No KCM, também é possível gerenciar Conjuntos de alterações a partir de um sistema de fluxo de trabalho externo, o que permite uma maneira mais flexível de aprovar alterações de conteúdo. Por exemplo, essa abordagem pode ser útil quando as alterações precisam ser aprovadas por várias pessoas da organização antes de serem publicadas. Esses Conjuntos de alterações são criados e controlados usando um conjunto de chamados do API.

No KCM Designer, o marcador "Este Conjunto de alterações está sujeito à aprovação externa” aparece no painel Detalhes de Conjuntos de alterações gerenciados externamente. Não é possível editar os objetos desse Conjunto de alterações quando ele for bloqueado por um aplicativo externo.

Ao contrário dos Conjuntos de alterações normais, o status de um Conjunto de alterações controlado externamente não depende do status de seus objetos e pode ser um dos seguintes: Em desenvolvimento, Em revisão, Aprovado ou Publicado.

• Se o Conjunto de alterações tem o status Em desenvolvimento e não contém nenhum objeto Em desenvolvimento ou Rejeitado, é possível enviá-lo para revisão. Para isso, clique no Conjunto de alterações e em seguida em Enviar para revisão no painel Fluxo de trabalho da publicação à direita. Insira um comentário para as alterações e clique em OK. O Conjunto de alterações recebe o status Em revisão e seus objetos não poderão mais ser editados até que as alterações sejam aprovadas por um aplicativo externo.

  • Quando as alterações forem aprovadas externamente, o Conjunto de alterações recebe o status Aprovado e todos os seus objetos que estavam no status Rascunho se tornam Aceitos. Agora, é possível publicar o Conjunto de alterações. Para isso, clique no Conjunto de alterações e depois em Publicar no painel Fluxo de trabalho da publicação, insira um comentário e clique em OK. O Conjunto de alterações recebe o status Publicado e ele se torna automaticamente desativado.

  • Se as alterações forem rejeitadas externamente, o Conjunto de alterações retorna para o status Em desenvolvimento e um comentário é colocado no painel Fluxo de trabalho da publicação descrevendo o motivo da rejeição das alterações. Faça as alterações necessárias e envie o Conjunto de alterações para revisão mais uma vez.

• É possível recusar as alterações aprovadas se houver motivos e permissões suficientes para isso.

  Importante A ação de recusar pode quebrar as referências entre objetos e só pode ser usada como exceção. A ação passa os objetos já aceitos para o estado Rejeitado, não sendo possível promover o Conjunto de alterações novamente até que todos os objetos sejam verificados e corrigidos conforme a necessidade. A ação não afeta objetos publicados, se houver.
  Clique no Conjunto de alterações e em seguida em Retirar aprovação. Certifique-se de ler a mensagem de aviso e clique em OK para continuar. Insira um comentário descrevendo o motivo de retirar a aprovação e clique em OK novamente.

  O Conjunto de alterações retorna para status Em desenvolvimento. Todos os objetos que foram modificados nesse Conjunto de alterações se tornam Rejeitados. Certifique-se de fazer as alterações necessárias nos objetos e clique em Enviar para revisão para promover o Conjunto de alterações mais uma vez.

Para ver quantos objetos com status diferentes um Conjunto de alterações contém, clique nele e em seguida em Exibir detalhes no painel Detalhes à direita.