Sie können während der Arbeit in Microsoft Outlook PDF-Dateien erstellen. Die PDF-Dateien können Sie erstellen aus:
Nicht-PDF-Dateianhängen in E-Mails, die auf dem eigenen Computer gespeichert werden sollen.
Nicht-PDF-Dateien auf Ihrem eigenen Computer, die an die aktuell geöffnete E-Mail angehängt werden sollen.
Einem oder mehreren E-Mail-Objekten, die als Archiv auf Ihrem eigenen Computer gespeichert werden sollen.
Im Folgenden erläutert dieses Kapitel hauptsächlich die Archivierung von E-Mails und bietet Verknüpfungen zu anderen Archivthemen der Hilfe an.
Das Programm bietet Add-ins für MS Outlook, mit denen Sie ausgewählte E-Mail-Objekte oder ganze Ordner in PDF-Dateien konvertieren können. Die Funktionen sind aus der Kofax PDF-Funktionsleiste im Outlook-Hauptfenster sowie in einem geöffneten Nachrichtenfenster aufrufbar.
Kofax PDF-Funktionsleiste im Outlook-Hauptfenster:
PDF Convert-Werkzeug und -Gruppe (nur sichtbar, wenn diese Komponente auch installiert wurde und ihre Integration unter Datei > Optionen > Allgemein > Integration aktiviert wurde).
Ordner archivieren: Archiviert alle Objekte im ausgewählten Ordner (mit oder ohne Unterordner). Dieses Werkzeug steht nur im Outlook-Hauptfenster zur Verfügung.
E-Mail archivieren: Archiviert die im Outlook-Hauptfenster ausgewählten E-Mails in einer oder mehreren PDF-Dateien.
PDF aus Anhängen erstellen: Standardmäßig werden alle Anhänge der aktuell ausgewählten Nachricht verarbeitet. Sie können aber festlegen, dass Sie zu einer Auswahl aufgefordert werden. Diese Option ist nur aktiv, wenn die aktuelle Nachricht mindestens einen Anhang eines Dateityps enthält, der in PDF konvertiert werden kann. Siehe Hilfethema PDF-Dateien aus E-Mail-Anhängen erstellen.
Datei als PDF an E-Mail anhängen: Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus, die Sie an das aktuelle Dokument anhängen möchten. PDF-Dateien werden direkt angehängt, andere Dateien werden zunächst in PDF konvertiert.
Einstellungen: In einem Dialogfeld werden drei Registerkarten mit Optionen für die Erstellung, Konvertierung und Archivierung von PDF-Dateien angezeigt.
Kofax PDF-Funktionsleiste im Nachrichtenfenster in Outlook:
Diese Funktionsleiste enthält dieselben Werkzeuge wie oben angezeigt, nur das Werkzeug Ordner archivieren ist nicht verfügbar.
Weitere Informationen zum Archivieren finden Sie unter
E-Mail-Objekte in separaten Dateien archivieren
E-Mail-Objekte in einer PDF-Datei zusammenstellen
E-Mail-Objekte in einem PDF-Paket zusammenstellen
So archivieren Sie E-Mail-Nachrichten in Microsoft Outlook:
Klicken Sie auf das Werkzeug Einstellungen.
Wählen Sie im Dialogfeld Einstellungen die gewünschte PDF-Version aus und legen Sie fest, wie mit E-Mail-Anhängen verfahren werden soll. Schließen Sie das Dialogfeld.
Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail archivieren.
Das Dialogfeld Speichern unter wird eingeblendet. Übernehmen Sie die angezeigten Standardwerte für Zielordner und Dateinamen oder ändern Sie sie. Klicken Sie auf OK. Die erzeugten PDF-Dateien erhalten automatisch den Betreff der ausgewählten E-Mail als Dateinamen. Standardmäßig ist der Ordner Dokumente > PDF-Favoriten > Outlook-Archiv ausgewählt.
Klicken Sie auf Speichern.
Die Archivierung beginnt. Die generierte PDF-Datei (ggf. mit Anhängen) wird im Zielordner gespeichert.
Hinweis
Ist die Funktionsleiste Kofax PDF nicht auf dem Bildschirm zu sehen, lesen Sie bitte unter Fehlerbehebung nach.