Creazione di file PDF dai sistemi di gestione documenti

Se è installato In Power PDF Advanced, Assistente di Create è in grado di importare da un sistema di gestione dei documenti (DMS).

In Assistente di Create, fare clic su Aggiungi, quindi selezionare Apri da DMS nell’elenco a discesa. Viene visualizzata la finestra di dialogo Selezione DMS, che offre siti di archiviazione nella nuvola (ad esempio Evernote) e tutti i sistemi DMS supportati e installati con un client sul computer in uso.
Selezionare il DMS scelto. Assistente di Create ricorda la scelta e non offre di nuovo la finestra di dialogo Selezione DMS finché non si riavvia l’applicazione.

I file importati dal DMS sono copie in sola lettura; i file originali non sono toccati.

Microsoft SharePoint

Power PDF (insieme a PDF Create) supporta questo sistema DMS e fornisce l’interfaccia necessaria, che si compone di tre finestre di dialogo.

Apri da SharePoint

Questa apre un percorso SharePoint definito e consente di selezionare un singolo file. Il pulsante Siti consente di aprire la finestra di dialogo Siti SharePoint che consente di passare a un diverso sito.

Siti SharePoint

Questa finestra consente di gestire un elenco di diversi siti SharePoint. Fare clic su Aggiungi per aprire la finestra di dialogo Impostazioni di connessione.

Impostazioni di connessione

Questa finestra consente di inserire il nome di un server e di un sito oppure l’URL specifico di un sito SharePoint. Consente, inoltre, di impostare un sito come predefinito in modo che l’opzione Apri da DMS porti a quel sito.

Supporto di altri DMS

I sistemi supportati sono elencati in dettaglio nella sezione Requisiti di sistema.

È possibile accedere a eDOCS, connettore iManage e iManage WorkSite direttamente tramite la loro interfaccia e da questa accedere ai file.

I file PDF creati possono essere salvati sui sistemi DMS uno alla volta. Vedere Salvataggio sul sistema di gestione dei documenti.

Lavoro in lodo

Quando si lavora in SharePoint, eDOCS o iManage Worksite, i controlli di Kofax PDF forniscono due servizi:

Selezione di un singolo file non in formato PDF sull’interfaccia DMS e sua conversione in formato PDF nello stesso luogo. Il file di origine rimane inalterato. Il PDF viene collocato nella stessa posizione e prende lo stesso dell’origine.
Selezione di un singolo file non in formato PDF sul computer locale, da convertire in formato PDF, e da importare nel sistema DMS nella cartella corrente o in altra destinazione.

In entrambi i casi le conversioni sono dirette e avvengono in background. I file di immagine come BMP, JPG, PNG, TIFF e i file documento quali XPS, PS e EPS vengono elaborati direttamente con le impostazioni predefinite appropriate. Gli altri documenti (come i file Word), vengono stampati con PDF Create. Pertanto, sul sistema dell’utente devono essere installate le applicazioni native associate ai tipi di file. In questi casi la conversione avviene utilizzando le impostazioni correnti del driver della stampante di Power PDF.

Creazione di file PDF da SharePoint

Perché questa funzionalità sia disponibile in SharePoint, è necessario che venga configurata da un amministratore.

Per creare un file PDF a partire da un file non PDF supportato presente in SharePoint, selezionare il file e selezionare l’opzione Crea PDF dal menu contestuale. Selezionare Invia PDF per allegare il PDF a un nuovo messaggio e-mail dalla propria applicazione di posta predefinita, senza inserire una copia locale in SharePoint.

Per creare un PDF da un file esterno, passare alla cartella SharePoint desiderata e aprire il menu Nuovo. Selezionare l’elemento Nuovo Kofax PDF (l’amministratore potrebbe avere assegnato un nome diverso), quindi cercare il file.

Creazione di file PDF all’interno di eDOCS

Per creare un file PDF da file in eDOCS, utilizzare il menu contestuale Crea PDF dell’applicazione client Estensione DM di Esplora risorse di Windows. L’elenco dei tipi di file supportati è disponibile nell’argomento Assistente di Kofax PDF Create. È presente anche la voce Invia PDF in e-mail.

Per creare un file PDF da un file esterno, selezionare Crea nuovo PDF dal menu Documento. Durante la creazione del profilo del documento, definire il documento di origine e il percorso di destinazione all’interno di eDOCS.

Creazione di file PDF da iManage WorkSite

Usare la barra degli strumenti Kofax PDF del componente aggiuntivo Kofax PDF nell’applicazione client connettore iManage. Per i dettagli, vedere Informazioni sulla barra degli strumenti di iManage Add-on.

Creare file PDF dall’interfaccia Web di iManage

Per questa attività, occorre quanto di seguito:

Il componente aggiuntivo Power PDF per iManage 10 installato sul server iManage.
Un account iManage attivo.

Accedere a iManage dal browser Internet in uso.
Selezionare file PDF da convertire. È possibile selezionare XPS, Office e file di immagine.
Eseguire il comando Crea PDF procedendo con una delle seguenti azioni:
- Fare clic sull'icona ... accanto al documento sulla destra, quindi selezionare Crea PDF ().
- Fare clic su Crea PDF () sull'intestazione dell'elenco documenti.
- Aprire l'anteprima del documento, quindi fare clic su Crea PDF () sull'intestazione.
Se sono stati selezionati più file, viene visualizzata la finestra di dialogo Unisci elementi in un PDF.
1. Decidere come usare i file selezionati:
  - Crea un PDF per ogni documento di input: Crea un file PDF da ciascun documento di origine, usando i nomi dei file originali.
  - Combina file in un unico documento PDF: Unisce tutti i file di origine in un unico file di output PDF. Nell'elenco di seguito, selezionare un file, quindi impostare l'ordine con i pulsanti Su e Giù .
2. Selezionare come caricare il file o i file risultanti sul server iManage:
  - Salva un nuovo documento: Carica il file o i file di output come un nuovo documento iManage. I nuovi documenti hanno lo stesso nome ma un numero di documento univoco. In via opzionale, selezionare Correla PDF all’originale per associare il file originale nelle proprietà del file.
  - Salva nuova versione: Carica il file o i file di output come versione di uno o più documenti iManage.
    Nota: ogni versione del documento può avere un diverso formato file.
Se è stato selezionato un singolo file, viene visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome. Selezionare come caricare il file risultante sul server iManage come descritto sopra.

Al termine del caricamento, il file o i file di output sono visibili nell'elenco dei documenti di iManage. Aggiornare l'elenco secondo necessità. Per ulteriori nformazioni, vedere Integrazione in DMS.

Nota

In Worldox, Documentum e DocuShare non è possibile aprire i file di origine direttamente dal sistema di gestione dei documenti. Per accedere a un file utilizzare l’opzione Aggiungi/Apri da DMS di Assistente di Create, quindi Salva in DMS per salvare il file PDF risultante nel proprio sistema DMS. Per i dettagli vedere Salvataggio sul sistema di gestione dei documenti.