Positionen abgleichen
Wenn Sie ein Dokument öffnen, wird eine Tabelle nicht abgeglichener Positionen neben einer Tabelle verfügbarer Auftragspositionen angezeigt. Diese Positionen müssen abgeglichen werden und es gibt für gewöhnlich einen Grund, warum diese Positionen nicht abgeglichen sind. Zum Beispiel eine fehlende oder falsche Bestellnummer oder ein Extraktionsfehler.
Wenn Sie auf Abgleichen klicken, versucht AP Agility einen einfachen Abgleich des Eintrags in der Tabelle Nicht abgeglichene Positionen der Rechnung mit den ausgewählten Positionen in Verfügbare Positionen aus dem Auftrag, ohne dass Sie zusätzliche Informationen eingeben müssen. Das ist möglich, wenn klar ist, was getan werden muss. Beispiel: Positionssumme und Mengen stimmen überein.
Falls AP Agility nicht in der Lage ist, die ausgewählten Positionen abzugleichen, werden Sie weitergeleitet und das Fenster Erweiterter Abgleich wird angezeigt. Bei einem erweiterten Abgleich müssen Sie angeben, welche Mengen einem Preis und einer Position zugewiesen werden. Alternativ können Sie, wenn Sie wissen, dass ein einfacher Abgleich nicht funktioniert, sich für einen erweiterten Abgleich entscheiden, indem Sie auf Abgleichen (Erweitert) klicken.
Sie können Positionen manuell abgleichen, indem Sie diese Schritte befolgen:
- Öffnen Sie den Aktivität „Korrektur des Positionsabgleichs“.
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Wählen Sie in Nicht abgeglichene Positionen der Rechnung eine Position in der Rechnung aus, die sie mit einer oder mehreren Positionen in Verfügbare Positionen aus dem Auftrag abgleichen möchten.
Die Position wird blau hervorgehoben.
- Wählen Sie in der Tabelle Verfügbare Positionen aus dem Auftrag das leere Kontrollkästchen einer oder mehrerer Positionen aus, die Sie mit der bereits ausgewählten Position in der Tabelle Nicht abgeglichene Positionen der Rechnung abgleichen wollen.
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Klicken Sie auf Abgleichen.
Ist der Abgleich erfolgreich, wird eine Eintrag in der Tabelle Abgeglichene Positionen aktualisiert und die Einträge in Nicht abgeglichene Positionen der Rechnung und Verfügbare Positionen aus dem Auftrag werden entsprechend aktualisiert.
Falls der Abgleich aus irgendeinem Grund fehlschlägt, wird das Fenster Erweiterter Abgleich angezeigt, in dem Sie den erweiterten Abgleich durchführen können.
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Wiederholen Sie diese Schritte, bis alle Positionen in der Tabelle Nicht abgeglichene Positionen der Rechnung abgeglichen sind.
Die Tabelle Verfügbare Positionen aus dem Auftrag enthält möglicherweise noch Positionen.
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Schließen Sie das Dokument ab.
Die ausgewählten Posten werden gegen ihr ERP-System gebucht.
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Falls es nicht möglich ist, die nicht zugeordneten Positionen manuell abzugleichen, wählen Sie einen Ungültigkeitsgrund aus, bevor Sie das Dokument mit nicht abgeglichenen Positionen abschließen.
Alternativ können Sie, falls dies erlaubt ist, nicht abgeglichene Positionen löschen, selbst wenn dies die Balance der Rechnung gefährdet. Wenn Sie nicht abgeglichene Rechnungspositionen löschen, müssen Sie dies bestätigen.