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Eine neue Dokumentenpaketvorlage erstellen und bearbeiten

Ein Dokumentenpaket enthält Dokumentensätze. Mit dieser Funktion können Sie beispielsweise einem Kunden mehrere Dokumente in einem Paket senden, ohne sie manuell zu kombinieren. Ein Dokumentenpaket wird aus einer Dokumentenpaketvorlage erstellt.

  1. Gehen Sie auf Kommunikation > Dokumentenpaketvorlagen.
  2. Klicken Sie auf Dokumentenpaketvorlagen und dann rechts im Fenster Neu auf Neue Dokumentenpaketvorlage.

    Das Fenster Neue Dokumentenpaketvorlage wird geöffnet.

  3. Geben Sie einen Namen für die neue Dokumentenpaketvorlage ein, und klicken Sie auf OK.

    Die neue Dokumentenpaketvorlage wird in Dokumentenpaketvorlagen angezeigt.

  4. Klicken Sie auf die neue Dokumentenpaketvorlage und dann rechts im Fenster Anzeigen und Bearbeiten auf Bearbeiten.

    Der Dokumentenpaketvorlagen-Editor wird mit dem Dialogfeld Neue Einfügestelle hinzufügen geöffnet.

  5. Wenn Sie die neue Dokumentenpaketvorlage zum ersten Mal bearbeiten, wird die erste Einfügestelle, die Sie erstellen, die Einfügestelle für das Anschreiben sein. Legen Sie die folgenden Eigenschaften für die Einfügestelle fest.
  6. Im Feld Name geben Sie einen aussagekräftigen Namen für das Anschreiben ein.
  7. Wählen Sie unter Content eine der folgenden Optionen.

    • um ein Dokument auf der Grundlage einer bestimmten Dokumentenvorlage zu erstellen, wählen Sie Dokumentenvorlage, und dann eine Dokumentenvorlage in der Dropdownliste aus.

      Tipp Immer wenn Sie eine Dokumentenvorlage aus einer Dropdownliste auswählen, können Sie beginnen den Namen der Dokumentenvorlage einzugeben, um so die Liste zu filtern.

      Wenn Sie Dokumentenvorlage auswählen und das Auswahlmenü „Jeder Kanal nutzt die Vorlage“ sehen, finden Sie in Erstellen und Bearbeiten einer Dokumentenpaketvorlage mit Kanälen Details und Informationen darüber, was als nächstes zu tun ist.

    • Um ein Dokument zum Dokumentenpaket hinzuzufügen, das außerhalb von KCM gespeichert ist, wählen Sie Dokument importieren.

      Im Feld Einfügestellen-ID können Sie eine Referenz angeben. Eine Geschäftsanwendung nutzt diese Referenz bei der Identifizierung der einzelnen Einfügestellen. Eine Einfügestellen-ID muss innerhalb einer Dokumentenpaketvorlage eindeutig sein.

      Wenn Sie eine Einfügestelle für ein Anschreiben erstellen und Dokument importieren auswählen, ist „Die Geschäftsanwendung muss für diese Einfügestelle ein Importdokument bereitstellen“ deaktiviert. Wenn Sie eine andere Einfügestelle erstellen, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um festzulegen, dass ein Dokument importiert werden muss.

      Hinweis Wenn Sie eine Dokumentenpaketvorlage zur Verwendung mit Kofax TotalAgility oder KCM Batch & Output Management erstellen, müssen Sie für jede Einfügestelle eine Referenz bereitstellen.

  8. Klicken Sie auf Einfügestelle hinzufügen, um fortzufahren.

    Auf der linken Seite sehen Sie die Eigenschaften der Dokumentenpaketvorlage. Die Einfügestelle, die Sie gerade erstellt haben, ist als „Anschreiben“ gekennzeichnet. Klicken Sie auf Speichern zum Speichern der aktuellen Änderungen.

  9. Sie können bei Bedarf Änderungen an der Einfügestelle vornehmen. Im Feld Beschreibung können Sie Text über den Inhalt dieser Einfügestelle eingeben.

    • Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine neue Einfügestelle zu Ihrer Dokumentenpaketvorlage hinzuzufügen.

    • Um die Reihenfolge der Einfügestellen zu ändern, klicken Sie rechts neben eine Einfügestelle, sodass der Pfeil angezeigt wird, und ziehen Sie die Einfügestelle an die richtige Position. Sie können die führende Position der Einfügestelle für das Anschreiben nicht ändern.

  10. Um eine Einfügestelle bedingt und/oder optional zu machen, fahren Sie mit Schritt 11 bzw. Schritt 12 fort. Sie können die Einfügestelle für das Anschreiben nicht bedingt oder optional machen.
  11. Um eine Einfügestelle bedingt zu machen, damit das entsprechende Dokument im sich ergebenden Dokumentenpaket nur bedingt angezeigt wird, wählen Sie die Option Diese Einfügestelle wird bedingt einbezogen. Klicken Sie auf jedes der folgenden Elemente, um den Ausdruck festzulegen.

    • Klicken Sie auf die Schaltfläche «ein Feld auswählen», und wählen Sie der Liste „Felder“ ein Feld aus.

    • Klicken Sie auf (Text), und wählen Sie eine der Optionen aus, um festzulegen, wie der Wert des ausgewählten Felds interpretiert werden soll.

    • Klicken Sie auf ist gleich/ ist am/ ist um und wählen Sie eine der Optionen aus, um festzulegen, wie das ausgewählte Feld mit dem zweiten Teil des Ausdrucks abgeglichen werden soll.

    • Klicken Sie auf den Wert, und wählen Sie, ob der ausgewählte Feldwert mit einem bestimmten Wert oder dem Wert eines anderen Felds verglichen werden soll.

      Wenn Sie den Wert ausgewählt haben, klicken Sie auf «einen Wert eingeben» und geben Sie einen Wert ein, z. B. einen Text, eine Zahl, ein Datum oder eine Zeit. Wenn Sie den Feldwert ausgewählt haben, klicken Sie auf «ein Feld auswählen», und wählen Sie aus der Liste ein Feld aus.

    Um einen anderen Ausdruck hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen. Wenn Sie mit mehreren Ausdrücken arbeiten, klicken Sie auf und/oder, um anzugeben, ob alle Bedingungen erfüllt sein müssen oder mindestens eine. Wenn die Bedingung insgesamt erfüllt ist, wird die Einfügestelle in das Dokumentenpaket aufgenommen.

    Um einen Ausdruck zu entfernen, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol.

  12. Um die neue Einfügestelle optional zu machen, sodass der Benutzer wählen kann, ob das sich ergebende Dokument in das Dokumentenpaket aufgenommen wird, aktivieren Sie die Option Der Benutzer kann entscheiden, ob er die Einfügestelle einbeziehen will.
  13. Wenn die Dokumentenvorlage hinzuzufügende Daten für den Data Backbone vorbereiten soll, klicken Sie auf Eigenschaften, und wählen Sie aus der Liste Datenvorbereitungsvorlage eine Dokumentenvorlage aus.
  14. Klicken Sie auf Speichern und schließen.