Arkivera mappar

Du kan arkivera hela mappar med eller utan undermappar i Microsoft Outlook.

Det finns mappar av standardtyp (Inkorgen, Skickat, Stora meddelanden, För uppföljning...) samt anpassade mappar och arkivmappar som Kalender, Uppgifter och Kontakter.

I Outlook kan du arkivera objekt med hjälp av menyflikar. Välj e-postmappen som ska arkiveras och öppna menyfliksområdet i Kofax PDF.  

Så här förbereder du arkivering av e-postmappar

Inställningar-ikon

  1. Klicka på verktyget Inställningar för att öppna dialogrutan Inställningar och panelen Inställningar för e-postarkivering.

  2. Välj Arkiveringsformat och Arkiveringsmetod.

  3. Om du även vill arkivera undermappar väljer du Arkivera undermappar.

  4. Klicka på OK när du vill stänga dialogrutan.

Arkivera mapp-ikon

Klicka på verktyget Arkivera mapp. Dialogrutan Bläddra efter mapp öppnas. I Outlook föreslås följande målmapp: Dokument > PDF-favoriter > Outlook-arkiv. Godkänn mappen eller välj en annan målmapp för arkiveringen och klicka sedan på OK. Arkiveringsprocessen påbörjas och en förloppsindikator och eventuella varningsmeddelanden visas.

Innehållet i den markerade e-postmappen sparas i målmappen. Den mappstruktur som skapas är en kopia av den i e-postprogrammet.

Tips!

Om du arkiverar hela mappar och skapar en separat PDF-fil för varje objekt blir antalet filer förmodligen mycket stort. Varje möte, uppgift eller kontakt i kalendern räknas som ett unikt objekt. Det kan vara bättre att arkivera i en enskild PDF-fil eller i ett paket. Undvik att arkivera filer du inte behöver genom att skapa en tillfällig mapp som bara innehåller de filer som behövs och sedan arkivera denna.