U kunt PDF-bestanden maken terwijl u werkt in Microsoft Outlook. U kunt PDF-bestanden maken op basis van:
Bestandsbijlagen bij e-mailberichten met een andere indeling dan PDF, die u kunt opslaan op de lokale computer.
Bestanden op de lokale computer met een andere indeling dan PDF, die u kunt bijsluiten bij het huidige e-mailbericht.
Een of meer e-mailitems, die u kunt opslaan als archief op de lokale computer.
In de rest van dit onderwerp wordt voornamelijk aandacht besteed aan het archiveren van e-mail en vindt u koppelingen naar andere onderwerpen over archiveren.
Het programma bevat een invoegtoepassing voor MS Outlook waarmee u PDF-bestanden kunt maken van geselecteerde e-mailitems of volledige mappen. De functies zijn toegankelijk via het lint Kofax PDF in het hoofdvenster of in een geopend berichtvenster van Outlook.
Het lint Kofax PDF in het hoofdvenster van Outlook:
De functie en groep PDF Convert (alleen zichtbaar als dit onderdeel is geïnstalleerd en ingeschakeld via Bestand > Opties).
Map archiveren: Hiermee archiveert u alle items in de geselecteerde map (met of zonder submappen). Deze functie is alleen beschikbaar via de werkbalk in het hoofdvenster van Outlook.
E-mail archiveren: Hiermee maakt u een archief van een of meer PDF-bestandsbijlagen van de geselecteerde e-mailberichten in het hoofdvenster van Outlook.
PDF maken van bijlagen: Dit is van toepassing op alle bijlagen in het geselecteerde bericht. U kunt echter instellen dat u wordt gevraagd om bijlagen te selecteren. Deze optie is alleen beschikbaar als het bericht ten minste één bijlage heeft in een bestandstype dat geschikt is voor conversie naar PDF. Zie PDF-bestanden maken van e-mailbijlagen.
Bestand bijvoegen als PDF: Kies een of meer bestanden om bij te voegen aan het huidige item. PDF-bestanden worden direct bijgevoegd. Andere bestanden worden eerst naar PDF geconverteerd.
Instellingen: Een dialoogvenster met drie tabbladen met instellingen om PDF's te maken, te converteren en te archiveren.
Het lint Kofax PDF in een berichtvenster in Outlook:
Het lint bevat dezelfde knoppen als hierboven beschreven. Alleen de knop Map archiveren is niet beschikbaar.
Zie voor meer informatie over archivering:
Outlook-items archiveren in aparte bestanden
Outlook-items samenvoegen in één PDF
Een PDF-pakket maken van Outlook-items
E-mail archiveren in Outlook
Klik op de knop Instellingen.
Kies in het dialoogvenster Instellingen een PDF-versie en geef op hoe u eventuele e-mailbijlagen wilt verwerken. Sluit het dialoogvenster.
Klik op de knop E-mail archiveren.
Accepteer in het dialoogvenster Opslaan als de standaarddoelmap voor archivering of geef een andere map op en klik op OK. Het nieuwe PDF-bestand krijgt als naam het onderwerp van het e-mailbericht. De standaarddoelmap is Documenten > PDF-favorieten > Outlook-archief.
Klik op Opslaan.
Het archiveringsproces wordt gestart. Na afloop wordt het PDF-uitvoerbestand (met eventuele bijlagen) opgeslagen in de doelmap.
Opmerkingen
Ga naar Problemen oplossen als u het lint Kofax PDF niet ziet.