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Word-Bausteine erstellen, bearbeiten und anzeigen

Mit KCM Designer können Sie Word-Bausteine erstellen und in Microsoft Word bearbeiten, wenn Sie Formatierungen benötigen, die für normale Textbausteine im Textbaustein-Editor nicht verfügbar sind.

  1. Klicken Sie auf das Projekt, und gehen Sie auf Content > Textbausteine.
  2. Klicken Sie auf den Ordner mit dem Dokument, das einen neuen Word-Baustein enthalten soll, und dann rechts im Fenster Neu auf Neuer Word-Baustein.
    Das Fenster Neuer Word-Baustein wird geöffnet.
  3. Geben Sie einen Namen für den Word-Baustein ein und klicken Sie auf OK.
    Der Word-Baustein wird im Ordner angezeigt.
  4. Wählen Sie den benötigten Word-Baustein aus, und klicken Sie rechts im Fenster Anzeigen und Bearbeiten auf Anzeigen oder Bearbeiten.
    1. Klicken Sie zum Anzeigen des Contents auf Anzeigen.
      Der Word-Baustein wird als schreibgeschütztes Dokument in Microsoft Word geöffnet.
      Hinweis Falls Sie die Datei in diesem Modus bearbeiten, kann sie nur in einem lokalen Speicher gespeichert werden.
    2. Klicken Sie zum Bearbeiten des Contents auf Bearbeiten.
      Der Word-Baustein kann in Microsoft Word vollständig bearbeitet werden. Falls Sie noch keine „In Entwicklung“-Version haben, wird sie erstellt. Beim Speichern wird die „In Entwicklung“-Version aktualisiert.
  5. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.
    Hinweis Während Sie ein Dokument bearbeiten, kann es nicht entsperrt, hochgeladen oder geändert werden. Sie können dieses Dokument jedoch anzeigen oder herunterladen.
  6. Schließen Sie Microsoft Word, und speichern Sie die Änderungen.
    Falls Fehler erkannt werden, zeigt KCM Designer den Fehlerstatus eines gespeicherten Dokuments an, eventuell nach einer kurzen Verzögerung. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor, und speichern Sie die Änderungen. Wie der Word-Baustein im Dokument aussieht, erfahren Sie hier: Ein Objekt testen.

Sie können auch den Word-Baustein auf Ihren Computer herunterladen, um ihn in einem Editor Ihrer Wahl zu bearbeiten, und ihn anschließend wieder nach KCM Designer hochladen.

Zu diesem Zweck klicken Sie auf das Objekt und dann rechts im Fenster Anzeigen und Bearbeiten auf Für lokale Bearbeitung herunterladen. Klicken Sie entweder auf Nur herunterladen oder auf Sperren und Herunterladen, um das Objekt für andere Benutzer zu sperren. Wenn Sie mit der Bearbeitung des Objekts in Ihrem Editor fertig sind, speichern Sie es, und klicken Sie dann auf Lokal bearbeitete Datei hochladen in KCM Designer, um die Datei von Ihrem Computer hochzuladen.

Hinweis Sie können Dateien bis zu 40 MB hochladen.

Bei Bedarf können Sie Felder einfügen, indem Sie sie während der Bearbeitung eingeben.

Hinweis Das Feld, das Sie verwenden möchten, muss im Data Backbone vorhanden sein.

Um beispielsweise ein Feld mit dem Nachnamen des Kunden hinzuzufügen, geben Sie „[Customer.LastName]” ein.

Sie können auch eine der Formatierungsoptionen auf Felder in Ihrem Word-Baustein anwenden. Fügen Sie hierzu einen Doppelpunkt hinter dem Namen des Felds ein und geben Sie anschließend die Formatierungsoption ein. Zum Beispiel „[Customer.LastName:capital]“ wandelt das erste Zeichen des Nachnamens in einen Großbuchstaben um. Eine Beschreibung der verfügbaren Formatierungsoptionen finden Sie hier: Ein Feld formatieren.

Um das Einfügen von Feldern zu erleichtern, können Sie die KCM Toolbox for Word verwenden. Installations- und Konfigurationsanweisungen finden Sie in Kofax Communications Manager Repository Administrator's Guide (KCM-Repository-Administrationsanleitung). Falls konfiguriert, platzieren Sie, um ein Feld zu Ihrem Dokument hinzuzufügen, den Mauszeiger dort, wo Sie es haben möchten, und klicken dann auf das benötigte Feld in Toolbox, um es einzufügen. Sie können hier eine Suchfunktion nutzen.

Für eine Formatierung wählen Sie zuerst das Feld im Dokument und eine Formatierungsoption in der Dropdownliste aus und klicken auf Hinzufügen.

Vorschau eines Word-Baustein als PDF-Dokument

Sie können eine Vorschau Ihrer Word-Bausteine als PDF-Dokumente anzeigen: Wenn ein Word-Baustein gespeichert wird, zeigt KCM automatisch eine PDF-Vorschau davon.

Hinweis Der Browser muss das Anzeigen von PDFs standardmäßig oder mithilfe eines Plug-Ins unterstützen. Internet Explorer benötigt zum Beispiel ein Plug-In, das installiert und aktiviert ist. Das Aussehen der Vorschau hängt vom PDF-Viewer ab.

Wenn Sie jedoch auf KCM 5.5 aktualisiert haben oder ein Projekt importiert haben, das von einer vorherigen Version von KCM exportiert wurde, gibt es für die älteren Word-Bausteine keine automatisch generierte PDF-Vorschau.

Um dieses Problem zu beheben, können Sie mithilfe des Tools CreateRichTextBlockPreviews.exe jederzeit eine PDF-Vorschau generieren, wenn Sie sie benötigen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Administrator tools“ der Anleitung Kofax Communications Manager Administrator's Guide (KCM-Core-Administrationsanleitung).

Hinweis PDF-Vorschauen für Word-Bausteine, die in KCM Designer gespeichert wurden, werden nicht in KCM Designer for Windows angezeigt. Falls Sie eine Vorschau eines Word-Baustein im Formular- oder Assistent-Editor in KCM Designer for Windows sehen möchten, müssen Sie diesen Word-Baustein erneut in KCM Designer for Windows speichern.