Lorsque vous utilisez des descriptions de transactions d'archivage, ces dernières sont toujours utilisées en complément des descriptions de transactions standard. La description de transaction d'archivage détermine le contenu d'un fichier de transfert supplémentaire appelé fichier d'archivage.
Il existe au moins deux utilisations possibles des transactions d'archivage :
Enregistrement de données relatives à des formulaires envoyés à un système d'archivage.
FORMS peut être intégré à des systèmes d'archivage ou d'impression numérique de formulaires. Vous pouvez donc exporter vers un système externe les images de chaque formulaire individuel, les champs de votre choix, ou les deux. Ces images sont compactées et enregistrées dans des fichiers par le module Scan, Interpret ou Transfer.
Lorsque vous utilisez cette fonctionnalité, vous devez également transférer les noms des fichiers image de manière à pouvoir les récupérer ultérieurement. Pour ce faire, intégrez des variables système spécifiques dans une description de transaction. Vous pouvez inclure les variables dans la description de transaction standard, mais de nombreux utilisateurs créent une description de transaction d'archivage distincte spécifiant à la fois le contenu et le format des données que vous souhaitez transférer vers un fichier d'archivage ou un fichier de sortie distinct. Il vous appartient de concevoir la transaction d'archivage adaptée au système d'archivage externe et aux besoins de votre entreprise.
Création de fichiers de lot
Vous pouvez créer une description de transaction d'archivage qui créera un fichier de lot lorsque la tâche Transfer sera exécutée. Ce fichier de lot peut, par exemple, renommer ou supprimer des fichiers image.
Lorsque vous exécutez une tâche de transfert qui inclut une description de transaction d'archivage, Transfer enregistre les données que vous avez spécifiées dans la description de transaction d'archivage dans un fichier distinct (c'est-à-dire, séparément des données spécifiées dans la description de transaction par défaut).
Parce qu'une description de tâche peut inclure plusieurs définitions de formulaire mais une seule description de transaction d'archivage, celle-ci doit être valide pour tous les formulaires de la tâche.
Nous vous conseillons donc fortement ceci : Avant d'établir vos définitions de formulaire, définissez les noms par défaut de tous les champs qui doivent être inclus dans les descriptions de transaction d'archivage.
Création d'une description de transaction d'archivage pour l'exportation d'images
Utilisation d'une disposition commune pour vos descriptions de transactions