Power PDF tarjoaa tehokkaat suojaustyökalut asiakirjoja varten. Suojaukseen liittyy Suojaus-valintanauha ja kolme paneelia: Allekirjoitukset, Allekirjoitus/varmennus ja Kirjekuori. Suojauksessa on seuraavat pääelementit:
Salasanat
Ota käyttöön avoimia salasanoja, joita vastaanottajan on käytettävä PDF-tiedoston avaamista ja katselua varten, tai käyttöoikeuksien salasanoja, joiden avulla voi määrittää tai muuttaa sallittuja tai kiellettyjä toimintoja. Suojaus saadaan aikaan salauksella, jonka voi poistaa vain antamalla oikean salasanan. Lisätietoja on Salasanojen yleiskuvauksessa.
Käyttöoikeudet
Käyttöoikeuksien salasanalla voidaan sallia tai kieltää seuraavat toiminnot: Asiakirjan tulostus, korkearesoluutioinen tulostus, todellisen PDF-sisällön muokkaus, sisällön kopiointi tai poiminta, sivujen poiminta, helppokäyttötoimintojen käyttö (yleensä sallittu), kommentointi, lomakkeiden täyttäminen ja allekirjoittaminen sekä asiakirjojen koonti.
Digitaaliset tunnistetiedot
Salasanoilla voidaan rajoittaa asiakirjojen käyttöä. Heikko kohta salasanojen käytössä on tarve jakaa käyttäjille yksi tai useampi salasana sähköpostitse, puhelimitse tai kirjeitse, koska nämä viestit voidaan kaapata siirron aikana. Digitaaliset tunnukset välttävät tämän heikkouden. Digitaalista tunnusta voidaan käyttää asiakirjojen allekirjoitukseen tai varmennukseen tai varmennesuojauksen yhteydessä. Power PDF voi luoda itse allekirjoitettuja varmenteita tai ne voidaan hankkia varmenteiden myöntäjältä. Suojausvarmenteiden avulla asiakirjoja voidaan lukita ja niiden lukitus voidaan poistaa käyttämällä julkisia ja yksityisiä avaimia. Lisätietoja on digitaalisten tunnusten yleiskuvauksessa.
Allekirjoitukset
Varmenteiden myöntäjän kautta allekirjoitettujen asiakirjojen avulla voidaan vahvistua allekirjoittajan henkilöllisyydestä ja siitä, että asiakirjaa ei ole muutettu allekirjoittamisen jälkeen. Jos muutoksia on tehty, vertailun avulla voidaan näyttää muutokset. Asiakirja voidaan pelkästään allekirjoittaa Allekirjoita ja varmenna -paneelin yläosassa tai allekirjoittaa ja varmentaa paneelin alaosassa. Tämän avulla lähettäjä voi rajoittaa muutoksia, joita vastaanottajan on sallittua tehdä asiakirjaan. Lisätietoja on kohdissa Allekirjoita ja varmenna -paneeli sekä Asiakirjojen allekirjoitus ja varmennus.
Allekirjoitus tai muu tunniste voidaan sijoittaa asiakirjaan leimana (eli eräänlaisena kommenttina), mutta tällöin se ei suojaa myöhemmiltä muutoksilta. Tällaisen allekirjoituksen voi luoda käsin kirjoitetusta allekirjoituksesta, tuodusta kuvatiedostosta (yleensä omasta allekirjoituksesta, joka on skannattu) tai kirjoitettavasta tekstistä. Lisätietoja on kohdassa Käsin kirjoitetut allekirjoitukset.
Varmenteet
Varmenteet ovat tiedostoja, jotka sisältävät digitaalisen tunnuksen ja niihin liittyviä tietoja. Näitä tiedostoja voidaan käyttää
asiakirjojen allekirjoittamiseen, jotta niiden aitous voidaan myöhemmin tarkistaa
asiakirjojen varmentamiseen, jolloin niissä on tarkistuskelpoinen allekirjoitus ja rajoitus sille, mitä toimintoja asiakirjan vastaanottajalle on sallittu asiakirjan käytössä
Asiakirjojen suojaamiseen varmennesuojauksen avulla, jolloin PDF-tiedoston sisältö on suojattu salauksella.
Power PDF voi luoda varmennesuojausta varten itse allekirjoitettuja varmenteita, tai ne voidaan hankkia varmenteiden myöntäjältä.
Itse luodussa varmennetiedostossa on sekä oma yksityinen avain että oma julkinen avain. Se on tallennettava Suojausasetukset-valintaikkunaan (kohdasta Suojaus > Tunnukset ja varmenteet > Digitaalisten tunnistetietojen hallinta) tai Windowsin varmennesäilöön. Sitä ei pidä jakaa.
Vie varmenne -toiminnolla voi luoda julkisen tunnustiedoston. Se ei sisällä yksityistä avainta vaan pelkästään julkisen avaimen ja siihen liittyvät tiedot. Tämän tiedoston voi jakaa yhteistyökumppaneille. Vastaavat yhteistyökumppaneilta saadut tiedostot on tallennettava Luotettujen tunnistetietojen hallinta -valintaikkunaan (kohdasta Suojaus > Tunnukset ja varmenteet > Luotetut henkilöllisyydet) tai Windowsin varmennesäilöön.
Aikaleimapalvelut
Nämä rekisteröidään aikaleimapalvelimella, ja niiden avulla voidaan varmistaa, että allekirjoituksessa mainittu päiväys ja aika todella vastaavat allekirjoitushetkeä. Lisätietoja: Digitaalisen allekirjoituksen varustaminen aikaleimalla.
Kirjekuoret
Näitä voidaan käyttää säilöinä joukolle liitetiedostoja, joissa voi olla oma suojaus. Suojausta voidaan käyttää myös kirjekuoreen, jolloin vastaanottajille voidaan sallia kaikkien sen sisältämien liiteasiakirjojen käyttöoikeus. Lisätietoja on kohdassa Kirjekuorien yleiskuvaus.
Suojattu toimitus
Tämän nelivaiheisen ohjatun toiminnon avulla voi valmistella asiakirjoja toimitusta varten. Vaiheet ovat kirjekuoren valinta, tiedostojen liittäminen, salauksen käyttöönotto ja allekirjoitus. Lisätietoja: Suojattu toimitus.
Microsoftin Active Directory -oikeuksienhallintapalvelu (RMS) on tuettu. Sitä käytetään Suojaus-valintanauhan oikeanpuolimmaisesta työkalusta. Tämä toimii vain, jos tietokoneeseen on asennettu RMS:n asiakaskomponentti.