Du kan arkivere hele mapper med eller uten undermappene i Microsoft Outlook.
Mapper kan være av standardtypen (Innboks, Sendt e-post, Stor e-post, For oppfølging), tilpassede eller arkivmapper, Kalender, Oppgaver eller Kontakter.
Arkivering i Outlook kan foretas ved hjelp av bånd. Velg e-postmappen som skal arkiveres, og åpne Kofax PDF-båndet.
Slik kan du arkivere e-postmapper
Klikk Innstillinger-verktøyet for å vise Innstillinger-dialogboksen med E-postarkiveringsinnstillinger-panelet åpnet.
Velg Arkivformat og Arkivmetode.
Hvis du også vil arkivere undermapper, velger du Arkiver undermapper.
Klikk på OK for å lukke dialogboksen.
Klikk på Arkiver mappe-verktøyet. Dialogboksen Bla gjennom etter mappe vises. For Outlook tilbyr programmet utdatamappen: Dokumenter > PDF-favoritter > Outlook-arkiv. Godta den eller velg en annen målmappe for arkivering, og klikk deretter OK. Arkiveringsprosessen starter, med fremdriftsvisning og (om nødvendig) advarsler.
Innholdet i den valgte e-postmappen vil lagres under målmappen. Den opprettede mappestrukturen i filsystemet følger mappestrukturen til e-postsystemet.
Tips:
Når du arkiverer hele mapper med en separat PDF-fil generert for hvert element, vil antallet genererte filer sannsynligvis være høyt. Hver kalenderavtale, oppgave eller kontakt regnes som et separat element. Arkivering til én PDF-fil eller en pakke kan være å foretrekke. For å unngå unødvendige filer kan du opprette en midlertidig mappe som kun inneholder de nødvendige filene, og arkivere denne mappen.