Das Unternehmen kann über Hunderte verschiedener Dokumente wie Briefe, Richtlinien, Angebote und Rechnungen verfügen. Ein Dokument besteht aus verschiedenen Elementen, etwa der Adresse, der Anrede, dem Textkörper und dem Schluss. Ein Dokument kann darüber hinaus eine Corporate Identity haben, die das Logo, die Fußzeile, die Standardschriftart, spezifische Randbreiten usw. einbezieht.

In der Regel hat das Unternehmen eine Reihe ähnlicher Dokumente. Alle Briefe des Unternehmens haben z. B. dasselbe Layout, dieselben Kopf- und Fußzeilen, denselben Adressblock und dieselbe Anrede.

Damit all diese Elemente korrekt sind, werden sie einzeln in KCM Designer verwaltet. Die Herstellung von Dokumenten in KCM Designer ist vorlagenbasiert. Verschiedene Elemente von Dokumenten wie Textblöcke (sogenannte Textbausteine) oder eine Unternehmensfußzeile können individuell erstellt und angepasste werden. Änderungen müssen nur einmal vorgenommen werden.

KCM Designer ist rollenbasiert. Änderungen an bestimmten Teilen des Dokuments wie die, die zur Corporate Identity gehören, können nur von einem Benutzer geändert werden, dessen Rolle die Verwaltung der Corporate Identity vorsieht.

Das Arbeiten mit getrennten Dokumententeilen erleichtert das Multi-Branding. Content-Elemente wie Textbausteine können für Sub-Brands wiederverwendet werden, obwohl die Corporate Identitys abweichen.

Die folgende Abbildung zeigt die Struktur eines Briefs mit verschiedenen Elementen.

Logo, Name, Adresse, Bezug, Ende, Unterschrift und Fußzeile mögen bei jedem Brief identisch sein. In KCM Designer werden diese Elemente in Master-Vorlagen definiert.

Der Textkörper kann sich in jedem Brief unterscheiden. Er ist in Assistenten und Textbausteinen definiert. Assistenten und Textbausteine sind über Dokumentenvorlagen mit Master-Vorlagen verknüpft.

Das Corporate Design eines Dokuments (Kopf-, Fußzeile, Schriftart, Ränder usw.) ist im Seitenlayout und in der Formatvorlage definiert.