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Gestionar errores en archivos adjuntos de correo electrónico

Esta información se aplica solo cuando se usa IMAP con los protocolos de correo electrónico Limilabs o EWS.

Pueden producirse errores relacionados con los correos por diferentes razones: configuración de trabajo incorrecta, archivos no aceptados / desconocidos adjuntos, archivos corruptos, etc. El riesgo potencial de producir errores también se incrementa si un correo tiene varios adjuntos.

Por ejemplo, en versiones anteriores de ReadSoft Collector 6.4 (Hotfix 9 o anterior), si un correo electrónico tenía varios adjuntos y ReadSoft Invoices únicamente podía procesarlo parcialmente, todo el correo se trasladaba a la carpeta Error, sin ningún tipo de indicación que aclarase si se habían procesado los adjuntos o no. Desde Hotfix 10, los usuarios reciben la siguiente información con respecto a los errores que se producen al procesar un adjunto:

  • El error que se ha producido y por qué se ha trasladado el correo a una carpeta de errores.

  • Qué adjuntos se han procesado y cuáles no.

Además, en el caso de los correos electrónicos con varios adjuntos (en el que unos se han procesado correctamente y otros no), ReadSoft Collector crea una copia del correo original solo con los adjuntos que no se han procesado. Es decir, los adjuntos que se han procesado correctamente no se incluyen en la copia. En consecuencia, los usuarios pueden resolver los problemas de estas copias de correo sin arriesgarse a volver a procesar un adjunto que ya se haya procesado antes.

Funciona de esta manera:

  1. Independientemente de lo que ocurra, los correos electrónicos que se procesan con ReadSoft Collector terminan en la carpeta indicada en el trabajo para Facturas procesadas.
  2. Si se produce un error en ReadSoft Collector o ReadSoft Invoices, se guarda una copia del correo electrónico en una de las cinco subcarpetas que se crean automáticamente en la carpeta Error, según el tipo de error que se haya producido:

    • NoAttachments

    • OnlyIgnoredAttachments

    • NotAcceptedAttachments

    • NestedEmails

    • Unknown

  3. Cada una de las copias que se guarda en una de estas subcarpetas se crea utilizando estas reglas:

    • La copia tiene el mismo contenido y los mismos atributos que el correo electrónico original (p. ej., texto del cuerpo, asunto y remitente)

    • Se agrega un archivo de registro como nuevo adjunto, con información sobre la naturaleza del problema, detalles sobre los adjuntos que se han procesado y los que no, y las formas posibles de resolver el error.

    • Se retiran todos los adjuntos que se hayan procesado correctamente para evitar que se vuelvan a enviar a ReadSoft Invoices.

    • Se incluye el prefijo [COPY] al asunto del correo electrónico para diferenciarlo del correo electrónico original.

  4. Los usuarios tienen que comprobar las cinco subcarpetas de errores de manera periódica. El método de resolución depende del tipo de error:

    • Las copias que se incluyen en las cuatro primeras categorías deberían ser fáciles de arreglar. Por ejemplo:

      • Es posible que haya que ajustar los parámetros de los trabajos. En este caso, habría que procesar los correos copia trasladándolos a la carpeta de entrada.

      • Si ve que el correo no tiene ninguna factura, puede borrarlo directamente.

    • Las copias de correo electrónico que acaban en la carpeta Unknown se deben solucionar de manera diferente, según cada error. Por ejemplo:

      • Todos los adjuntos no procesados pueden guardarse como archivos e importarse directamente. Entonces, podrá eliminarse la copia del correo.

      • Una vez que se ha arreglado el origen del error, pueden procesarse las copias trasladándolas a la carpeta de entrada.

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