PDF-файлы можно создать при работе в Microsoft Outlook. PDF-файлы можно создать:
Из файлов не в формате PDF, вложенных в почтовое сообщение, с сохранением на локальном компьютере;
Из файлов не в формате PDF на локальном компьютере с последующим вложением в текущее почтовое сообщение;
Из одного или нескольких почтовых элементов с сохранением в виде архива на локальном компьютере.
Остальная часть этой статьи посвящена главным образом архивации почты, а в ее конце приведены ссылки на другие разделы об архивации.
В программе доступны надстройки для MS Outlook, позволяющие создавать PDF-файлы из выбранных почтовых элементов или целых папок. Эти функции доступны на ленте Kofax PDF в главном окне или в окне открытого сообщения Outlook.
Лента Kofax PDF в главном окне Outlook:
Инструмент и группа PDF Convert (отображаются, только если этот компонент был установлен, а его интеграция включена в разделе «Файл» > «Параметры»).
Архивировать папку: Служит для архивации всех элементов выбранной папки (с вложенными папками или без них). Этот инструмент доступен только на панели инструментов главного окна Outlook.
Архивировать почтовые сообщения: Создает архив из одного или нескольких PDF-файлов из сообщений, выбранных в главном окне Outlook.
Создать PDF-файл из вложений: этот инструмент применяется ко всем вложениям в выбранном сообщении, но можно указать, что программа должна предлагать выбрать файлы. Этот инструмент активен, только если в текущем сообщении есть хотя бы одно вложение с типом файла, подходящим для преобразования в формат PDF. См. также раздел Создание PDF-файлов из почтовых вложений.
Вложить файл в сообщение как PDF: Выберите один или несколько файлов для вложения в текущее сообщение. Вложение PDF-файлов осуществляется напрямую, а файлы других типов сначала преобразуются в формат PDF.
Параметры: Открывает диалоговое окно с тремя вкладками, на которых доступны параметры создания, преобразования и архивации PDF-файлов.
Лента Kofax PDF в окне сообщения Outlook:
Здесь доступны все инструменты, показанные выше, за исключением инструмента Архивировать папку.
Дополнительные сведения об архивации см. в следующих разделах:
Архивация элементов Outlook в отдельные файлы
Объединение элементов Outlook в один PDF-файл
Создание пакета PDF из элементов Outlook
Архивация сообщений из Outlook
Выберите инструмент Параметры.
В диалоговом окне «Параметры» выберите версию PDF и способ обработки почтовых вложений, если таковые имеются. Закройте диалоговое окно.
Нажмите кнопку Архивировать почтовые сообщения.
В диалоговом окне «Сохранить как» примите или измените папку назначения по умолчанию и нажмите кнопку «ОК». В качестве имени создаваемого PDF-файла принимается тема сообщения. Папкой назначения по умолчанию является папка «Документы» > PDF Favorites > Outlook Archive.
Нажмите кнопку Сохранить.
Запустится процесс архивации, по окончании которого выходной PDF-файл (с вложениями, если они есть) будет сохранен в папке назначения.
Примечания
Если лента Kofax PDF не отображается, обратитесь к разделу Поиск и устранение неполадок.