Annotaties kunnen de volgende vorm hebben:
Alleen markeereffecten: Markeren (met markeerstift), Onderstrepen, Doorhalen, Lijn, Rechthoek, Potlood, Ovaal, Veelhoek, Veelhoekige lijn, Wolk.
Alleen annotatie-effecten: Notitie, Tekstvak.
Markeer- en annotatie-effecten: Toelichting, Tekst invoegen bij cursor, Geselecteerde tekst vervangen, Notitie toevoegen aan geselecteerde tekst.
Speciale effecten: Bestand bijvoegen, Geluid bijvoegen.
De verschillende functies voor opmerkingen vindt u op de werkbalk Opmerking. Eventuele tekstvensters hebben hetzelfde kleurenschema als de bijbehorende markeereffecten. Klik met de rechtermuisknop en kies Eigenschappen om in het vervolg een andere kleur te gebruiken.
Maak een Notitie (zonder markeerstiftmarkering). Het notitiepictogram wordt in het bestand geplaatst en er verschijnt een tekstvenster waarin u de tekst van de notitie kunt typen.
Terwijl u typt, ziet u een koppeling tussen het venster en het pictogram. Als u het venster sluit en de muisaanwijzer op het pictogram zet, verschijnt de notitie in een kader.
Plaats een Toelichting (speciaal tekstvak) ergens in een lege ruimte, wijs met de pijl naar een bepaald object in de PDF en voer uw opmerking in. Na afloop blijven zowel de toelichting als de tekst zichtbaar. De functie Tekstvak werkt vrijwel op dezelfde manier, maar zonder de pijl.
Klik op de pijl naast de knop Actieve markering (Opmerking > Annotaties) om de vervolgkeuzelijst te openen. Boven in het menu staat de veelzijdige functie Tekstmarkering, waarmee u voorgestelde wijzigingen kunt laten zien. Klik erop en voer vervolgens een van de volgende handelingen uit:
Plaats de cursor in het vak en voer tekst in.
Selecteer tekst en voer vervangende tekst in.
Selecteer tekst en druk op de Delete-toets.
Het menu bevat ook drie afzonderlijke functies voor het toevoegen, verwijderen of vervangen van tekst.
In het menu vindt u ook functies die van toepassing zijn op geselecteerde tekst:
Notitie toevoegen aan geselecteerde tekst: De geselecteerde tekst wordt gemarkeerd met een markeerstift en voorzien van een notitiepictogram ten teken dat er een opmerking is. Deze functie is gelijk aan een notitie, met uitzondering van de naam van het tekstvenster: Opmerking over tekst.
Geselecteerde tekst markeren met markeerstift: De selectie wordt alleen gemarkeerd.
Geselecteerde tekst onderstrepen: De selectie wordt alleen onderstreept.
Bestand bijvoegen als PDF: U vindt deze optie bij Geavanceerde verwerking > Bijlagen. Selecteer hiermee een bestand dat als bijlage verschijnt op het opgegeven punt in uw document. De plaats wordt aangegeven met een bijlagepictogram.
Dubbelklik erop om het bestand te openen. Aan het pictogram is een notitie gekoppeld, waarin u uitleg kunt geven over de inhoud of het doel van het bestand. Deze tekst verschijnt later samen met uw naam in een pop-upvenster bij het bijlagepictogram.
Geluid bijvoegen als opmerking: U vindt deze optie bij Geavanceerde verwerking > Bijlagen. Blader naar het gewenste WAV-bestand en klik op Openen. Speel het desgewenst af voordat u het toevoegt als bijlage en klik vervolgens op OK. Tip: Klik op de rode opnameknop om een "leeg" WAV-bestand te maken en klik vervolgens op OK om het toe te voegen.
De plaats wordt aangegeven met het bijlagepictogram voor geluidsbestanden.
Dubbelklik erop om het bestand af te spelen. Aan het pictogram is een notitie gekoppeld, waarin u uitleg kunt geven over de inhoud of het doel van het bestand. Deze tekst verschijnt later samen met uw naam in een pop-upvenster bij het bijlagepictogram.
Zie ook: Functies voor Bestand bijvoegen.
Tekenfuncties: In de vervolgkeuzelijst vindt u de volgende functies: Lijn, Rechthoek, Potlood, Ovaal, Veelhoek, Veelhoekige lijn of Wolkelementen om een plaats of gebied te markeren.
Ze werken allemaal ongeveer op dezelfde manier. Er kan dus een notitie worden bijgevoegd bij een tekenobject, deze kan worden beantwoord en het object verschijnt in het venster Opmerkingen.
Stempels zijn eigenlijk speciale annotatie- en markeerfuncties waarvan de inhoud geheel of gedeeltelijk vastligt.
Annotaties worden alleen gebruikt om wijzigingen voor te stellen: voor (beperkte) wijzigingen rechtstreeks in het PDF-document gebruikt u de functie Retoucheren. Als u ingrijpende wijzigingen wilt aanbrengen, gaat u naar de modus Geavanceerde bewerking of converteert u het bestand naar een bewerkbare indeling.
Met de opdracht Eén laag maken kunt u aangeven dat annotaties vóór verspreiding onderdeel van een PDF moeten worden. Dit houdt in dat annotaties omgezet worden naar documentobjecten en uit het venster Opmerkingen worden verwijderd.