U kunt e-mailberichten naar PDF converteren en archiveren. In Power PDF archiveert u items via PDF Create.
Berichtbestanden archiveren en converteren
E-mailberichten met de extensies MSG en EML kunnen voor archivering of andere doeleinden naar PDF worden geconverteerd. Dit is zelfs mogelijk als er geen mailclient op de computer is geïnstalleerd. Een of meer berichtbestanden kunnen in Power PDF worden geïmporteerd. Het is mogelijk om MSG en EML en andere ondersteunde bestanden tegelijk te selecteren. Elke gegenereerde PDF wordt in een afzonderlijk exemplaar van Power PDF opgenomen. Importeren in Power PDF is op drie manieren mogelijk:
Sleep een of meer bestanden van het bureaublad naar een leeg venster van Power PDF.
Klik op Bestand > Openen en selecteer Alle bestanden bij bestandstype. Bestanden zijn toegankelijk vanuit een lokaal bestandssysteem of een geïnstalleerd documentmanagementsysteem (DMS).
Klik op Bestand > Nieuw > Van bestanden > Rechtstreeks maken en ga door zoals hierboven beschreven.
Een andere methode voor de conversie van berichtbestanden naar PDF is via de Create-assistent. MSG- en EML-bestanden kunnen net als andere ondersteunde bestandstypen aan de lijst met bestanden worden toegevoegd. Vervolgens zijn er verschillende opties voor opslaan beschikbaar. U kunt bijvoorbeeld alle gegenereerde bestanden in één PDF samenvoegen. Ook kunt u gebruikmaken van profielen en de bijbehorende instellingen.
Opmerkingen
Bij gebruik van de Create-assistent moet u een profiel selecteren waarmee dezelfde PDF-versie wordt ingesteld als in Power PDF is gedefinieerd onder Bestand > Opties > Nieuw document > E-mailconversie.
In Internet Explorer moet 'Beveiligde modus' zijn uitgeschakeld als in de berichtindeling gebruik wordt gemaakt van HTML-codering. Voor berichten die als tekst zonder opmaak of RTF worden opgeslagen, is Internet Explorer niet nodig.
Archivering door integratie met een e-mailsysteem
Deze archiveringsfunctie is alleen beschikbaar als het programma is geïntegreerd in Microsoft Outlook. Bij een standaardinstallatie is de archiveringsfunctie voor e-mail standaard beschikbaar.
Opmerking
U kunt de integratie op elk moment in- of uitschakelen via het venster Aangepaste installatie van het installatieprogramma.
E-mailitems archiveren
Vanuit Microsoft Outlook kunt u het volgende archiveren naar PDF:
een of meer geselecteerde items, of
een hele e-mailmap met of zonder submappen.
U kunt standaardmappen archiveren, zoals Postvak In, Verzonden items, aangepaste mappen en archiefmappen, de agenda, taken en contactpersonen.
U kunt kiezen uit de volgende archiveringsmethoden:
Elke afspraak, taak en contactpersoon wordt beschouwd als afzonderlijk item.
Tip
U kunt tijd besparen door alle gewenste berichten te verplaatsen naar een speciaal hiervoor gemaakte map.
E-mailbijlagen archiveren
Een e-mailbijlage wordt altijd in de oorspronkelijke indeling gearchiveerd. Dit kan als apart bestand dat is gekoppeld via een hyperlink of als bijlage bij het PDF-bestand dat is gegenereerd vanuit het e-mailbericht. Zie E-mailbijlagen archiveren voor meer informatie.
Archiveringsinstellingen definiëren
U kunt de archiveringsinstellingen definiëren in het dialoogvenster Instellingen.