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Crear un usuario externo

Agregar un usuario externo a su sistema mediante TotalAgility Workspace. Una vez que ha creado usuarios externos, puede asignarlos como miembro de roles flotantes, pudiendo así asignarles trabajo. Los usuarios externos pueden iniciar sesión en TotalAgility utilizando sus direcciones de correo electrónico como nombre de usuario.

Los usuarios externos tienen acceso limitado a TotalAgility Workspace, y sólo pueden acceder a su propia cola de trabajo. Los usuarios externos sólo pueden ver, recuperar y completar las actividades listadas en sus colas de trabajo.

Los usuarios externos no tienen acceso a otras aplicaciones de TotalAgility ni se muestran en la lista bajo la categoría Recursos.

  1. En el menú Administración, haga clic en Gestionar recursos.

    Aparecerá la página Recursos.

  2. Haga clic en Crear y luego clic en Usuario externo.

    Aparecerá la página Recursos - Modificar recurso externo.

  3. Haga clic en la pestaña Recurso externo y configure las opciones siguientes.

    Configuración

    Descripción

    Categoría

    Seleccione una categoría para el usuario.

    Nota Por omisión, los recursos nuevos se asignan a la Categoría predeterminada

    Dirección de correo electrónico

    Escriba la dirección de correo electrónico para el usuario externo.

    Nombre

    Escriba un nombre para el usuario externo.

    Contraseña y Confirmar contraseña

    Escriba la contraseña del usuario externo y vuelva a escribirla para confirmar.

    Número de teléfono

    Introduzca el número de teléfono del usuario. Un número de teléfono no puede tener más de 30 caracteres.

    Fecha de inicio y Fecha de fin

    Especifique el rango de fechas en el que el usuario externo estará disponible.

    Nota Sólo los usuarios activos pueden acceder a las aplicaciones de TotalAgility. Una vez que el usuario queda fuera del rango de fechas definido, los permisos de acceso se deniegan automáticamente.

    Configuración de Persona

    Seleccione una persona que asociar al recurso. Cuando el recurso inicie sesión, se abre la página de destino asociada.

    Nota La persona es opcional y sólo se puede asociar una persona a un recurso. Consulte Gestión de persona en la ayuda de Kofax TotalAgility.
  4. Haga clic en la pestaña Valores de la cuenta para configurar los valores de seguridad para una cuenta de recurso. Puede bloquear o desbloquear la cuenta del recurso para denegar u otorgar acceso al sistema. Además, puede pedir al recurso que cambie la contraseña en el siguiente inicio de sesión.
    1. Marque el recuadro Cuenta bloqueada para bloquear la cuenta según sea necesario.
    2. Seleccione Cambiar contraseña en el siguiente inicio de sesión para pedir al recurso que cambie la contraseña en el siguiente inicio de sesión.
  5. Haga clic en Guardar.

Asignación de un recurso externo a una actividad

Una vez añadido el recurso externo, seleccione este recurso como miembro de rol flotante para asignar trabajo.

  1. Seleccione la actividad en la Cola de trabajos y haga clic en Ver trabajo.
  2. Haga clic en Recursos.

    Aparece el elemento emergente Editar recursos de roles flotantes.

  3. Haga clic en Editar para modificar los recursos de rol flotante.
  4. Haga clic en Usuarios externos.
  5. Arrastre los usuarios externos desde la lista Recursos disponibles a la lista Recursos seleccionados.
  6. Haga clic en Actualizar.