PDF-filer kan opprettes ved arbeid i Microsoft Outlook. Du kan opprette PDF-filer:
fra filvedlegg som ikke er PDF i e-postmeldinger, som skal lagres på den lokale datamaskinen.
fra filer som ikke er PDF på den lokale datamaskinen, som skal legges ved gjeldende e-postmelding.
fra ett eller flere e-postelementer, som skal lagres som et arkiv på den lokale datamaskinen.
Resten av dette emnet tar hovedsakelig for seg arkivering av e-poster og oppgir koblinger til andre arkiveringsemner.
Programmet har tilleggsprogram for MS Outlook for å opprette PDF-filer fra valgte e-postelementer eller hele mapper. Funksjonene er tilgjengelige fra Kofax PDF-verktøylinjen i Outlook-hovedvinduet eller et åpent meldingsvindu.
Kofax PDF-båndet i Outlooks hovedvindu:
PDF Convert-verktøyet og -gruppen (kun synlige hvis denne komponenten ble installert og integreringen ble aktivert under Fil > Alternativer).
Arkiver mappe: Arkiverer alle elementer i valgt mappe (med eller uten undermapper). Dette verktøyet er bare tilgjengelig på verktøylinjen i Outlook-hovedvinduet.
Arkiver e-post: Oppretter et arkiv fra én eller flere PDF-filer fra valgte e-poster i Outlook-hovedvinduet.
Opprett PDF fra vedleggene: Dette gjelder for alle vedlegg til den merkede meldingen, men du kan be om varsling før en merking utføres. Det aktiveres kun hvis gjeldende melding har minst én vedleggsfiltype som er egnet for konvertering til PDF. Se Opprette PDF-filer fra e-postvedlegg.
Legg ved fil til e-post som PDF: Velg én eller flere filer for å legge dem ved gjeldende dokument. PDF-filer legges ved direkte, mens andre først blir konvertert til PDF.
Innstillinger: Inneholder en dialogboks med tre kategorier for innstillinger for oppretting, konvertering og arkivering av PDF-filer.
Kofax PDF-båndet i et meldingsvindu i Outlook:
Dette har de samme verktøyene som vist ovenfor, med unntak av at Arkiver mappe-verktøyet ikke er tilgjengelig.
For mer informasjon om arkivering, se
Arkivere Outlook-elementer til separate filer
Flette Outlook-elementer til én PDF-fil
Opprette en PDF-pakke fra Outlook-elementer
Slik kan du arkivere brev fra en Outlook-melding
Klikk på Innstillinger-verktøyet.
I Innstillinger-dialogboksen, velg en PDF-versjon og bestem hvordan du skal behandle e-postvedlegg, om noen. Lukk dialogboksen.
Klikk på Arkiver e-post-knappen.
I dialogboksen Lagre som, godta eller endre standard målmappe for arkivering og klikk på OK. Navnet til den opprettede PDF-filen genereres fra e-postmeldingens emne. Standard målmappe er Dokumenter > PDF-favoritter > Outlook-arkiv.
Klikk på Lagre.
Arkiveringsprosessen starter. Når den er fullført, lagres PDF-utdatafilen (med vedlegg, om noen) i målmappen.
Merknader
Hvis Kofax PDF-båndet ikke vises på skjermen, se emnet Feilsøking.