Empfehlungen für das Optimieren von XML-Rechnungen

Das ultimative Ziel liegt darin, XML-Rechnungen automatisch im System zu verarbeiten und zwar mit so wenig Benutzereingriff wie möglich. Wenn Sie zum Beispiel anfänglich XML-Rechnungen von einem neuen Lieferanten erhalten, dann ist es wichtig zu verifizieren, dass korrekte Werte aus den XML-Rechnungen extrahiert werden. Wenn zum Beispiel die erhaltene XML-Rechnung sich nach einem bestimmten XML-Rechnungsstandard richtet, dies aber nicht korrekt durchführt, kann ein falscher Wert als richtig verstanden und Rechnungen automatisch akzeptiert werden. Daher müssen eingegangene XML-Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum manuell verifiziert werden und die dazugehörigen Rechnungsdefinitionen oder -profile müssen nach Bedarf optimiert werden, bis Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind.

Dieses Thema enthält Empfehlungen, die Sie zur Optimierung von XML-Rechnungen beachten müssen.

Voraussetzungen

Für eine korrekte Optimierung Ihrer XML-Rechnungen müssen Sie noch vor Beginn einige Fragen zu Ihrem System und den zu erfassenden Felder beantworten:

Mein INVOICES-System

• Wie viele Käufer habe ich?

Das Wissen zu welchem Käufer eine Rechnung gehört, vereinfacht den Prozess erheblich. Wenn Sie XML-Dateien per E-Mail erhalten, können Sie die E-Mailadressen verwenden, um sie nach Käufer zu trennen.

• Ist mein Material nach Käufern sortiert?
• Verwende ich Master-Daten?
• Habe ich sowohl GE- als auch PO INVOICES-Profile?

Zu erfassende Felder

Sie müssen wissen, welche Informationen auf Ihren Rechnungen erfasst werden müssen. Beginnen Sie, indem Sie das XML-Layout ansehen. Vergleichen Sie die enthaltenden Felder mit denen in Ihrem INVOICES-Profil.

• Machen Sie eine Liste mit allen Feldern in Ihren INVOICES-Profilen (sowohl standardmäßige als auch benutzerdefinierte).
• • Geben Sie an, ob es sich um Systemfelder oder benutzerdefinierte Felder handelt.
  • Schließen Sie Feldtyp und Feldname ein.
• Entscheiden Sie, ob Sie Felder hinzufügen müssen (sehr wahrscheinlich, wenn Sie Ihre eigenen Felder haben)
• Da XML-Rechnungen normalerweise viel mehr Informationen enthalten als Papierrechnungen, sollten Sie in Betracht ziehen, nur für diese ein gesondertes INVOICES-Profil zu erstellen. Sie würden dann die zusätzlichen Felder hinzufügen, die Sie in das neue INVOICES-Profil extrahieren möchten.

Allgemeine Richtlinien

Folgen Sie beim Optimieren von XML-Rechnungsdefinitionen immer diesen Richtlinien:

• Name und SupplierNumber sind beide extrem wichtige Werte sowohl für Lieferant als auch Käufer. Stellen Sie sicher, dass diese vier korrekt sind (entfernen Sie diese nicht).

• Nicht alle Felder müssen optimiert werden, daher wird das grüne Symbol () für den Feldstatus angezeigt. Beachten Sie, dass die erste Übereinstimmung, die COLLECTOR findet, in Verify angezeigt wird.

• Wenn der Feldstatus mit einem grünen Symbol gekennzeichnet ist (), dann wurde eine perfekte Übereinstimmung für das gefunden, was in dem der Rechnung zugeordneten XML-Rechnungsstandard erwartet wird. Prüfen Sie die Richtigkeit und bei Bedarf ordnen Sie den korrekten Wert zu.

