Oppretting av PDF-filer fra dokumentbehandlingssystemer

Create Assistant kan importere fra et dokumentbehandlingssystem (DMS), dersom det er installert sammen med Power PDF Advanced.

I Create Assistant, klikk Legg til, og velg deretter Åpne fra DMS fra nedtrekkslisten. Dialogboksen DMS-valg vises, med Skylagringsområder (slik som Evernote) og alle støttede og installerte DM-systemer med et klientkomponent på din datamaskin.
Velg det foretrukne DMSet. Create Assistant husker valgene dine og viser ikke dialogboksen for DMS-valg på nytt igjen før du starter programmet på nytt.

Filer importert fra DMS er skrivebeskyttede kopier; originalene røres ikke.

Microsoft SharePoint

Power PDF (sammen med PDF Create) støtter dette DMS og tilbyr det nødvendige grensesnittet, som består av tre dialogbokser.

Åpne fra SharePoint

Dette åpner en definert SharePoint-plassering, som lar deg velge én enkelt fil. Knappen Webområder åpner dialogboksen SharePoint-webområder slik at du kan flytte til et annet webområde.

SharePoint-plasseringer

Dette lar deg beholde en liste over forskjellige SharePoint-webområder. Klikk på Legg til for å åpne dialogboksen Innstillinger for tilkobling.

Tilkoblingsinnstillinger

Dette lar deg angi et server- og webområdenavn, eller en nøyaktig URL-adresse for et SharePoint-webområde. Det lar deg også angi et webområde som standard, slik at du blir ført til dette webområdet når du klikker på Åpne fra DMS.

Annen DMS-støtte

Støttede systemer er forklart i systemkrav.

eDOCS, iManage og iManage WorkSite er direkte tilgjengelige via deres egne grensesnitt, noe som gir deg tilgang til filene.

PDF-filer som du oppretter, kan også lagres til DMS, igjen én om gangen. Se Lagre til dokumentbehandlingssystemer.

Work direkte

Når du arbeider i SharePoint, eDOCS Enterprise eller iManage Worksite, tilbyr Kofax PDF-kontroller to tjenester:

Velg én enkelt fil som ikke er en PDF-fil inne i DMS-grensesnittet og få den konvertert til PDF direkte. Kildefilen forblir intakt. PDFen lagres på samme sted med samme navn som kildedokumentet.
Velg én enkelt ikke-PDF-fil som skal konverteres til PDF fra den lokale datamaskinen, og importer den inn i DMS-systemet på gjeldende eller angitt plassering.

I begge tilfeller er dette direkte konverteringer som gjøres i bakgrunnen. Bildefiler slik som BMP, JPG, TIFF, og dokumentfiler slik som XPS, PS og EPS behandles direkte med tilpassede standardinnstillinger. Andre dokumenter (slik som Word-filer) skrives ut til PDF Create. Derfor krever dette at det opprinnelige programmet knyttet til filtypen må finnes på systemet. I slike tilfeller utføres konverteringen ved bruk av gjeldende innstillinger i Power PDFs utskriftsdriver.

Å opprette PDF-filer fra SharePoint

Denne funksjonen må konfigureres av en administrator for å være tilgjengelig i SharePoint.

For å opprette en PDF-fil fra en støttet fil som ikke er PDF fra SharePoint velger du filen og velger Opprett PDF-fil fra kontekstmenyen. Velg Send PDF for å legge ved PDF i en ny e-postmelding fra e-postprogrammet du bruker som standard, uten at en lokal kopi plasseres i SharePoint.

Gå til ønsket SharePoint-mappe og åpne menyen Newfor å opprette en PDF-fil fra en ekstern fil. Velg elementet Ny Kofax PDF (som kan ha blitt gitt et annet navn av administratoren), søk deretter etter filen.

Å opprette PDF-filer fra eDOCS

Bruk kontekstmenyelementet Opprett PDF fra klientprogrammet DM Extension i Windows Explorer for å opprette en PDF-fil fra en fil i eDOCS. Se en liste over støttede filtyper i emnet PDF Create Assistant. Elementet Send PDF er også tilgjengelig.

Velg Opprett ny PDF-fil fra Dokument-menyen for å opprette en PDF-fil fra en ekstern fil. Når du bygger dokumentprofilen, definerer du kildedokumentet og målplasseringen i eDOCS.

Å opprette PDF-filer fra iManage WorkSite

Bruk Kofax PDF-verktøylinjen fra Kofax PDF-tilleggsprogrammet i klientprogrammet til iManage. Se Om tilleggsverktøylinjen for iManage for mer informasjon.

For å opprett PDF-filer fra fra webgrensesnittet til iManage

Du du behøver følgende for denne oppgaven:

Power PDF-tillegg for iManage 10 installert på iManage-serveren.
En fungerende iManage-konto.

Logg på iManage ved bruk av nettleser.
Velg filen som skal konverteres. Du kan velge XPS Office, og bildefiler.
Kjør Opprett PDF-fil-kommandoen og fortsett med et av følgende:
- Klikk på ... Ikonet ved siden av dokumentet til høyre, velg deretter Opprett PDF-fil ().
- Klikk Opprett PDF-fil () på overskriften i dokumentlisten.
- Åpne forhåndsvisningen av dokumentet, klikk deretter Opprett PDF-fil´ () i overskriften.
Dersom du valgte flere filer, vises dialogboksen Sett sammen objekter til én PDF
1. Bestem hvordan du bruker de valgte filene:
  - Opprett en PDF-fil for hvert innlagte dokument: Oppretter PDF-fil fra hvert kildedokument ved bruk av de opprinnelige filnavnene.
  - Slå sammen filene til ett PDF-dokument: Slår sammen alle kildefilene inn i en enkel PDF-utdatafil. I listen under, velg en fil og angi rekkefølgen med Opp- og Ned-knappene.
2. Velg hvordan du vil laste opp resultatfilen eller -filene til iManage-serveren:
  - Lagre nytt dokument: Laster opp utdatafilen(e) som et nytt iManage-dokument. Nye dokumenter har det samme navnet, men et unikt dokumentnummer. Alternativt, velg Relater PDF til original for å assosiere originalfilen til filegenskapene.
  - Lagre ny versjon: Laster opp utdatafilen(e) som en versjon av iManage-dokumentet eller -dokumentene.
    Merk: Hver dokumentversjon kan ha et annet filformat.
Dersom du valgte en enkel fil, vil dialogboksen Lagre som vises. Velg hvordan du laster opp resultatfilen til iManage-serveren som beskrevet over.

Ettersom opplastingen avsluttes, vil utdatafilen(e) vises i dokumentlisten i iManage. Oppdater listen etter behov. For mer informasjon, se Integrasjon til DMS.

Merk

I Worldox, Documentum og DocuShare kan du ikke åpne kildefiler direkte fra dokumentbehandlingssystemet. Bruk Legg til / Åpne fra DMS i Create Assistant for å få tilgang til en fil, og bruk deretter Lagre til DMS for å lagre den resulterende PDF-filen tilbake til DMS. For mer informasjon, se Lagre til dokumentbehandlingssystemer.