從文件管理系統建立 PDF 檔案

如果 Create Assistant 已隨 Power PDF Advanced 安裝,則可以從文件管理系統 (Document Management System,DMS) 執行匯入。

從 DMS 匯入的檔案是唯讀副本,原始檔案則保留不動。

 

Microsoft SharePoint

Power PDF (搭配 PDF Create) 會支援此文件管理系統,並會提供由三個對話方塊組成的必要介面。

從 SharePoint 開啟

此對話方塊開啟定義的 SharePoint 位置,讓您選取單一檔案。[網站] 按鈕會開啟 [SharePoint 網站] 對話方塊,讓您移至不同網站。

SharePoint 網站

此對話方塊讓您維護不同 SharePoint 網站的清單。按一下 [新增] 以呼叫 [連線設定] 對話方塊。

連線設定

此對話方塊讓您提供伺服器和網站名稱,或 SharePoint 網站的精確 URL。您也可以將一個網站設定為預設網站,如此一來,只要按一下 [從 DMS 開啟] 就會連至該網站。

 

其他 DMS 支援

如需支援系統的詳細資訊,請參閱系統需求

eDOCS、iManage 和 iManage WorkSite 可以直接從其本身的介面存取,讓您存取檔案。

您建立的 PDF 檔案也可以儲存至 DMS,同樣地,一次一個。請參閱儲存至文件管理系統

 

原處工作

在 SharePoint、eDOCS Enterprise 或 iManage Worksite 工作時,Kofax PDF 控制項提供兩種服務:

在兩種情況下,都可以在背景直接執行轉換。您可以使用適當的預設設定直接處理 BMP、JPG、PNG、TIFF 等影像檔案,以及 XPS、PS 和 EPS 等文件檔案。其他文件 (如 Word 檔案) 則是列印至 PDF Create。,您的系統上必須有與檔案類型相關聯的原生應用程式。在這些情況下,會使用 Power PDF 印表機驅動程式中的目前設定進行轉換。

 

從 SharePoint 建立 PDF 檔案

若要在 SharePoint 中使用此功能,必須由系統管理員設定。

若要在 SharePoint 內從支援的非 PDF 檔案建立 PDF,請選取該檔案,然後從其內容功能表選取 [建立 PDF]。選取 [傳送 PDF],將 PDF 附加至預設郵件應用程式的新郵件訊息,在 SharePoint 中不需要放置本機副本

若要從外部檔案建立 PDF,請移至所需的 SharePoint 資料夾,然後開啟 [新增] 功能表。選取 [新增 Kofax PDF] 項目 (可能使用管理員指派的其他名稱),然後瀏覽該檔案。

 

從 eDOCS 建立 PDF 檔案

若要從 eDOCS 內的檔案建立 PDF,請從 Windows 檔案總管 DM Extension 用戶端應用程式使用 [建立 PDF] 內容功能表項目。如需支援的檔案類型清單,請參閱 PDF Create Assistant 主題。亦可以使用 [以電子郵件傳送 PDF] 項目。

若要從外部檔案建立 PDF,請從 [文件] 功能表選取 [建立新 PDF]。在您建立文件設定檔時,應定義 eDOCS 內的來源文件和目標位置。

 

從 iManage WorkSite 建立 PDF 檔案

從 iManage 用戶端應用程式的 Kofax PDF Add-in 使用 [Kofax PDF] 工具列。如需詳細資訊,請參閱關於 iManage Add-on 工具列

 

從 iManage Web 介面建立 PDF 檔案

您必須具備以下各項才能執行此工作:

  1. 使用網際網路瀏覽器登入 iManage。
  2. 選取要轉換的檔案。您可以選取 XPS、Office 和影像檔。
  3. 執行以下任一操作來執行 [建立 PDF] 命令:
  4. 如果您選取了多個檔案,則會顯示 [將項目合併為一個 PDF] 對話方塊。
    1. 決定要如何使用選定的檔案:

      • 為每個輸入文件建立一個 PDF:使用原始檔案名稱,從每個來源文件建立一個 PDF 檔案。

      • 將檔案合併為一個 PDF 文件:將所有來源檔案合併為一個 PDF 輸出檔案。在下面的清單中,選取一個檔案,然後使用向上向下按鈕設定順序。

    2. 選取如何將結果檔案上傳到 iManage 伺服器:
      • 儲存新文件:將輸出檔案或檔案上傳為新的 iManage 文件。新文件將使用相同的名稱,但具有不重複的文件編號。(選用) 選取 [將 PDF 關聯到原始文件],關聯檔案內容中的原始檔案。
      • 儲存新版本:將輸出檔案或檔案上傳為 iManage 文件或文件的某個版本。
        附註:每個文件版本可能使用不同的檔案格式。
  5. 如果您選取單一檔案,則會顯示 [另存新檔] 對話方塊。如上所述,選取要如何將結果檔案上傳到 iManage 伺服器。

上傳完畢後,一或多個輸出檔案就會顯示在您的 iManage 文件清單中。視需要重新整理清單。如需詳細資訊,請參閱與 DMS 整合

 

附註

WorldoxDocumentumDocuShare 中,無法直接從文件管理系統開啟來源檔案。使用 Create Assistant 中的 [從 DMS 新增] / [從 DMS 開啟] 存取檔案,然後使用 [儲存至 DMS],即可將產生的 PDF 檔案存回 DMS。如需詳細資訊,請參閱儲存至文件管理系統