• Wenn der Feldstatus mit einem gelben Dreieck gekennzeichnet ist (), dann wurden mehrere Übereinstimmungen für das gefunden, was in dem der Rechnung zugeordneten XML-Rechnungsstandard erwartet wird. Die erste Übereinstimmung wird in Verify angezeigt. Sehen Sie sich die XML und die Alternativen an. Wenn alle Werte die gleichen und korrekt sind, dann können Sie es so belassen, wie es ist. Sie können jedoch auch die Werte aussuchen, die Sie verwenden möchten und eine erweiterte Regel erstellen, um in diese zu extrahieren. Sollte dies der Fall sein, dann sollten Sie die XML von mehreren Rechnungen dieses Lieferanten ansehen, um zu versuchen eine breitere Perspektive hinsichtlich des korrekten Werts zu erhalten.

• Wenn der Feldstatus mit einem rote Haltsignal gekennzeichnet ist (), dann wurde keine passende Übereinstimmung für das gefunden, was in dem der Rechnung zugeordneten XML-Rechnungsstandard erwartet wird oder es gibt keinen Wert in der XML und das Feld ist leer. Sie können entweder den richtigen Wert direkt aus der Liste der Alternativen auf der Registerkarte Feld wählen oder Sie können in der XML (auf der Registerkarte XML) mit der rechten Maustaste auf das richtige Element/Attribut klicken und Element dem gewählten Rechnungsfeld zuordnen: <Name des Feldes> wählen.

  Wenn das Feld leer ist, können Sie es entweder so belassen, wie es ist (das heißt, das Feld bleibt im Bild leer) oder Sie können das Feld aus der Rechnung entfernen.

• Sie müssen immer nach einer Änderung mit der Schaltfläche Extrahieren die Ergebnisse testen, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse, dem von Ihnen erwarteten entsprechen. Dies aktualisiert auch das Symbol des Feldstatus und gibt Ihnen einen visuellen Hinweis, wie gut Ihre Wahl ist. Wenn Sie einen Kandidaten aus einer langen Liste auswählen und auf Extrahieren klicken, dann wird das Programm zum Beispiel die Liste nur auf diese Elemente begrenzen, die gleich sind (das heißt das Symbol ändert sich von zu ). Sie könnten dann, eine Regel erstellen, um eine genaue Übereinstimmung zu erhalten.

• Beachten Sie, dass Sie entscheiden müssen, ob jede Änderung auf XML-Rechnungsprofilebene durchgeführt wird (alle dem Profil zugeordneten Rechnungen einschließlich aller verbundenen Definitionen werden beeinflusst) oder auf XML-Rechnungsdefinitionsebene (nur die der Definition zugeordneten Rechnungen werden beeinflusst).

Empfehlungen für das Optimieren von Rechnungen

Dieser Abschnitt enthält eine Liste mit Schritten, die für die beste Optimierung einer Rechnungsdefinition, die zu den unterstützten Standards gehört, durchgeführt werden können. Führen Sie dies sorgfältig durch, dann müssen Sie möglicherweise keine Rechnungen verifizieren, die zu der Rechnungsdefinition gehören. Möglicherweise müssen Sie diese nur akzeptieren, je nachdem, wie der INVOICES-Job eingerichtet wurde.

Vorbereitungsschritte

1. Wenn Sie viele XML-Rechnungen optimieren müssen, sortieren Sie diese zuerst nach XML-Format, dann nach Lieferant.

2. Für die besten und schnellsten Ergebnisse müssen Sie sicherstellen, dass Sie mindestens drei XML-Rechnungsbeispiele für jeden Lieferanten haben, die Sie zum Testen und zum Einrichten des Systems für die Arbeit mit XML-Rechnungen verwenden können.

3. Sehen Sie sich jedes der XML-Rechnungsbeispiele für jeden Lieferanten an (zum Beispiel im Internet Explorer) und versuchen Sie die Datei zu finden, welche die meisten Daten enthält.

4. Führen Sie diese Datei in Interpret aus.

Schritte zur Optimierung der Rechnung aus den Vorbereitungsschritten.

1. Beginnen Sie, indem Sie im XML-Mapper die Lieferantenfelder auf der Registerkarte Felder anzeigen. (Beachten Sie, dass Lieferant nicht als erstes aufgeführt wird.)

