Utilisez cette page pour configurer vos notifications d'approbation par e-mail.

Cette page dispose des options suivantes.

Envoyer une notification de l'approbation par e-mail

Sélectionnez cette option pour configurer les notifications par e-mail pour les factures qui nécessitent votre approbation. Cette option est désélectionnée par défaut.

Type de notification par e-mail

Sélectionnez l'une des valeurs suivantes pour déterminer à quel moment ces e-mails seront envoyés.

• Immédiatement pour chaque facture assignée à moi.

  Sélectionnez cette option pour qu'un e-mail soit envoyé pour chaque facture qui passe à l'état Approbation et qui nécessite votre approbation. Il s'agit de la valeur par défaut de cette option.

• Par planification pour toutes les factures en attente assignées à moi.

  Sélectionnez cette option pour qu'un e-mail soit envoyé selon une fréquence spécifique et incluant toutes les factures qui nécessitent votre approbation.

Cette option n'est disponible que si l'option Envoyer une notification de l'approbation par e-mail est sélectionnée ci-dessus.

Envoyer une notification par e-mail chaque X jours à Y heures

Saisissez un intervalle en jours et une heure de début pour l'envoi d'un e-mail d'approbation en masse. La valeur de cette option est définie sur 1 jour à 12 heures par défaut.

Cette option n'est disponible que si les options Envoyer une notification de l'approbation par e-mail et «Par planification pour toutes les factures en attente assignées à moi» sont sélectionnées ci-dessus.

Nombre maximal de factures par e-mail

Saisissez une valeur qui limite le nombre de factures envoyées dans un seul e-mail. Si le nombre de factures dépasse cette valeur, plusieurs e-mails sont envoyés.

Cette option n'est disponible que si l'option Envoyer une notification de l'approbation par e-mail est sélectionnée ci-dessus.

La valeur de cette option est définie sur 100 par défaut.

Sujet de l'e-mail

Il s'agit du sujet de l'e-mail de notification qui sera envoyé. Remplissez ce champ à votre convenance.

Cette option n'est disponible que si l'option Envoyer une notification de l'approbation par e-mail est sélectionnée ci-dessus.

La valeur de cette option est définie sur Message d'approbation de la boîte de réception par défaut.

Corps de l'e-mail

Il s'agit du corps de l'e-mail de notification qui sera envoyé. Les balises sont représentées par du texte entre crochets. Par exemple, [InvoiceCount] sera remplacé par le numéro réel de la facture lors de l'envoi de l'e-mail. Saisissez le texte approprié.

Cette option n'est disponible que si l'option Envoyer une notification de l'approbation par e-mail est sélectionnée ci-dessus.

Les balises suivantes sont disponibles à la fois dans le Corps de l'e-mail et dans l'Information de facture.

Balise	Description
[Name]	Votre nom d'utilisateur dans Kofax AP Agility et Kofax TotalAgility.
[InvoiceCount]	Le nombre de factures disponibles pour approbation.
[OrganizationName]	Le nom de l'organisation.
[BusinessUnit]	L'unité commerciale.
[InvoiceFileName]	Le nom de fichier d'une pièce jointe à la facture.
[VendorName]	Le nom du fournisseur de la facture.
[InvoiceDate]	La date de la facture.
[InvoiceAmount]	Le montant de la facture.
[InvoiceCurrency]	La devise de la facture.
[CurrentDate]	La date du serveur Kofax TotalAgility lors de la génération d'un e-mail, au format AAAA-MM-JJ.
[CurrentUtcDate]	La date UTC du serveur Kofax TotalAgility lors de la génération d'un e-mail, au format AAAA-MM-JJ.

Information de facture

Il s'agit des informations incluses dans l'e-mail pour chaque facture, ajoutées sous le Corps de l'e-mail. Saisissez le texte approprié.

Cette option n'est disponible que si l'option Envoyer une notification de l'approbation par e-mail est sélectionnée ci-dessus.

Notifier à propos du résultat

Sélectionnez l'une des valeurs suivantes pour inclure les résultats de l'approbation ou du rejet dans l'e-mail.

• Aucun.

  Aucun e-mail n'est envoyé concernant la réussite ou l'échec des approbations ou des rejets. Néanmoins, ces informations restent disponibles si l'utilisateur ouvre Kofax AP Agility et affiche ses factures dans la file d'attente des tâches.

• Défaillance.

  Des e-mails de notification sont envoyés en cas d'échec d'une approbation ou d'un rejet. Cela peut se produire si un autre utilisateur modifie une facture de quelque manière que ce soit, entre le moment où vous recevez une notification par e-mail et le traitement de cette même facture. De même, une notification d'échec est envoyée si un commentaire obligatoire est manquant lorsqu'une facture est rejetée.

• Tout.

  Des e-mails de notification sont envoyés pour toutes les actions. Cela comprend les confirmations d'approbation ou de rejet, ainsi que toutes les notifications d'échec.

Joindre la facture à l'e-mail

Si cette option est sélectionnée, une ou plusieurs factures sont ajoutées à l'e-mail en tant que pièce jointe. Le destinataire peut alors consulter la facture avant son approbation ou son rejet.

Cette option n'est disponible que si l'option Envoyer une notification de l'approbation par e-mail est sélectionnée ci-dessus.

Cette option est sélectionnée par défaut.