La organización puede tener cientos de documentos distintos, como cartas, políticas, ofertas, facturas, etcétera. Un documento consta de varios elementos, como dirección, saludo, cuerpo de una carta y despedida. Un documento también puede tener una identidad corporativa que incluye logotipo, pie, tipo de letra estándar, márgenes personalizados, etc.

Por lo general, las organizaciones tienen varios documentos similares. Por ejemplo, todas las cartas de la organización tienen el mismo diseño, encabezado, pie, bloque de dirección y saludo.

En KCM Designer puede gestionar todos estos elementos de forma correcta y sencilla, de manera individual. La producción de documentos en KCM Designer está basada en plantillas. Se pueden crear y ajustar individualmente diversos elementos de los documentos, como Bloques de texto o un pie de página corporativo. Los cambios solo se aplican una vez.

KCM Designer está basado en roles. Los cambios en determinados elementos de documentos, como aquellos relacionados con la identidad corporativa, solo los pueden aplicar usuarios cuyo rol sea la gestión de la identidad corporativa.

Al trabajar con elementos separados del documento, es posible aplicar fácilmente varias marcas corporativas. Los elementos de contenido, como los Bloques de texto, los pueden reutilizar submarcas, si sus identidades corporativas son distintas.

En la figura siguiente se reproduce la estructura de una carta con varios elementos.

El logotipo, nombre, dirección, referencia, despedida, firma y pie pueden ser idénticos en todas las cartas. En KCM Designer, dichos elementos se definen en Plantillas maestras.

El cuerpo podría ser distinto en cada carta. Se define en Asistentes de contenido y Bloques de texto. Los Asistentes de contenido y Bloques de texto están enlazados a Plantillas maestras mediante Plantillas de documentos.

El diseño corporativo de un documento (cabeceras, pies, tipos de letra, márgenes, ...) se define en el Estilo de página y la Hoja de estilo.