   • Wenn keine Master-Daten verwendet werden, ordnen Sie alle Lieferantenfelder entsprechend Ihrer Bedürfnisse zu. Das Ziel ist es, ein Bild zu erhalten, das Ihren Wünschen entspricht.
   • Wenn Master-Daten verwendet werden:
   • • Stellen Sie sicher, dass die zugeordneten Werte Ihrer Liste von Lieferanten entsprechen.
     • Beachten Sie, dass der Lieferant die gleiche Unternehmensgruppen-ID wie der Käufer haben muss.

Hinweise:

2. • • Bei Verwendung von Master-Daten ist Folgendes die Standardreihenfolge der Felder, die zur Identifizierung der Rechnung verwendet werden: SupplierNumber, Name1, Name2, Description, POBox, Street, StreetSupplement, PostalCode, BuyerAddressPostalCode, City, CountryCoded, CountryName, TelephoneNumber, FaxNumber, VATRegistrationNumber, TaxNumber1, TaxNumber2, CorporateGroupID.
     •  Lieferantenbankfelder können ebenfalls zur Identifizierung verwendet werden.
3. Wechseln Sie im linken Bereich zur Registerkarte XML und wählen Sie rechts das erste Lieferantenfeld in der Registerkarte Felder. Arbeiten Sie sich von oben nach unten durch die Felder:
4. Ist das Feld Name korrekt? Für dieses Feld ist die Übereinstimmung am wichtigsten. Stellen Sie sicher, dass der Wert vom richtigen Ort extrahiert wird. Wenn Master-Daten verwendet werden, stellen Sie sicher, dass die Groß-/Kleinschreibung genau beachtet wird.

5. Ist das Feld Lieferantennummer korrekt? Dies ist das zweitwichtigste Feld. Stellen Sie sicher, dass es von dem korrekten Speicherort extrahiert wird und bei der Verwendung von Master-Daten übereinstimmt (in Verbindung mit dem Lieferantennamen)

6. Wenn Master-Daten verwendet werden und der Lieferantenname dort einzigartig ist, dann wird dieses Feld technisch gesehen nicht benötigt. In diesem Fall können Sie das Extrahieren für dieses Feld deaktivieren. Dann wäre das Feld im Bild nicht zu sehen und der Wert würde aus den Master-Daten entnommen.

   Wenn Sie andererseits dennoch möchten, dass das Feld sichtbar bleibt, sollten Sie aus ästhetischen Gründen prüfen, ob der extrahierte Wert korrekt ist, selbst wenn er technisch gesehen nicht für die Übereinstimmung der Master-Daten erforderlich ist.

7. Klicken Sie auf XML-Definition speichern, wenn diese beiden Felder korrekt sind. Der korrekte Lieferantenname sollte jetzt oben im Fenster XML-Mapper sichtbar sein.

8. Gemäß des Verlaufs der Identifizierung der Rechnungen bei der Verwendung von Master-Daten in INVOICES kann es für die Suche nach einem einzigartigen Lieferanten erforderlich sein, zusätzliche Felder korrekt zu extrahieren. Wenn Sie zum Beispiel mehrere Lieferanten mit dem gleichen Namen und der gleichen Nummer haben, dann kann die Adresse oder ein anderes Feld die Übereinstimmung feststellen. Sehen Sie sich Ihre Master-Daten an. Prüfen Sie in den Abschnitten [BuyerIdentification] und [SupplierIdentification] von Eiglobal.ini angegebenen Einstellungen und lesen Sie die Hilfe, um die Standardreihenfolge für diese Felder zu verstehen, die für die Identifizierung des Lieferanten verwendet werden. (Näheres dazu finden Sie unter INVOICES-INI-File-help.chm.)

