Beskyt forsendelse har en dialogboks med fire elementer, der kan anvendes til at beskytte filer, som du har tænkt dig at distribuere. De er arrangeret i en logisk rækkefølge, men du kan vælge én eller dem alle i en hvilken som helst rækkefølge. Du bør dog starte med at vælge en konvolut og afslutte med at signere dokumentet, da yderligere ændringer ødelægger signaturen. Forudsat at du vælger en konvolut, anvendes valgmulighederne ikke på alle åbne dokumenter, men på filer, du vælger som vedhæftede filer.
Sådan sendes PDF-dokumenter med Beskyt forsendelse
Klik på værktøjet Beskyt forsendelse i gruppen Sikkerhed på båndet Sikkerhed.
Dialogboksen Beskyt forsendelse guider dig gennem fire trin:
Vælg konvolut
Klik på dette element for at åbne ruden Konvolut. Dobbeltklik på den ønskede konvolut, eller højreklik på konvolutten, og vælg Anvend for at åbne den i dokumentruden. Konvolutten indeholder muligvis interaktive formularfelter, der skal udfyldes (hvis ikke, kan du bruge værktøjet Skrivemaskine til at indsætte tekst). Her kan du opsummere de filer, der sendes, og/eller beskrive, hvad der skal gøres med dem. Ruden giver dig også mulighed for at redigere eksisterende konvolutter eller oprette en ny konvolut af en enkelt side i en PDF- eller billedfil og definere dens tilknyttede sikkerhedsniveau. Hvis du ikke vælger en konvolut, vil alle efterfølgende trin omhandle det aktuelle dokument og ikke konvolutten og dennes vedhæftede filer.
Tilføj vedhæftede filer
Klik på dette element for at tilføje vedhæftede filer via en standarddialogboks (Åbn). De valgte filer vises i ruden Vedhæftede filer (du kan både bruge PDF-filer og andre filtyper). Vælg flere filer fra samme placering, eller gentag handlingen for at tilføje flere filer fra forskellige placeringer. Du kan også vedhæfte en PDF-pakke, der indeholder et sæt grupperede PDF-filer. PDF-filer kan have deres egen sikkerhedsbeskyttelse, hvorimod andre filer, såsom tekst- eller billedfiler, typisk ikke har det. Disse kan beskyttes ved at anvende adgangskodesikkerhed på konvolutten.
Krypter filer
Klik på dette element for at åbne ruden Sikkerhed. Træk en sikkerhedspolitik til dokumentruden for at kryptere de vedhæftede filer eller konvolutfilen. Du kan til enhver tid ændre sikkerhedsindstillingerne, før du gemmer og lukker filpakken. Du kan også vælge Fortrolighed for at anvende en adgangskode til åbning eller Ingen ændring for at indsætte en adgangskode til begrænsning og definere, hvilke handlinger er tilladt eller forbudt. Yderligere oplysninger findes under Egenskaber for sikkerhed. Under Certifikatsikkerhed skal du vælge Interaktiv for at indsætte digital-id-sikkerhed via guiden Indstillinger for certifikatsikkerhed. Både adgangskoder og certifikater anvender kryptering. Ruden Sikkerhed giver dig også mulighed for at oprette en ny sikkerhedspolitik.
Signer dokument
Klik på dette element for at åbne ruden Signer/certificer. Træk en egnet signaturpolitik til dokumentruden for at signere konvolutfilen. En konvolutskabelon vil som regel indeholde et felt, der er beregnet til en digital signatur eller signering. Hvis ikke, kan du signere konvolutten interaktivt fra båndet Sikkerhed. Vælg Signer eller Certificer for at indsætte din standardsignatur. Via Certificer kan du også begrænse tilladte handlinger for dokumentet. Se Signering og certificering af dokumenter.
Bemærk
Vent med at signere dokumentet til du har udført alle ønskede ændringer, da ændringer kan påvirke signaturens gyldighed.
Klik på Send, når dokumenterne er samlet. Dit standard-mail-program åbner en ny meddelelse med den beskyttede konvolut, som filsamlingen er placeret i. Meddelelsesfeltet indeholder oplysninger til modtageren om, hvordan vedkommende skal få adgang til de vedhæftede, beskyttede filer. Indtast de nødvendige oplysninger i e-mail-vinduet (f.eks. modtager, emne, tekst, osv.), og send e-mailen.
Før du sender dokumenter, bør du muligvis også gennemgå trinene om fjernelse af dokumentelementer, at gemme dokumentet under et nyt navn for at fjerne tidligere revisioner og (kun i Power PDF Advanced) udførelse af permanent overstregning. Du skal gennemføre disse trin, før du anvender Beskyt forsendelse.