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Erstellen und Bearbeiten einer Schnellvorlage als Microsoft Word-Dokument

So erstellen und bearbeiten Sie eine Schnellvorlage mit Microsoft Word:

  1. Gehen Sie auf Content > Schnellvorlagen.
  2. Klicken Sie auf Schnellvorlagen und dann rechts im Fenster Neu auf Neue Schnellvorlage.

    Das Fenster Neue Schnellvorlage wird geöffnet.

  3. Geben Sie einen Namen für die Schnellvorlage ein. Wählen Sie im Auswahlmenü den Eintrag Microsoft Word-Dokument aus und klicken Sie dann auf OK.
    Die neue Schnellvorlage wird unter Schnellvorlagen angezeigt.
  4. Wählen Sie die benötigte Schnellvorlage aus, und klicken Sie rechts im Fenster Anzeigen und Bearbeiten auf Anzeigen oder Bearbeiten.
    1. Klicken Sie zum Anzeigen des Contents auf Anzeigen.
      Die Schnellvorlage wird schreibgeschützt in Microsoft Word geöffnet.
      Hinweis Falls Sie die Datei in diesem Modus bearbeiten, kann sie nur in einem lokalen Speicher gespeichert werden.
    2. Klicken Sie zum Bearbeiten des Contents auf Bearbeiten.
      Die Schnellvorlage kann in Microsoft Word vollständig bearbeitet werden. Falls Sie noch keine „In Entwicklung“-Version haben, wird sie erstellt. Beim Speichern wird die „In Entwicklung“-Version aktualisiert.
  5. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.
    Hinweis Während Sie ein Dokument bearbeiten, kann es nicht entsperrt, hochgeladen oder geändert werden. Sie können dieses Dokument jedoch anzeigen oder herunterladen.
  6. Schließen Sie Microsoft Word, und speichern Sie die Änderungen.
    Falls Fehler erkannt werden, zeigt KCM Designer den Fehlerstatus eines gespeicherten Dokuments an, eventuell nach einer kurzen Verzögerung. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor, und speichern Sie die Änderungen.
  7. Klicken Sie auf die Schnellvorlage und dann rechts im Fenster Andere Aktionen auf Dokumentenvorlage erstellen.
  8. Gehen Sie zum Anzeigen der aktualisierten Schnellvorlage nach Kommunikation > Dokumentenvorlagen. Klicken Sie auf die Dokumentenvorlage und dann rechts im Fenster Andere Aktionen auf Testen.

    Sie können das Ergebnis entweder anzeigen oder speichern.

Sie können die Schnellvorlage auch auf Ihren Computer herunterladen, um sie in einem Editor Ihrer Wahl zu bearbeiten, und sie anschließend wieder nach KCM Designer hochladen. Zu diesem Zweck klicken Sie auf das Objekt und dann rechts im Fenster Anzeigen und Bearbeiten auf Für lokale Bearbeitung herunterladen. Klicken Sie auf Nur herunterladen oder auf Sperren und Herunterladen, um das Objekt für andere Benutzer zu sperren. Wenn Sie mit der Bearbeitung des Objekts in Ihrem Editor fertig sind, speichern Sie es, und klicken Sie dann in KCM Designer auf Lokal bearbeitete Datei hochladen, um die Datei von Ihrem Computer hochzuladen.

Hinweis Sie können Dateien bis zu 40 MB hochladen.

Bei Bedarf können Sie Felder einfügen, indem Sie sie während der Bearbeitung eingeben.

Hinweis Das Feld, das Sie verwenden möchten, muss im Data Backbone vorhanden sein.

Um beispielsweise ein Feld mit dem Nachnamen des Kunden hinzuzufügen, geben Sie „[Customer.LastName]” ein.

Sie können auch eine der Formatierungsoptionen auf Felder in Ihrer Schnellvorlage anwenden. Fügen Sie hierzu einen Doppelpunkt hinter dem Namen des Felds ein und geben Sie anschließend die Formatierungsoption ein. Zum Beispiel „[Customer.LastName:capital]“ wandelt das erste Zeichen des Nachnamens in einen Großbuchstaben um. Eine Beschreibung der verfügbaren Formatierungsoptionen finden Sie hier: Ein Feld formatieren.

Um das Einfügen von Feldern zu erleichtern, können Sie die KCM Toolbox for Word verwenden. Installations- und Konfigurationsanweisungen finden Sie in Kofax Communications Manager Repository Administrator's Guide (KCM-Repository-Administrationsanleitung). Falls konfiguriert, platzieren Sie den Mauszeiger, um ein Feld zu Ihrem Dokument hinzuzufügen, dort, wo Sie es haben möchten, und klicken dann auf das benötigte Feld in Toolbox, um es einzufügen. Sie können hier eine Suchfunktion nutzen.

Für eine Formatierung wählen Sie zuerst das Feld im Dokument und eine Formatierungsoption im Auswahlmenü aus und klicken auf Hinzufügen.