   Zum Beispiel in eiglobal.ini:

   Ausschnitt [BuyerIdentification]

   • BuyerField1
   • BuyerField2
   • BuyerField3

   Ausschnitt [SupplierIdentification]

   • SupplierField1
   • SupplierField2
   • SupplierField3
9. Bei der Verwendung von Master-Daten sind nur die verbundenen Felder technisch erforderlich (nur wenige Lieferanten-/Käuferfelder sind notwendig. Eine einzige Übereinstimmung kann ausreichen, um eine genaue Übereinstimmung in den Master-Daten zu erhalten). Die in der Ausgabe eingeschlossenen Daten werden tatsächlich von den Master-Daten genommen und nicht aus der XML. Das heißt, Sie können entscheiden, wie viele zusätzliche Lieferanten- und Käuferdaten im Rechnungsbild angezeigt werden sollen. Nachdem Sie alle möglicherweise für die Zuordnung der Werte gegenüber Master-Daten erforderlichen Felder geprüft und optimiert haben, prüfen Sie übrigen Felder, um zu entscheiden, ob und wie diese angezeigt werden sollen. Wenn Ihre XML-Rechnungen von einem bestimmten Lieferanten dem Standard ebenfalls entsprechen, dann muss nicht viel für die Lieferantenfelder getan werden, außer der oben erwähnten Daten für Name und Lieferantennummer.

10. Danach prüfen Sie die Käuferfelder mit den gleichen oben für die Lieferantenfelder beschriebenen Schritte. (Käufer wird im XML-Mapper als erstes auf der Registerkarte Felder aufgeführt.)

11. Wenn es nur einen Käufer im System gibt, dann stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewünschten Informationen korrekt sind.

    Wenn es mehrere Käufer gibt (das heißt, das <SYSTEM>-Profil wird in den Jobeinstellungen angegeben), stellen Sie sicher, dass die zugeordneten Werte Ihrer Liste der Käufer entsprechen. Standardmäßig werden die Felder in der folgenden Reihenfolge zugeordnet: Name1, Name2, Namesupplement1, Namesupplement2.

    • Wahrscheinlich möchten Sie das Extrahieren für uninteressante Felder deaktivieren.

    • Prüfen Sie die verbleibenden Felder. Sollten einige von ihnen nicht vollständig dem Standard entsprechen, dann berichtigen Sie, wie diese Felder gefunden werden.

    Hinweise:

    • Wenn Sie den Käufer ändern müssen und die XML-Rechnung erneut interpretieren müssen, dann stellen Sie sicher, dass Sie die entsprechende INVOICES-Definition vor dem erneuten Interpretieren der Rechnung löschen.

    • VatRegistrationNumber wird nicht für XML-Rechnungen verwendet (dieser Wert ist wichtig hinsichtlich Papierrechnungen).

    • Sie können die Reihenfolge der Übereinstimmung in eiglobal.ini ändern.

12. Zeigen Sie im XML-Mapper den Ausschnitt Felder auf der Registerkarte Felder an. Die Liste der hier gefundenen Felder ist gewöhnlich viel länger, als normalerweise in Ihren INVOICES-Profilen. Es könnte ratsam sein, unnötige Felder zu entfernen (zum Beispiel bevor Sie mit dem Testen der XML-Rechnungen beginnen, SupplierAccountNumber3) aus dem Layout in Wartung.

    Beachten Sie jedoch, dass die Felder, die so entfernt werden, aus allen Ihren XML-Rechnungen entfernt werden und nicht nur aus denen eines bestimmten Lieferanten. Wenn Sie ein Feld nur für einen bestimmten Lieferanten entfernen möchten, tun Sie dies in Optimize.

13. Wenn Sie mit einem benutzerdefinierten XML-Profil arbeiten:

    1. Stellen Sie sicher, dass die Bestellnummer der Rechnung korrekt zugeordnet wird, sodass INVOICES ein GE- oder PO INVOICES-Profil wählen kann.

    2. Berichtigen Sie das Feld Rechnungstyp. Dieses Feld ist besonders in INVOICES. Es muss entweder den Wert 0 für Rechnungen oder 1 für Gutschrift haben.

14. Prüfen Sie alle in der XML eingeschlossenen Felder.

15. Berichtigen Sie (normale) Felder

16. Berichtigen Sie das Layout durch Hinzufügen oder Entfernen von Feldern.

17. Zuordnen von Zeilenelementfeldern.

18. Zuordnen von Anhangfeldern.

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