Skapa PDF-filer från dokumenthanteringssystem

Om Create-assistenten installeras med Power PDF Advanced kan den användas till att importera från dokumenthanteringssystem (DMS).

Klicka på Lägg till i Create-assistenten, välj sedan Öppna från DMS på listrutan. Dialogrutan DMS-val öppnas och visar molnlagringsplatser (såsom Evernote) och alla DMS som stöds och är installerade med en klientkomponent på datorn.
Välj föredraget DMS. Create-assistenten kommer ihåg valet och visar inte dialogrutan DMS-val förrän du startar om programmet.

Filer som importeras från dokumenthanteringssystem är skrivskyddade och originalen påverkas inte.

Microsoft SharePoint

Power PDF (tillsammans med PDF Create) har stöd för det här dokumenthanteringssystemet och gränssnittet består av tre dialogrutor.

Öppna från SharePoint

När du väljer det här alternativet öppnas en angiven SharePoint-plats, där du kan välja en fil. När du klickar på knappen Webbplatser öppnas dialogrutan SharePoint-webbplatser, så att du kan gå till en annan plats.

SharePoint-webbplatser

Här kan du ha en lista med olika SharePoint-webbplatser. Klicka på Lägg till för att öppna dialogrutan Inställningar för anslutning.

Inställningar för anslutning

Här kan du ange serverns och webbplatsens namn eller den exakta URL-adressen till en SharePoint-webbplats. Det går även att välja en standardwebbplats som automatiskt öppnas när du klickar på Öppna från DMS.

Stöd för andra dokumenthanteringssystem

De system som stöds finns uppräknade i systemkraven.

eDOCS, iManage och iManage WorkSite öppnas direkt genom sina egna gränssnitt, där du sedan väljer filer.

Det går även att spara skapade PDF-filer en i taget i dokumenthanteringssystemet igen. Se Spara i dokumenthanteringssystem.

Arbeta på plats

Vid arbete i SharePoint, eDOCS och iManage Worksite tillhandahåller Kofax PDF-kontrollerna två tjänster:

Markera en fil i dokumenthanteringssystemet (i annat format än PDF) och konvertera den till PDF-format inne i systemet. Källfilen påverkas inte. PDF-filen placeras på samma plats och får samma namn som källan.
Välj en lokalt sparad fil i annat format än PDF som att konvertera till PDF och att importera till dokumenthanteringssystemet på aktuell eller angiven plats.

I båda fallen utförs direktkonvertering i bakgrunden. Bildfiler såsom BMP, JPG, PNG, TIFF och dokumentfiler såsom XPS, PS, och EPS bearbetas direkt med lämpliga standardinställningar. Andra dokument (som t.ex. Word-filer) skickas till PDF Create. Det innebär att du måste installera programmet som är associerat med filformatet. I sådana fall utförs konvertering med aktuella inställningar i Kofax PDF skrivardrivrutin.

Skapa PDF-filer i SharePoint

Funktionen måste konfigureras av systemadministratören innan du kan använda den i SharePoint.

Skapa en PDF-fil i SharePoint av en fil i ett annat kompatibelt filformat genom att markera filen och välja Skapa PDF på snabbmenyn. Välj Skicka PDF om du vill bifoga PDF-filen till ett nytt meddelande i standardprogrammet för e-post, utan att spara en filkopia i SharePoint.

Skapa en PDF-fil från en extern fil genom att öppna önskad SharePoint-mapp och öppna menyn Ny. Välj objektet Nytt Kofax PDF (det kan ha ett annat namn om administratören har lagt in det) och bläddra sedan efter filen.

Skapa PDF-filer i eDOCS

Skapa en PDF-fil i eDOCS genom att välja alternativet Skapa PDF på snabbmenyn för dokumenthanteringstilläggets klientprogram i Utforskaren. I ämnet PDF Create-assistenten finns en lista över alla filformat som stöds. Alternativet Skicka PDF i e-postmeddelande finns också.

Skapa en PDF-fil från extern fil genom att välja Skapa ny PDF på menyn Dokument. När du skapar dokumentprofilen definierar du även källdokumentet och målet i eDOCS.

Skapa PDF-filer från iManage WorkSite

Använd verktygsfältet Kofax PDF i Kofax PDF-tillägget iManage-klientprogram. Se Om verktygsfältet iManage-tillägg för mer information.

Skapa PDF-filer i webbgränssnittet iManage

Du behöver följande för den här uppgiften:

Tillägget Power PDF för iManage 10 installerat på iManage-servern.
Ett aktivt iManage-konto.

Logga in på iManage med webbläsaren.
Välj filer att konvertera. Det går att välja XPS-, Office- och bildfiler.
Kör kommandot Skapa PDF för att gå vidare med något av följande:
- Klicka på ikonen … intill dokumentet till höger och välj sedan Skapa PDF ().
- Klicka på Skapa PDF () på dokumentlistans rubrik.
- Öppna en förhandsgranskning av dokumentet och klicka sedan på Skapa PDF () i rubriken.
Om du valde flera filer öppnas dialogrutan Sammanslå objekt till en PDF.
1. Besluta hur du använder de valda filerna:
  - Skapa en PDF per källdokument: Skapar en PDF från varje källdokument och använder de ursprungliga filnamnen.
  - Kombinera filer till ett PDF-dokument: Slår samman alla källfiler till en PDF-utdatafil. Välj en fil på listan nedan och ställ sedan in ordningen med knapparna Upp och Ned.
2. Välj hur du laddar upp resulterande fil eller filer till iManage-servern:
  - Spara nytt dokument: Laddar upp utdatafilen eller utdatafilerna som ett nytt iManage-dokument. Nya dokument har samma namn med ett unikt dokumentnummer. Det går även att välja Relatera PDF till original för att associera den ursprungliga filen i filegenskaperna.
  - Spara ny version: Laddar upp utdatafilen eller utdatafilerna som en version av iManage-dokument.
    Obs! Varje dokumentversion kan ha olika filformat.
Om du valde en enskild fil öppnas dialogrutan Spara som. Välj hur du laddar upp resultatfilen till iManage-servern beskrivet ovan.

När uppladdningen slutförs visas utdatafilen eller utdatafilerna på iManages dokumentlista. Uppdatera listan efter behov. Mer information finns i Integrering med dokumenthanteringssystem.

Obs!

Det går inte att öppna källfiler direkt i dokumenthanteringssystemet i Worldox, Documentum och DocuShare. Använd Lägg till/Öppna från DMS i Create-assistenten för att öppna en fil och sedan Spara i DMS för att spara den färdiga PDF-filen i dokumenthanteringssystemet på nytt. Mer information finns i Spara i dokumenthanteringssystem.