hierna voor een beschrijving.
De volgende beschrijving is gebaseerd op Microsoft Outlook.
Voorkeuren instellen
Kies de knop Instellingen op het lint Kofax PDF voor Outlook.
Geef op het tabblad PDF maken van het dialoogvenster Instellingen aan hoe u berichten met meerdere bijlagen wilt verwerken:
Kies Vragen om selectie als u een lijst met de bijlagen wilt openen. Hierin kunt u kiezen welke bijlagen u wilt converteren en een doellocatie kiezen.
PDF's maken van bijlagen
Selecteer een bericht met een of meer bijlagen van een ondersteund bestandstype.
Klik op het lint Kofax PDF voor Outlook op de knop PDF maken van bijlagen (zie hierboven).
Als u Alle bijlagen converteren heeft gekozen, worden de PDF-bestanden opgeslagen in de laatst gebruikte map.
Als u Vragen om selectie heeft geselecteerd, kunt u in het dialoogvenster Lijst met bijlagebestanden kiezen welke bijlagen u wilt converteren.
Er wordt een doelmap voorgesteld. Klik op Bladeren om een andere map te kiezen. Klik op OK om de PDF('s) te maken.
In alle gevallen verschijnt het informatievak Resultaten met een verslag van de conversie. Hiermee kunt u de doelmap openen of een PDF-doelbestand bekijken door erop te dubbelklikken.
Tip
Als u een andere doelmap wilt opgeven voor automatische opslag, gaat u naar Instellingen, kiest u Vragen om selectie en wijzigt u de doellocatie. Vervolgens gaat u via Instellingen weer terug naar automatische conversie.
PDF-bestanden maken en importeren
Als u een nieuw e-mailbericht opstelt, kunt u op uw computer niet-PDF-bestanden selecteren om ze naar PDF te converteren en als bijlage toe te voegen aan het bericht. Zie PDF-bestanden maken als e-mailbijlage.
Opmerkingen
Als er in de doellocatie al een PDF-bestand bestaat met dezelfde naam als een PDF die wordt gemaakt, wordt aan de naam van het nieuwe bestand een volgnummer toegevoegd.
Raadpleeg Problemen met PDF Create oplossen als u het Kofax-lint niet ziet.
Als Kofax PDF Convert is geïnstalleerd, bevat het Kofax-lint een extra knop voor het converteren van PDF-bestandsbijlagen. In Kofax Power PDF zijn nog twee knoppen toegevoegd, waarmee u e-mailberichten of -mappen kunt archiveren als PDF. De knop Instellingen biedt bovendien toegang tot nog meer opties.